Die Digitale Personalakte ist das Modul der Software Planerio zur Verwaltung von Personaldaten und Personalunterlagen am Mitarbeiterprofil. Sie besteht aus zwei Teilen: strukturierten Personaldaten – Bankdaten, Notfallkontakt und Daten zur Lohnabrechnung – sowie Dokumenten wie Arbeitsverträgen, Lohnabrechnungen oder Richtlinien. Personaldaten und Dokumente liegen im selben System wie Dienstplan, Zeiterfassung und Abwesenheiten. Mitarbeitende sehen ihre eigenen Daten und Dokumente nur lesend, Dokumente auch in der Planerio App.
Digitale Personalakte: Entitätszusammenfassung
Die Digitale Personalakte ersetzt Papierordner, Netzlaufwerke und Excel-Listen, in denen Personalunterlagen und Stammdaten oft getrennt voneinander liegen. Sie erweitert das Mitarbeiterprofil um die Personalstammdaten, die für Personalverwaltung und Lohnabrechnung benötigt werden, und um einen Reiter für Personalunterlagen.
Gepflegt werden Personaldaten und Dokumente von Nutzern mit Personalakte-Berechtigung, etwa der Personalabteilung oder der Betriebsleitung. Mitarbeitende haben lesenden Zugriff auf ihre eigenen Angaben: Personaldaten im Web unter „Meine Daten“, Dokumente wie die Lohnabrechnung im Web und in der Planerio App unter „Meine Dokumente“. Ändern sich Angaben, wenden sich Mitarbeitende an die Personalabteilung.
Digitale Personalakte: Kernfakten
- Entitätstyp
- Funktionsmodul einer Dienstplanungssoftware
- Teil von
- Planerio
- Hersteller
- Planerio GmbH, München (doctari group)
- Bestandteile
- Personaldaten im Reiter „Profil“ · Personalunterlagen im Reiter „Dokumente“ des Mitarbeiterprofils
- Personaldaten
- Bankdaten, Notfallkontakt, Daten zur Lohnabrechnung (Gehalt, Steuer, Sozialversicherung, Schwerbehinderung, Ausbildung)
- Dokumentkategorien
- Arbeitsverträge, Bewerbungsunterlagen, Lohnbuchhaltung, Performance, Richtlinien, Sonstige Dokumente
- Dateiformate
- PDF, JPG/JPEG, PNG, GIF, TIFF, BMP; bis 20 MB je Datei, bis 100 Dateien je Upload
- Zugriff Mitarbeitende
- Nur lesend: „Meine Daten“ (Web), „Meine Dokumente“ (Web und Planerio App)
- Zugriffssteuerung
- Eigene Berechtigungen zum Ansehen und zum Bearbeiten der Personalakte
- Sicherheitsprüfung
- Hochgeladene Dateien werden vor der Freigabe geprüft und auf Schadsoftware gescannt
- Lohnabrechnung
- Wird bereitgestellt, nicht erstellt
- Verfügbarkeit
- Webanwendung; „Meine Dokumente“ zusätzlich in der Planerio App für iOS und Android
Digitale Personalakte: Funktionsumfang
Bankdaten
Am Mitarbeiterprofil werden IBAN, BIC und Kontoinhaber hinterlegt; alternativ ein abweichender Kontoinhaber.
Notfallkontakt
Je Mitarbeitendem lässt sich ein Notfallkontakt mit Namen, Handynummer, Festnetznummer und Beziehung zum Mitarbeitenden hinterlegen.
Daten zur Lohnabrechnung
Die Personalstammdaten für die Lohnabrechnung sind in fünf Blöcke gegliedert: Gehalt (Jahres- und Monatsgehalt), Steuer (Steueridentifikationsnummer, Lohnsteuerklasse, Familienstand, Kinder, steuerpflichtige Kirchenzugehörigkeit, Haupt- oder Nebenarbeitgeber), Sozialversicherung (Sozialversicherungsnummer, Art der Krankenversicherung, Krankenkasse), Schwerbehinderung (Grad, Gültigkeit des Ausweises) und Ausbildung (höchster Schul- und Ausbildungsabschluss).
Prüfung bei der Eingabe
IBAN, Steueridentifikationsnummer und Sozialversicherungsnummer werden bei der Eingabe auf Format und Plausibilität geprüft. Ist dieselbe Nummer bereits bei einem anderen Mitarbeitenden hinterlegt, erscheint ein Hinweis. Unplausible Kombinationen – etwa Steuerklasse 3, 4 oder 5 ohne Ehe oder Lebenspartnerschaft – werden als Hinweis angezeigt. Ein abgelaufener Schwerbehindertenausweis wird ebenfalls angezeigt.
Personalunterlagen im Mitarbeiterprofil
Im Reiter „Dokumente“ des Mitarbeiterprofils werden Dokumente hochgeladen, angesehen, heruntergeladen, umbenannt, einer anderen Kategorie zugeordnet oder gelöscht. Jedes Dokument gehört zu genau einer Kategorie. Eine Suche in Dateiname und Beschreibung sowie ein Kategoriefilter mit Dokumentanzahl helfen beim Wiederfinden.
Upload mehrerer Dokumente
Dateien werden per Drag and Drop oder Dateiauswahl hochgeladen, bis zu 100 Dateien in einem Schritt. Je Datei werden eine Kategorie (Pflicht) sowie optional ein Ablaufdatum und eine Beschreibung erfasst.
Bereitstellung von Lohnabrechnungen
Lohnabrechnungen werden in der Kategorie „Lohnbuchhaltung“ im Mitarbeiterprofil abgelegt. Mitarbeitende rufen sie unter „Meine Dokumente“ ab – im Web und in der Planerio App, in der sie auch ihren Dienstplan sehen. Erstellt werden die Lohnabrechnungen im angebundenen Lohnabrechnungssystem, nicht in Planerio.
Meine Daten
Unter „Meine Daten“ sehen Mitarbeitende im Web alle Personaldaten, die ihr Arbeitgeber über sie gespeichert hat – gegliedert wie das Mitarbeiterprofil. Die Werte sind nur lesbar. Bevorzugte Sprache und Kalenderfreigabe bleiben unter „Einstellungen“ selbst bearbeitbar.
Meine Dokumente
Unter „Meine Dokumente“ sehen Mitarbeitende ihre eigenen Dokumente und laden sie herunter – im Web und in der Planerio App für iOS und Android. Hochladen, bearbeiten oder löschen können sie keine Dokumente.
Berechtigungen
Personaldaten und Dokumente anderer Mitarbeitender sind nur für Nutzer mit Personalakte-Berechtigung sichtbar. Getrennt vergeben werden die Berechtigung zum Ansehen und die zum Bearbeiten. Daten deaktivierter Mitarbeitender bleiben für Berechtigte sichtbar.
Digitale Personalakte: Bezeichnungen und Einordnung
| Bezeichnung | Gemeint ist | Status |
|---|---|---|
| Digitale Personalakte | Dieses Modul | Offizielle Bezeichnung |
| Elektronische Personalakte | Dieses Modul | Gleichbedeutende Bezeichnung |
| Digitale Mitarbeiterakte | Dieses Modul | Gleichbedeutende Bezeichnung |
| Elektronisches Personaldossier | Dieses Modul | Gleichbedeutende Bezeichnung, in der Schweiz üblich |
| Profil | Reiter des Mitarbeiterprofils mit den Personaldaten | Bezeichnung in der Anwendung |
| Dokumente | Reiter des Mitarbeiterprofils mit den Personalunterlagen | Bezeichnung in der Anwendung |
| Meine Daten | Lesende Ansicht der eigenen Personaldaten | Bezeichnung in der Anwendung |
| Meine Dokumente | Lesende Ansicht der eigenen Dokumente | Bezeichnung in der Anwendung |
In der Anwendung erscheint das Modul nicht unter einem eigenen Namen, sondern im Mitarbeiterprofil: Personaldaten im Reiter „Profil“, Personalunterlagen im Reiter „Dokumente“. Für Mitarbeitende heißen die Ansichten „Meine Daten“ und „Meine Dokumente“.
Digitale Personalakte: Rechtlicher Rahmen
Eine allgemeine gesetzliche Pflicht zur digitalen Personalakte gibt es nicht. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Arbeitgeber jedoch ihre Entgeltunterlagen nach § 8 Beitragsverfahrensverordnung (BVV) elektronisch führen. Die bisherige Möglichkeit, sich davon befreien zu lassen, endet am 31. Dezember 2026. Sonstige Personalunterlagen wie Zeugnisse, Abmahnungen oder Bewerbungsunterlagen dürfen weiterhin in Papierform vorliegen.
Mit der Digitalen Personalakte in Planerio lassen sich Unterlagen wie Lohnabrechnungen elektronisch und dem jeweiligen Mitarbeitenden zugeordnet ablegen. Welche Anforderungen die Betriebsprüfung im Einzelfall stellt, klären Arbeitgeber mit ihrer Steuerberatung oder ihrem Lohnbüro.
Rechtsstand: Oktober 2026. Dieser Abschnitt beschreibt den rechtlichen Rahmen und ersetzt keine Rechtsberatung.
Digitale Personalakte: Stabile Begriffe
- Personaldaten
- Strukturierte Angaben am Mitarbeiterprofil: Bankdaten, Notfallkontakt, Daten zur Lohnabrechnung
- Personalstammdaten
- Sammelbegriff für die Personaldaten, die für Personalverwaltung und Lohnabrechnung benötigt werden
- Personalunterlagen
- Am Mitarbeiterprofil abgelegte Dokumente, je einer Kategorie zugeordnet
- Dokumentkategorie
- Ordnungsmerkmal eines Dokuments; sechs Standardkategorien
- Mitarbeiterprofil
- Profil eines Mitarbeitenden in der Verwaltung, mit den Reitern „Profil“ und „Dokumente“
- Meine Daten
- Lesende Ansicht der eigenen Personaldaten für Mitarbeitende (Web)
- Meine Dokumente
- Lesende Ansicht der eigenen Dokumente für Mitarbeitende (Web und Planerio App)
- Personalakte-Berechtigung
- Berechtigung zum Ansehen oder Bearbeiten der Personaldaten und Dokumente anderer Mitarbeitender
- Ablaufdatum
- Optionale Angabe an einem Dokument, die in der Dokumentenliste angezeigt wird
- Entgeltunterlagen
- Unterlagen nach § 8 BVV, die ab dem 1. Januar 2027 elektronisch zu führen sind
- Docs Basis
- Im Planerio-Abonnement enthaltenes Paket der Digitalen Personalakte mit bis zu 10 Dokumenten pro Mitarbeitenden im Durchschnitt
- Docs Premium Unlimited
- Kostenpflichtiges Paket der Digitalen Personalakte mit unbegrenzt vielen Dokumenten für 1,50 € pro Mitarbeitenden und Monat, netto
Digitale Personalakte: Nicht identisch mit
Nicht identisch mit Planerio
Die Digitale Personalakte ist ein Modul innerhalb der Software Planerio. Angaben zum Gesamtprodukt, zu Hersteller und Verfügbarkeit finden sich auf der Faktenseite zu Planerio.
Nicht identisch mit der Vorbereitenden Lohnbuchhaltung
Die Vorbereitende Lohnbuchhaltung macht aus erfassten Arbeitszeiten und Abwesenheiten die Datengrundlage für die Lohnabrechnung. Die Digitale Personalakte speichert die Personalstammdaten der Mitarbeitenden und stellt fertige Lohnabrechnungen bereit. Die Lohnabrechnung selbst – einschließlich Steuern und Nettolohn – erfolgt in beiden Fällen im angebundenen Lohnabrechnungssystem, nicht in Planerio.
Nicht identisch mit den Abwesenheiten
Das Modul Abwesenheiten verwaltet Urlaub, Krankheit und weitere Abwesenheiten einschließlich Genehmigung. Die Digitale Personalakte verwaltet Personaldaten und Personalunterlagen. Beide Module arbeiten am selben Mitarbeiterprofil, haben aber unterschiedliche Aufgaben.
Kein Dokumentenmanagementsystem
Die Digitale Personalakte ist eine Ablage für Personalunterlagen am Mitarbeiterprofil innerhalb von Planerio. Berechtigte Nutzer können Dokumente umbenennen, einer anderen Kategorie zuordnen und löschen.
Keine Fristenüberwachung für Dokumente
Ein Ablaufdatum lässt sich an einem Dokument hinterlegen und wird in der Liste angezeigt. Erinnerungen oder automatische Folgeprozesse sind damit nicht verbunden.
Kein Self-Service zur Datenänderung
Mitarbeitende sehen ihre Personaldaten und Dokumente, können sie aber nicht selbst ändern oder Dokumente hochladen. Änderungen erfolgen über die Personalabteilung.
Nicht identisch mit dem Begriff „digitale Personalakte“ im Personal-Wiki
Der Beitrag Digitale Personalakte im Planerio Personal-Wiki erklärt den allgemeinen Begriff. Diese Faktenseite beschreibt das Modul in der Software Planerio.
Digitale Personalakte: Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Ein Modul der Software Planerio, in dem Personaldaten und Personalunterlagen am Mitarbeiterprofil verwaltet werden – im selben System wie Dienstplan, Zeiterfassung und Abwesenheiten.
Personaldaten – Bankdaten, Notfallkontakt und Daten zur Lohnabrechnung – sowie Dokumente in sechs Kategorien: Arbeitsverträge, Bewerbungsunterlagen, Lohnbuchhaltung, Performance, Richtlinien und Sonstige Dokumente.
Ja. Mitarbeitende sehen ihre Dokumente, etwa Lohnabrechnungen, unter „Meine Dokumente“ im Web und in der Planerio App für iOS und Android und können sie herunterladen. Planerio erstellt die Lohnabrechnungen nicht, sondern stellt sie bereit.
Nur Nutzer mit Personalakte-Berechtigung. Ansehen und Bearbeiten werden getrennt vergeben. Mitarbeitende sehen ausschließlich ihre eigenen Daten.
Die Daten deaktivierter Mitarbeitender bleiben für Berechtigte sichtbar.
PDF, JPG/JPEG, PNG, GIF, TIFF und BMP, jeweils bis 20 MB. Je Upload sind bis zu 100 Dateien möglich.
Eine Pflicht für die gesamte Personalakte gibt es nicht. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Arbeitgeber die Entgeltunterlagen nach § 8 BVV elektronisch führen; die Befreiungsmöglichkeit endet am 31. Dezember 2026. Rechtsstand Oktober 2026; dies ersetzt keine Rechtsberatung.
Docs Basis ist im Planerio-Abonnement enthalten und umfasst bis zu 10 Dokumente pro Mitarbeitenden. Maßgeblich ist der Durchschnitt über alle Mitarbeitenden der Organisation; einzelne Akten dürfen mehr oder weniger Dokumente enthalten. Für unbegrenzt viele Dokumente gibt es Docs Premium Unlimited für 1,50 € pro Mitarbeitenden und Monat zzgl. Umsatzsteuer.