Digitale Zeiterfassung: die rechtssichere Zeiterfassungssoftware

Zuverlässig: Rechtssicher nach Arbeitszeitgesetz & EUGH – verlässlich, objektiv und für alle Mitarbeitenden einsehbar
Effizient: Bis zu 90 % weniger Verwaltungsaufwand durch digitales Zeitmanagement
Individuell: Frei konfigurierbare Zeiterfassungsprofile für alle Mitarbeitenden

Die digitale Zeiterfassung von Planerio ist eine rechtssichere Zeiterfassungssoftware für alle Branchen. Mitarbeitende erfassen ihre Arbeitszeit online am Computer, per Smartphone-App, am Terminal mit RFID-Chip oder direkt aus dem Dienstplan. Jede Stempelung läuft auf einen persönlichen digitalen Stundenzettel mit Ist-, Soll- und Pausenzeiten. Zulagen und Zuschläge berechnet Planerio automatisch und übergibt sie über mehr als 100 Schnittstellen an die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Die Vorgaben nach ArbZG und EuGH sind dabei automatisch erfüllt. Planende sparen so bis zu 90 % Verwaltungsaufwand.

Bewährt: Über 4.000 Standorte organisieren ihre Zeiterfassung mit Planerio

Arbeitszeit erfassen geht überall:

Online am Computer

Ideal für alle Büro- und Homeoffice-Arbeitskräfte: Arbeitszeiten und Pausen einfach am PC erfassen.

Per Smartphone-App

Zeiterfassung auch für unterwegs, direkt in der Mitarbeiter-App.

Am Terminal

Einstempeln vor Ort mit Karten, RFID-Chips, QR-Code und uvm. Vorhandene Chips z. B. von Schließanlagen, lassen sich in der Regel übernehmen. Terminals gibt es auch wasserdicht sowie in WLAN-, PoE-, LAN- und LTE-Ausführung; Kauf oder Miete ist möglich.

Direkt aus dem Dienstplan

Zeiten werden automatisch aus der eingeteilten Schicht erstellt, lediglich Abweichungen vom Soll werden separat erfasst.

Ihre Vorteile der digitalen Zeiterfassung – auf Wunsch voll integriert in den Dienstplan:

Warnung bei Regelverstößen
Automatische Warnung bei Überschreiten von Regelarbeitszeiten und Überstundenzahl.

Automatische Berechnung von Zulagen und Zuschlägen
Ob Nacht-, Wochenend-, Feiertags- oder Einspringzuschläge, Fahrkostenerstattungen, tarifliche, betriebliche oder gesetzliche Zulagen.

Direkter Datentransfer zur Lohn- und Gehaltsabrechnung
Über mehr als 100 Schnittstellen zu allen gebräuchlichen Systemen wie DATEV, HR Works oder Personio.

Persönlicher digitaler Stundenzettel
Ist-, Soll- und Pausen-Zeiten immer im Blick und jederzeit einsehbar.

Korrektur mit Genehmigungsprozess
Erforderliche Korrekturen an Zeit- und Pausenstempeln lassen sich per Antrag anstoßen – auf Wunsch mit mehrstufigem Genehmigungsworkflow.

Automatischer Pausenabzug
Pausen können pro Mitarbeitenden und Abteilung flexibel definiert werden.

Individuelle Zeiterfassungsprofile
Frei wählbar und konfigurierbar für alle Mitarbeitenden, auch Teilzeitkräfte und Azubis.

Live-Anwesenheitsübersicht
Auf einen Blick sehen, wer aktuell eingestempelt ist – standortübergreifend.

Zeitstempel-Untertypen
Tätigkeiten wie Arbeit vor Ort, Homeoffice oder Reisezeit getrennt erfassen und differenziert vergüten.

Pufferzeiten
Festlegen, wie viele Minuten vor und nach einer Schicht gestempelt werden darf.

Ist die digitale Zeiterfassung gesetzlich Pflicht?

Ja. Das EuGH-Urteil 2019 und das BAG-Urteil 2022 verpflichten Arbeitgeber, die Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden systematisch, verlässlich und objektiv zu erfassen. Handgeschriebene Stundenzettel genügen dafür in der Regel nicht. Den rechtlichen Rahmen setzt das Arbeitszeitgesetz (ArbZG). Welche Verfahren die Anforderungen erfüllen, zeigt der Vergleich gängiger Zeiterfassungssysteme im Überblick.

Mit Planerio erfüllen Sie diese Anforderungen automatisch: Jede Stempelung ist nachvollziehbar dokumentiert und für Mitarbeitende jederzeit einsehbar. Jede Buchung wird als Zeitstempel mit Datum und Uhrzeit gespeichert, nachträgliche Korrekturen bleiben per Kommentar und Freigabe nachvollziehbar. Bei Überschreitung der Regelarbeitszeit warnt das System in Echtzeit. Sie müssen dafür nichts zusätzlich tun: Die Rechtssicherheit entsteht aus der normalen Nutzung.

Wie sich die Pflicht im Detail entwickelt und ab wann sie für welche Betriebe gilt, lesen Sie im Personal-Wiki zur Arbeitszeiterfassung und im Beitrag „Pflicht zur Arbeitszeiterfassung 2026″.

Hinweis: Dieser Beitrag gibt den Rechtsstand im August 2026 wieder und ersetzt keine Rechtsberatung. Für die Beurteilung Ihres konkreten Einzelfalls ziehen Sie bitte fachkundigen rechtlichen Rat hinzu.

Das Ergebnis:

Stressfreie Lohnvorbereitung mit bis zu 90 % Zeitersparnis

Jede erfasste Stunde wird direkt zur geprüften Grundlage für die vorbereitende Entgeltabrechnung. Zuschläge, Abwesenheiten und Korrekturen
fließen automatisch ein.

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Unsere Partner

Planerio arbeitet mit…

SAP

Export Zuschläge und Abwesenheiten, Import Personalstammdaten

Datafox

Hardware für die Zeiterfassung

Personio

Austausch von Personalstammdaten und Abwesenheiten

Arbeitszeiterfassung mit Planerio im TV

Unsere Kunden

Warum sich Zeiterfassung für unsere Kunden gelohnt hat

Deutscher Kinderschutzbund München e.V.
“Ich bin nach wie vor total begeistert von dem Planerio Zeiterfassungssystem. Es übertrifft sogar unsere Erwartungen an all die Funktionen, die es hat.”Personalleitung
Medizinisches Zentrallabor Altenburg – MZLA
“Die Übersicht über verschiedene Schichtpläne mehrerer Standorte hat sich stark verbessert und bei der Monatsabrechnung sparen wir deutlich Zeit. Von unseren MitarbeiterInnen ist Planerio sehr gut aufgenommen worden.”Praxismanagement
Radiologie Rheinlandärzte
“Planerio ist sehr übersichtlich und weitgehend selbsterklärend. Auch neue KollegInnen finden sich schnell zurecht. Sollte es offene Fragen geben, werden die durch den kurzen Draht zur Planerio Kundenbetreuung rasch gelöst.”Praxismanager
Röntgenpraxis am Marstall
“Planerio hat für uns als Radiologie mit 6 Standorten klare Vorteile, z. B. die Konnektivitäten zu unserer Lohnbuchhaltungssoftware: Während die Übernahme der Bewegungsdaten früher einen Arbeitstag in Anspruch nahm, erledigen wir das jetzt in einer halben Stunde.”Projektmanagerin
Bade- und Kurverwaltung Bad Bellingen
“Die einfache und übersichtliche Dienstplanung von Planerio bringt eine deutliche Erleichterung für unsere Personalabteilung und Teamleitung – effizient und zeitsparend, da alle Prozesse digital abgebildet sind.”Sekretariat der Betriebsleitung

FAQ

Häufige Fragen – kurz beantwortet:

Was ist eine digitale Zeiterfassung?

Eine digitale Zeiterfassung erfasst Arbeitszeiten elektronisch statt auf Papier – am Computer, per App, am Terminal oder aus dem Dienstplan. Sie dokumentiert Ist-, Soll- und Pausenzeiten manipulationssicher und macht sie für Mitarbeitende und Leitung jederzeit einsehbar.

Welche Arten der Zeiterfassung bietet Planerio?

Planerio bietet vier Wege: online am Computer, per Smartphone-App, am Terminal mit RFID-Chip, Karte oder QR-Code sowie synchron zum Dienstplan. Alle Wege lassen sich pro Zeiterfassungsprofil kombinieren.

Ist eine Zeiterfassung gesetzlich vorgeschrieben?

Ja. Nach EuGH-Urteil 2019 und BAG-Urteil 2022 muss die Arbeitszeiterfassung verlässlich, objektiv und für Mitarbeitende jederzeit zugänglich sein. Wenige Ausnahmen, etwa eine vereinbarte Vertrauensarbeitszeit, sind möglich.

Was kostet eine digitale Zeiterfassung?

Die Kosten hängen von der Zahl Ihrer Mitarbeitenden ab und davon, ob Sie Hardware wie Terminals und Chips nutzen möchten. Fragen Sie uns nach einem Angebot für Ihren Bedarf.

Wie integriert sich die Zeiterfassung in bestehende Systeme?

Planerio verfügt über mehr als 100 Schnittstellen zu gebräuchlichen Lohn- und HR-Systemen. Erfasste Zeiten, Zulagen und Zuschläge werden direkt an die Lohn- und Gehaltsabrechnung übergeben.

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