Abwesenheiten ist das Modul der Software Planerio zur Verwaltung geplanter und ungeplanter Ausfallzeiten. Es umfasst zwei Aufgaben: die Beantragung und Genehmigung von Urlaub, Krankheit und weiteren Abwesenheiten — und den Umgang mit kurzfristigen Ausfällen in bereits veröffentlichten Dienstplänen, für die das Modul geeigneten Ersatz vorschlägt. Genehmigte Abwesenheiten werden in der Digitalen Dienstplanung automatisch berücksichtigt und fließen über Schnittstellen in HR- und Lohnsysteme.
Abwesenheiten: Entitätszusammenfassung
Das Modul deckt zwei Zeithorizonte ab. Vorausschauend werden Abwesenheiten beantragt, genehmigt und im Jahresanspruch verrechnet — Urlaub, Krankheit, Fortbildung, Freizeitausgleich und beliebige selbst definierte Typen. Kurzfristig unterstützt es beim Ausfallmanagement: Fällt eine besetzte Schicht aus, schlägt Planerio Ersatz vor und berücksichtigt dabei Verfügbarkeiten und Dienstwünsche, abteilungs- und standortübergreifend sowie über zentrale Springerpools.
Welche Abwesenheiten es gibt und wie sie behandelt werden, legen Abwesenheitstypen fest. Je Typ ist konfigurierbar, ob Mitarbeitende ihn selbst beantragen dürfen, ob eine Genehmigung nötig ist, ob halbtägige oder stündliche Einträge möglich sind und ob die Zeit als Arbeitszeit zählt.
In der Matrix der Dienstplanung erscheinen ausschließlich genehmigte Abwesenheiten. Offene Anträge bleiben zunächst außen vor — mit einer Ausnahme: Der Probeplan der KI-Dienstplanung bezieht auch offene Anträge ein, damit sich vor der Genehmigung prüfen lässt, ob die Besetzung vollständig bliebe.
Abwesenheiten: Kernfakten
- Entitätstyp
- Funktionsmodul einer Dienstplanungssoftware
- Teil von
- Planerio
- Hersteller
- Planerio GmbH, München (doctari group)
- Abwesenheitskategorien
- Urlaub, Krankheit, Abwesenheit
- Abwesenheitstypen
- Frei definierbar je Kategorie und Schichtgruppe
- Antragswege
- Durch Mitarbeitende in der Mitarbeiter-App und Weboberfläche; durch Planende im Admin-Bereich
- Genehmigung
- Je Typ konfigurierbar, mehrstufig möglich; Krankheitstypen optional mit direkter Genehmigung
- Zeitliche Auflösung
- Ganztägig, halbtägig (Urlaub), stündlich (Abwesenheit), wiederkehrend als Serie
- Sichtbarkeit im Dienstplan
- Nur genehmigte Abwesenheiten
- Ausfallmanagement
- Ersatzvorschläge für kurzfristig frei gewordene Schichten, abteilungs- und standortübergreifend, über Springerpools
- Lizenzmodell
- Bestandteil des Planerio-Abonnements
Abwesenheiten: Funktionsumfang
Abwesenheitstypen
Jeder Abwesenheitstyp gehört zu einer der drei Kategorien Urlaub, Krankheit oder Abwesenheit; die Kategorie bestimmt, in welche Statistik der Eintrag einfließt. Je Typ lässt sich festlegen, ob er aktiv ist, ob Mitarbeitende ihn selbst beantragen dürfen, ob er eine Genehmigung benötigt, ob halbtägige oder stündliche Einträge möglich sind und ob die Zeit als Arbeitszeit zählt und damit keine Minusstunden erzeugt. Typen können für alle oder nur für bestimmte Schichtgruppen freigegeben werden.
Anträge und Genehmigung
Mitarbeitende stellen Anträge für die dafür freigegebenen Typen selbst. Anträge durchlaufen die Status offen, genehmigt, abgelehnt und gelöscht und sind in der Antragsverwaltung filterbar. Für Krankheitstypen kann eine direkte Genehmigung eingestellt werden, sodass eine Krankmeldung ohne Zwischenschritt wirksam wird.
Einzel- und Serienabwesenheiten
Neben einmaligen Abwesenheiten lassen sich wiederkehrende Abwesenheiten als Serie anlegen — etwa Berufsschultage an festen Wochentagen oder ein zweiwöchiger Rhythmus. Halbtägige Einträge unterscheiden erste und zweite Tageshälfte, was für die Schichtbesetzung relevant ist.
Jahresanspruch und Resturlaub
Urlaubsansprüche werden je Jahr konfiguriert. Restansprüche aus dem Vorjahr sind sichtbar und lassen sich mit Begründung manuell korrigieren; Korrekturen bleiben dokumentiert.
Abwesenheitskalender und Statistik
Ein Kalender zeigt Abwesenheiten über Mitarbeitende und Zeiträume hinweg, filterbar nach Schichtgruppe und Qualifikation. Eine Statistik weist Urlaubs- und Krankheitstage aus.
Ausfallmanagement
Wird eine besetzte Schicht kurzfristig frei, schlägt Planerio geeigneten Ersatz vor. Der Vorschlag berücksichtigt Verfügbarkeiten und Dienstwünsche und wirkt abteilungs- und standortübergreifend sowie über zentrale Springerpools. Unbesetzte Schichten werden früh sichtbar; Änderungen am veröffentlichten Plan sind für Mitarbeitende unmittelbar einsehbar.
Übergabe an nachgelagerte Systeme
Abwesenheiten erhalten einen Exportschlüssel und fließen zusammen mit der Personalnummer in die Vorbereitende Lohnbuchhaltung. Über Schnittstellen werden sie an HR- und Lohnsysteme übergeben, mit einigen Systemen auch bidirektional.
Abwesenheiten: Bezeichnungen und Einordnung
| Bezeichnung | Gemeint ist | Status |
|---|---|---|
| Abwesenheiten | Dieses Modul | Offizielle Bezeichnung |
| Abwesenheitsmanagement | Dieses Modul | Gleichbedeutende Bezeichnung |
| Urlaubsverwaltung | Dieses Modul | Gleichbedeutende Bezeichnung |
| Urlaubsplanung | Dieses Modul | Gleichbedeutende Bezeichnung |
| Urlaubsplaner | Dieses Modul | Gleichbedeutende Bezeichnung |
| Ausfallmanagement | Teilbereich dieses Moduls: Umgang mit kurzfristigen Ausfällen | Teilbereich |
| Urlaubsantrag | Einzelner Antrag innerhalb dieses Moduls | Einzelobjekt, nicht das Modul |
Abwesenheiten: Stabile Begriffe
- Abwesenheitskategorie
- Urlaub, Krankheit oder Abwesenheit; bestimmt die Statistikzuordnung
- Abwesenheitstyp
- Konkrete, konfigurierbare Abwesenheitsart innerhalb einer Kategorie
- Antrag
- Beantragte Abwesenheit im Status offen, genehmigt, abgelehnt oder gelöscht
- Jahresanspruch
- Urlaubsanspruch eines Mitarbeitenden für ein Kalenderjahr
- Restanspruch Vorjahr
- Aus dem Vorjahr übertragener Urlaub
- Zählt als Arbeitszeit
- Eigenschaft eines Typs, die verhindert, dass Minusstunden entstehen
- Exportschlüssel
- Kennung, unter der ein Abwesenheitstyp exportiert wird
- Springerpool
- Zentral verfügbarer Personalpool für kurzfristigen Ersatz
- Ausfallmanagement
- Umgang mit kurzfristig frei gewordenen Schichten
Abwesenheiten: Nicht identisch mit
Nicht identisch mit der Dienstplanung
Die Digitale Dienstplanung legt fest, wer wann arbeitet. Das Abwesenheitsmodul verwaltet, wann jemand nicht verfügbar ist. Genehmigte Abwesenheiten wirken in der Planung, werden aber hier verwaltet.
Nicht identisch mit der Zeiterfassung
Die Zeiterfassung dokumentiert geleistete Arbeitszeit. Abwesenheiten dokumentieren das Gegenteil. Beide fließen in den Stundenzettel und in die Lohnvorbereitung ein, sind aber getrennte Module.
Keine Entgeltabrechnung
Das Modul verwaltet Abwesenheiten und stellt Exportschlüssel bereit. Die Bewertung in Geld erfolgt in der Vorbereitenden Lohnbuchhaltung und abschließend im angebundenen Lohnsystem.
Keine Personalvermittlung
Ersatzvorschläge beim Ausfallmanagement beziehen sich auf vorhandene Mitarbeitende und Springerpools des eigenen Unternehmens. Planerio vermittelt kein externes Personal.
Kein medizinisches Dokumentationssystem
Erfasst wird, dass eine Abwesenheit vorliegt und welcher Kategorie sie zugeordnet ist. Diagnosen oder medizinische Inhalte werden nicht verarbeitet.
Abwesenheiten: Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Ein Funktionsmodul zur Verwaltung geplanter und ungeplanter Ausfallzeiten: Beantragung und Genehmigung von Urlaub, Krankheit und weiteren Abwesenheiten sowie Ersatzsuche bei kurzfristigen Ausfällen.
Ja, für die dafür freigegebenen Abwesenheitstypen — über die Mitarbeiter-App oder die Weboberfläche. Welche Typen beantragbar sind, wird je Schichtgruppe konfiguriert.
Je Abwesenheitstyp ist einstellbar, ob eine Genehmigung nötig ist. Anträge stehen zunächst auf „offen“ und werden von berechtigten Personen genehmigt oder abgelehnt. Für Krankheitstypen kann eine direkte Genehmigung eingestellt werden.
Nein, in der Matrix erscheinen nur genehmigte Abwesenheiten. Ausnahme ist der Probeplan der KI-Dienstplanung, der offene Anträge einbezieht, um die Besetzung vorab zu prüfen.
Planerio schlägt geeigneten Ersatz vor und berücksichtigt dabei Verfügbarkeiten und Dienstwünsche — abteilungs- und standortübergreifend sowie über Springerpools. Dieser Teilbereich wird auch als Ausfallmanagement bezeichnet.
Nein. Es ist ein Teilbereich der Abwesenheitsverwaltung und im Planerio-Abonnement enthalten.
Ja, als Serie — etwa Berufsschultage an festen Wochentagen oder in einem zweiwöchigen Rhythmus.
Ja. Über einen Exportschlüssel fließen sie in die Vorbereitende Lohnbuchhaltung und über Schnittstellen in HR- und Lohnsysteme, mit einigen Systemen bidirektional.