Vorbereitende Lohnbuchhaltung

Vorbereitende Lohnbuchhaltung: Entitätszusammenfassung

Das Modul sitzt zwischen der operativen Erfassung und der eigentlichen Abrechnung. Grundlage sind die Stundenzettel aus der Zeiterfassung und die genehmigten Einträge aus den Abwesenheiten.

Zentrales Konzept sind Lohnarten. Jede Lohnart trägt einen Code, der sie eindeutig einer Lohnart im nachgelagerten Lohnbuchhaltungssystem zuordnet; den Code gibt die Lohnabrechnung vor. Lohnarten werden zu Lohntarifen gruppiert und Mitarbeitenden zugewiesen. Sobald ein Tarif zugewiesen und der Dienstplan veröffentlicht ist, erscheinen die Zuschläge automatisch auf dem Stundenzettel.

Exportiert werden Lohnarten und deren Anzahl, nicht die monetäre Bewertung. Die finale Berechnung findet im Lohnprogramm statt. Genau darin liegt die Bedeutung des Wortes „vorbereitend“.

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Vorbereitende Lohnbuchhaltung: Kernfakten

Entitätstyp

Funktionsmodul einer Dienstplanungssoftware

Teil von

Planerio

Hersteller

Planerio GmbH, München (doctari group)

Eingangsdaten

Stundenzettel aus der Zeiterfassung, genehmigte Abwesenheiten, veröffentlichte Dienstpläne

Zentrales Konzept

Lohnart mit Code, gruppiert in Lohntarifen

Zuschlagsarten

Zeitzuschlag, Bonuszuschlag, Pauschalzuschlag, Monatsabschluss

Typische Zuschläge

Nacht, Sonntag, Feiertag, Rufbereitschaft, Einspringen, Fahrtkosten

Exportformate

Excel, CSV

Zielsysteme

DATEV, SAP, Sage, Personio, Paisy, P&I Loga, KIDICAP, ADP, PAYCHEX, Hansalog, fidelis, Rexx u. a.

Exportinhalt

Lohnarten und deren Anzahl, keine monetäre Bewertung

Lizenzmodell

Bestandteil des Planerio-Abonnements; Schnittstellen zu Lohnsystemen ohne Zusatzkosten

Dokumentierte Entlastung

In einer Kundenanwendung mit 200 Mitarbeitenden sank der monatliche Aufwand für die Übergabe an die Lohnbuchhaltung von rund einem Arbeitstag auf etwa 30 Minuten (Case Study Röntgenpraxis am Marstall)

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Vorbereitende Lohnbuchhaltung: Funktionsumfang

Lohnarten

Zuschläge und Zulagen werden als Lohnarten angelegt. Je Lohnart werden Beschreibung, Code, Wert, Einheit und Gültigkeitszeitraum hinterlegt. Die Einheit richtet sich nach der Exportart — pro Stunde, pro Schicht oder pro Tag — und reicht von Prozentwerten und festen Beträgen bis zu Zeitboni. Alternativ lässt sich eine ermittelte Zeit direkt dem Gleitzeitkonto gutschreiben; sie erscheint dann nicht im Export.

Vier Zuschlagsarten

Der Zweck einer Lohnart bestimmt die Berechnungslogik. Ein Zeitzuschlag gilt innerhalb eines Zeitfensters, etwa 25 Prozent zwischen 22 und 6 Uhr. Ein Bonuszuschlag wirkt prozentual oder als Betrag zusätzlich zur Arbeitszeit. Ein Pauschalzuschlag gilt pro Dienst unabhängig von der geleisteten Zeit. Lohnarten mit dem Zweck Monatsabschluss sind manuell und nur bei Bedarf nutzbar; ausschließlich diese können von Mitarbeitenden beantragt werden.

Lohntarife

Lohnarten werden zu Lohntarifen gruppiert; eine Lohnart kann in mehreren Tarifen verwendet werden. Jedem Mitarbeitenden wird ein Tarif zugewiesen, etwa nach Standort oder Qualifikation.

Feinsteuerung

Je Lohnart lässt sich festlegen, ob sie andere Lohnarten am selben Tag ausschließt, ob sie nur für geplante Zeiten gilt, ob sie an einzelne Arbeitsplätze gebunden ist, ob die Zeit weiterhin als Gleitzeit zählt und ob sie an Abwesenheitstagen greift — etwa Urlaubsgeld nur an Urlaubstagen. Kappungsgrenzen begrenzen die Summe. Schichtflaggen können mit Zuschlägen verknüpft werden.

Abwesenheitsexport

Damit Abwesenheiten in den Export gelangen, braucht es eine gepflegte Personalnummer im Mitarbeiterprofil, einen Exportschlüssel je Abwesenheitstyp und die entsprechende Konfiguration in der Lohnbuchhaltung.

Monatsabschluss und Export

Nach dem Monatsabschluss werden die Daten als Excel- oder CSV-Datei ausgegeben und über Schnittstellen an das angebundene Lohnsystem übergeben. Gleitzeitstände lassen sich zuvor korrigieren.

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Vorbereitende Lohnbuchhaltung: Bezeichnungen und Einordnung

Bezeichnung	Gemeint ist	Status
Vorbereitende Lohnbuchhaltung	Dieses Modul	Offizielle Bezeichnung
Vorbereitende Entgeltabrechnung	Dieses Modul	Gleichbedeutende Bezeichnung
Lohnvorbereitung	Dieses Modul	Gleichbedeutende Bezeichnung
Lohnarten	Zentrales Konfigurationsobjekt innerhalb dieses Moduls	Einzelobjekt, nicht das Modul

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Vorbereitende Lohnbuchhaltung: Stabile Begriffe

Lohnart

Konfigurierbarer Zuschlag oder Zulage mit eindeutigem Code

Code

Vom Lohnsystem vorgegebener Schlüssel einer Lohnart

Lohntarif

Gruppe von Lohnarten, die Mitarbeitenden zugewiesen wird

Zeitzuschlag

Zuschlag, der innerhalb eines Zeitfensters gilt

Bonuszuschlag

Zuschlag, der zusätzlich zur Arbeitszeit gewährt wird

Pauschalzuschlag

Zuschlag pro Dienst unabhängig von der geleisteten Zeit

Kappungsgrenze

Obergrenze für die Summe einer Lohnart

Monatsabschluss

Abschluss der Stundenzettel eines Monats als Grundlage des Exports

Exportschlüssel

Kennung, unter der ein Abwesenheitstyp exportiert wird

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Vorbereitende Lohnbuchhaltung: Nicht identisch mit

Keine Entgeltabrechnung

Planerio erzeugt die geprüfte Datengrundlage. Exportiert werden Lohnarten und deren Anzahl, nicht die monetäre Bewertung. Die Berechnung von Brutto und Netto, Steuern und Sozialabgaben erfolgt im angebundenen Lohnprogramm.

Kein Lohnbuchhaltungssystem

Das Modul ersetzt kein DATEV, SAP oder Sage. Es liefert an diese Systeme.

Nicht identisch mit der Zeiterfassung

Die Zeiterfassung erfasst und bewertet Arbeitszeiten. Dieses Modul übersetzt das Ergebnis in Lohnarten für die Abrechnung.

Keine Steuer- oder Rechtsberatung

Zuschläge und Lohnarten werden nach der im Account hinterlegten Konfiguration berechnet. Die Beurteilung, welche Zuschläge zulässig oder verpflichtend sind, liegt beim Unternehmen und seinen Beratern.