Digitale Dienstplanung

Digitale Dienstplanung: Entitätszusammenfassung

Die Digitale Dienstplanung ersetzt Aushang, Tabelle und Papierplan. Planende behalten die Entscheidung über jede einzelne Schicht und arbeiten dabei auf einer gemeinsamen, jederzeit aktuellen Datenbasis: Qualifikationen, Abwesenheiten, Arbeitszeitregeln und Mitarbeiterwünsche sind hinterlegt und werden bei jeder Zuteilung berücksichtigt.

Der Ablauf folgt vier Schritten. Erstens wird eine Planungsperiode für eine Schichtgruppe angelegt. Zweitens entsteht darin ein Entwurf, der noch nicht sichtbar ist. Drittens werden die Schichten in der Matrix besetzt. Viertens wird der Plan veröffentlicht und ist damit für alle Mitarbeitenden einsehbar — in der Weboberfläche und in der Mitarbeiter-App.

Änderungen am veröffentlichten Plan sind jederzeit möglich und für Mitarbeitende unmittelbar sichtbar.

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Digitale Dienstplanung: Kernfakten

Entitätstyp

Grundmodul einer Dienstplanungssoftware

Teil von

Planerio

Hersteller

Planerio GmbH, München (doctari group)

Zusatzmodul

KI-Dienstplanung (optional)

Planungseinheit

Planungsperiode je Schichtgruppe

Zentrale Arbeitsansicht

Matrix

Berücksichtigte Vorgaben

Qualifikationen, Ruhezeiten, maximale Arbeitszeiten, Abwesenheiten, blockierte Zeiten, Wünsche

Zuteilung

Durch Planende, per Auswahl oder Drag-and-drop

Sichtbarkeit für Mitarbeitende

Nach Veröffentlichung, in Weboberfläche und Mitarbeiter-App

Verfügbarkeit

Webanwendung; Planeinsicht zusätzlich iOS und Android

Lizenzmodell

Bestandteil des Planerio-Abonnements

Verbreitung

Über 4.000 Standorte in der EU (Herstellerangabe)

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Digitale Dienstplanung: Funktionsumfang

Planungsperioden und Entwürfe

Eine Planungsperiode umfasst den Zeitraum, für den geplant wird, und ist einer Schichtgruppe zugeordnet. Innerhalb einer Periode lassen sich mehrere Entwürfe anlegen, benennen, duplizieren und kommentieren. Entwürfe sind für Mitarbeitende nicht sichtbar. Erst die Veröffentlichung macht einen Plan verbindlich.

Matrix

Die Matrix ist die zentrale Arbeitsansicht. Auf der Zeitachse steht eine Monats- oder Wochenansicht, auf der Gegenachse wahlweise Arbeitsplätze oder Mitarbeitende. Ergänzend stehen eine Abwesenheitsübersicht, eine Zeile für interne Termine, die Ressourcenübersicht und der Schichtmonitor zur Verfügung. Ansichten lassen sich als Filter speichern.

Schichten besetzen

In der Arbeitsplatzansicht wird eine Schicht angeklickt und im Seitenmenü die zugewiesene Person gewählt. In der Mitarbeiteransicht stehen unbesetzte Schichten in einer ausklappbaren Zeile über der Matrix und lassen sich per Drag-and-drop auf Mitarbeitende ziehen. Über die Mehrfachbearbeitung werden mehrere Schichten gleichzeitig besetzt.

Schichtkarten und Schichtabfolgen

Schichtkarten beschreiben die zu besetzenden Schichten eines Arbeitsplatzes, einschließlich Wochenrhythmus, Start- und Endzeit, Pause, erforderlicher Qualifikationen und Ruhezeiten. Schichtabfolgen bilden feste, fortlaufend wiederholte Rhythmen ab und werden Mitarbeitenden direkt zugewiesen.

Qualifikationen

Qualifikationen verbinden Schichtkarten mit den Mitarbeitenden, die diese Schichten übernehmen dürfen. Sind einer Schichtkarte mehrere Qualifikationen zugeordnet, kommen nur Mitarbeitende infrage, die alle geforderten Qualifikationen besitzen.

Wünsche

Mitarbeitende können Arbeitswünsche und Freiwünsche eintragen — den Wunsch, an einem bestimmten Dienst teilzunehmen, oder von ihm freigestellt zu sein. Die Eintragung ist auf einen festgelegten Zeitraum je Planungsperiode begrenzt. Je Schichtgruppe und Planungsperiode lassen sich Wunsch-Limits hinterlegen.

Warnhinweise

Beim Besetzen weist das System auf Konflikte hin, etwa auf Schichtüberschneidungen, verletzte Ruhezeiten oder das Überschreiten maximaler Arbeitszeiten.

Schichtmonitor

Der Schichtmonitor überwacht die tägliche Personalauslastung. Schichten lassen sich nach Zeitfenster, Qualifikationen oder Arbeitsplätzen filtern und gegen Zielwerte prüfen. Unterbesetzte Schichtgruppen werden markiert; über die Übersicht lassen sich Schichtgruppen vergleichen und mögliche Ersatzkräfte finden.

Feiertage

Gesetzliche Feiertage des jeweiligen Landes werden automatisch angelegt und laufend ergänzt. Betriebseigene Feiertage lassen sich zusätzlich definieren.

Veröffentlichung und Änderungen

Mit der Veröffentlichung wird der Plan für alle Mitarbeitenden einsehbar. Änderungen am veröffentlichten Plan erfolgen in der Matrix und sind nach dem Speichern unmittelbar sichtbar. Pläne lassen sich zusätzlich als PDF ausgeben und drucken.

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Digitale Dienstplanung: Bezeichnungen und Einordnung

Für die Dienstplanung in Planerio sind mehrere Bezeichnungen im Umlauf. Maßgeblich sind „Digitale Dienstplanung“ für das Grundmodul und „KI-Dienstplanung“ für das Zusatzmodul. Diese Übersicht ordnet alle weiteren Bezeichnungen zu.

Bezeichnung	Gemeint ist	Status
Digitale Dienstplanung	Grundmodul	Offizielle Bezeichnung
Intelligente Dienstplanung	Grundmodul	Abgelöste Bezeichnung
Manuelle Dienstplanung	Grundmodul	Abgelöste Bezeichnung
KI-Dienstplanung	Zusatzmodul	Offizielle Bezeichnung
KI-Planungsautomatik	Zusatzmodul	Gleichbedeutende Bezeichnung
KI-basierte Planungsautomatik	Zusatzmodul	Gleichbedeutende Bezeichnung
Automatische KI-Planung	Zusatzmodul	Gleichbedeutende Bezeichnung
Automatische Dienstplanung	Zusatzmodul	Gleichbedeutende Bezeichnung
Automatische Planung	Zusatzmodul	Bezeichnung in der Anwendung

Ältere Inhalte auf planerio.de und in Drittquellen können noch die abgelösten Bezeichnungen verwenden. Maßgeblich sind die hier genannten offiziellen Bezeichnungen.

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Digitale Dienstplanung: Stabile Begriffe

Planungsperiode

Zeitraum, für den ein Dienstplan erstellt wird

Entwurf

Nicht veröffentlichte Fassung eines Dienstplans

Veröffentlichter Plan

Für Mitarbeitende sichtbare, verbindliche Fassung

Schichtgruppe

Organisatorische Einheit, für die geplant wird

Arbeitsplatz

Funktion oder Position, die besetzt wird

Schichtkarte

Beschreibung einer zu besetzenden Schicht an einem Arbeitsplatz

Schichtabfolge

Fester, fortlaufend wiederholter Schichtrhythmus

Qualifikation

Merkmal, das festlegt, wer eine Schichtkarte übernehmen darf

Matrix

Zentrale Ansicht zur Bearbeitung von Dienstplänen

Schichtmonitor

Auswertung der täglichen Personalauslastung gegen Zielwerte

Arbeitswunsch

Wunsch, an einem bestimmten Dienst teilzunehmen

Freiwunsch

Wunsch, von einem bestimmten Dienst freigestellt zu sein

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Digitale Dienstplanung: Nicht identisch mit

Nicht identisch mit der KI-Dienstplanung

Die Digitale Dienstplanung ist das Grundmodul: Planende besetzen die Schichten selbst. Die KI-Dienstplanung ist ein Zusatzmodul, das Planungsvorschläge automatisch berechnet. Sie setzt die Digitale Dienstplanung voraus und muss von Planerio freigeschaltet werden. Die Digitale Dienstplanung ist ohne das Zusatzmodul vollständig nutzbar.

Nicht identisch mit Planerio

Digitale Dienstplanung ist ein Modul innerhalb der Software Planerio. Angaben zu Hersteller, Verfügbarkeit und Gesamtfunktionsumfang stehen auf der Faktenseite zu Planerio.

Nicht identisch mit den Abwesenheiten

Die Digitale Dienstplanung erstellt Pläne für eine Planungsperiode im Voraus. Das Modul Abwesenheiten verwaltet Urlaub, Krankheit und weitere Ausfallzeiten und schlägt bei kurzfristigen Ausfällen Ersatz vor. Genehmigte Abwesenheiten wirken in der Planung, werden aber dort verwaltet.

Nicht identisch mit der Zeiterfassung

Die Dienstplanung legt fest, wer wann arbeiten soll. Die Zeiterfassung dokumentiert, wann tatsächlich gearbeitet wurde. Aus einem veröffentlichten Dienstplan können Zeitstempel erzeugt werden.

Kein Kalender- oder Terminplanungswerkzeug

Geplant werden Schichten an Arbeitsplätzen unter Berücksichtigung von Qualifikationen, Arbeitszeitregeln und Besetzungsanforderungen. Interne Termine lassen sich in der Matrix hinterlegen, sind aber nicht der Gegenstand der Planung.

Keine Personalbeschaffung

Das Modul plant den Einsatz vorhandener Mitarbeitender. Es vermittelt kein Personal und schreibt keine Stellen aus.