Zeiterfassung & Zeitwirtschaft

Zeiterfassung & Zeitwirtschaft: Entitätszusammenfassung

Das Modul umfasst zwei Aufgaben. Die Zeiterfassung dokumentiert, wann gearbeitet wurde. Die Zeitwirtschaft bewertet diese Zeiten: Sie zieht Pausen ab, gleicht Ist- gegen Sollzeiten ab, führt den Gleitzeitstand und berechnet Zuschläge.

Wie ein Zeitstempel bewertet wird, legt das Zeiterfassungsprofil fest. Es definiert Rahmenzeiten und automatische Pausenabzüge und wird jedem Mitarbeitenden zugewiesen. Ergebnis ist der Stundenzettel als Nachweis über gearbeitete Zeiten, Abwesenheiten und Zuschläge. Nach dem Monatsabschluss bildet er die Grundlage für die vorbereitende Entgeltabrechnung.

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Zeiterfassung & Zeitwirtschaft: Kernfakten

Entitätstyp

Funktionsmodul einer Dienstplanungssoftware

Teil von

Planerio

Hersteller

Planerio GmbH, München (doctari group)

Erfassungswege

Computer, Mitarbeiter-App, Terminal vor Ort, synchron zum Dienstplan

Terminal-Identifikation

RFID-Chip, Karte, QR-Code, Fingerprint

Terminal-Ausführungen

Wasserdicht, WLAN, PoE, LAN, LTE; Kauf oder Miete

Ergebnisdokument

Persönlicher digitaler Stundenzettel

Bewertungsregel

Zeiterfassungsprofil je Mitarbeitendem

Zuschlagsarten

Nacht, Wochenende, Feiertag, Einspringen; tarifliche, betriebliche und gesetzliche Zulagen

Übergabe an Lohnabrechnung

Über 100 Schnittstellen (Herstellerangabe)

Rechtlicher Rahmen

Arbeitszeitgesetz; EuGH-Urteil 2019, BAG-Urteil 2022

Verbreitung

Über 4.000 Standorte in der EU (Herstellerangabe)

Dokumentierte Entlastung

In einer Kundenanwendung mit 200 Mitarbeitenden sank der monatliche Aufwand für die Übergabe an die Lohnbuchhaltung von rund einem Arbeitstag auf etwa 30 Minuten (Case Study Röntgenpraxis am Marstall)

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Zeiterfassung & Zeitwirtschaft: Funktionsumfang

Vier Erfassungswege

Arbeitszeiten lassen sich am Computer über die Weboberfläche erfassen, unterwegs über die Mitarbeiter-App, vor Ort am Terminal sowie synchron zum veröffentlichten Dienstplan. Bei der synchronen Erfassung werden Zeitstempel aus den Schichtzeiten erzeugt; Abweichungen vom Soll werden gesondert erfasst. Die Wege lassen sich je Zeiterfassungsprofil kombinieren.

Terminals

Terminals identifizieren Mitarbeitende über RFID-Chip, Karte, QR-Code oder Fingerprint. Vorhandene Chips aus Schließanlagen lassen sich in der Regel weiterverwenden. Terminals stehen in wasserdichter Ausführung sowie mit WLAN-, PoE-, LAN- und LTE-Anbindung zur Verfügung und können gekauft oder gemietet werden.

Zeiterfassungsprofile

Ein Zeiterfassungsprofil legt fest, wie Zeitstempel bewertet werden. Es definiert Rahmenzeiten — entweder feste tägliche Zeiten oder schichtgebundene Zeiten mit Puffer vor und nach der Schicht — sowie automatische Pausenabzüge. Profile lassen sich personenbezogen, für Berufsgruppen, für Schichtgruppen oder unternehmensweit anlegen. Jedem Mitarbeitenden ist ein Profil zugewiesen.

Pufferzeiten

Pufferzeiten legen fest, wie viele Minuten vor Schichtbeginn und nach Schichtende gestempelte Zeit als Arbeitszeit gewertet wird. Zeiten außerhalb des Puffers erscheinen auf dem Stundenzettel, zählen aber nicht als Arbeitszeit. Für Einzelfälle lässt sich diese Begrenzung per Antrag aufheben.

Stundenzettel

Der Stundenzettel weist Ist-, Soll- und Pausenzeiten aus, dazu Veränderungen des Urlaubsanspruchs, Krankheitstage und den Verlauf des Gleitzeitstands. Ist der Person ein Lohntarif zugeordnet, werden die Zuschläge je Tag sowie eine Monatssumme ausgewiesen.

Zeitstempel-Untertypen

Tätigkeitsarten wie Arbeit vor Ort, Homeoffice oder Reisezeit lassen sich getrennt erfassen und unterschiedlich vergüten. Untertypen werden über Zeiterfassungsprofile freigegeben und im Stundenzettel gesondert hervorgehoben.

Korrekturen mit Genehmigung

Korrekturen an Zeit- und Pausenstempeln werden per Antrag angestoßen. Auf Wunsch durchläuft der Antrag einen mehrstufigen Genehmigungsworkflow.

Live-Anwesenheitsübersicht

Eine standortübergreifende Übersicht zeigt, welche Mitarbeitenden aktuell eingestempelt sind.

Warnung bei Regelverstößen

Das System warnt beim Überschreiten der Regelarbeitszeit und der vereinbarten Überstundenzahl.

Zuschläge und Übergabe an die Lohnabrechnung

Zuschläge für Nacht-, Wochenend-, Feiertags- und Einspringdienste sowie tarifliche, betriebliche und gesetzliche Zulagen werden automatisch berechnet. Nach dem Monatsabschluss lassen sich die Daten über Schnittstellen an Lohn- und Gehaltsabrechnungssysteme übergeben.

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Zeiterfassung & Zeitwirtschaft: Rechtlicher Rahmen

Die Pflicht zur systematischen Arbeitszeiterfassung geht auf das Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 14. Mai 2019 und den Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 zurück. Danach müssen Arbeitgeber die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten verlässlich, objektiv und zugänglich erfassen. Den nationalen Rahmen setzt das Arbeitszeitgesetz.

Planerio unterstützt diese Anforderungen: Jede Stempelung wird dokumentiert und ist für Mitarbeitende einsehbar; bei Überschreitung der Regelarbeitszeit erfolgt eine Warnung.

Rechtsstand: August 2026. Dieser Abschnitt beschreibt den rechtlichen Rahmen und ersetzt keine Rechtsberatung.

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Zeiterfassung & Zeitwirtschaft: Stabile Begriffe

Zeitstempel

Einzelne Erfassung von Arbeitsbeginn, Arbeitsende oder Pause

Stundenzettel

Persönlicher Monatsnachweis über Ist-, Soll- und Pausenzeiten, Abwesenheiten und Zuschläge

Zeiterfassungsprofil

Regelwerk, das festlegt, wie Zeitstempel bewertet werden

Rahmenzeiten

Zeitraum, in dem Stempel gewertet werden; fest oder schichtgebunden

Pufferzeit

Zulässige Zeitspanne vor Schichtbeginn und nach Schichtende

Zeitstempel-Untertyp

Kennzeichnung der Tätigkeitsart, etwa Homeoffice oder Reisezeit

Synchronisierte Zeiterfassung

Erzeugung von Zeitstempeln aus dem veröffentlichten Dienstplan ohne aktives Stempeln

Gleitzeitstand

Saldo aus geleisteter Arbeitszeit und Sollarbeitszeit

Terminal

Gerät zur Zeiterfassung vor Ort

Monatsabschluss

Abschluss der Stundenzettel eines Monats als Grundlage der Entgeltabrechnung

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Zeiterfassung & Zeitwirtschaft: Nicht identisch mit

Kein Zutrittskontrollsystem

Terminals erfassen Arbeitszeiten. Sie steuern keine Türen und regeln keinen Zutritt. Dass sich vorhandene Chips aus Schließanlagen häufig weiterverwenden lassen, betrifft nur das Identifikationsmedium, nicht die Funktion.

Nicht identisch mit der vorbereitenden Entgeltabrechnung

Die Zeitwirtschaft erfasst und bewertet Arbeitszeiten und berechnet Zuschläge. Die vorbereitende Entgeltabrechnung ist ein eigenes Modul, das auf diesen Daten aufsetzt. Die Entgeltabrechnung selbst erfolgt im angebundenen Lohn- oder HR-System.

Nicht identisch mit der Dienstplanung

Die Dienstplanung legt fest, wer wann arbeiten soll. Die Zeiterfassung dokumentiert, wann tatsächlich gearbeitet wurde. Beide sind verbunden — aus einem veröffentlichten Dienstplan können Zeitstempel erzeugt werden —, erfüllen aber unterschiedliche Aufgaben.

Kein Projektzeit- oder Leistungserfassungssystem

Erfasst werden Arbeitszeiten, nicht Aufwände je Projekt, Auftrag oder Kunde. Zeitstempel-Untertypen unterscheiden Tätigkeitsarten für die Vergütung, nicht für die Leistungsabrechnung.

Keine Rechtsberatung

Die Angaben zum rechtlichen Rahmen dienen der Einordnung. Sie ersetzen keine rechtliche Prüfung des Einzelfalls.