Digitale Personalakte: alle HR-Dokumente an einem Ort

Die digitale Personalakte ist die elektronische Sammlung aller Daten und Dokumente eines Arbeitsverhältnisses, vom Arbeitsvertrag über Lohnabrechnungen bis zu Nachweisen. Klare Zugriffsregeln legen fest, wer welche Unterlagen sehen darf. In Planerio besteht sie aus den Personaldaten im Mitarbeiterprofil und den HR-Dokumenten.

Eine Pflicht für die gesamte Personalakte gibt es nicht. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Arbeitgeber aber ihre Entgeltunterlagen elektronisch führen (§ 8 BVV in Verbindung mit § 28f SGB IV), denn die Befreiungsmöglichkeit endet am 31. Dezember 2026. Zeugnisse, Abmahnungen oder Bewerbungen dürfen weiterhin auf Papier bleiben.

Elektronisch geführt werden müssen ab 2027 die Entgeltunterlagen nach § 8 BVV, etwa Lohn- und Gehaltsabrechnungen und die Unterlagen, die für die Beitragsberechnung zur Sozialversicherung nötig sind. Alle weiteren Personalunterlagen dürfen Sie digital ablegen, müssen es aber nicht. Welche Unterlagen in Ihrem Betrieb genau dazugehören, klären Sie am besten mit Ihrer Steuerberatung oder Lohnbuchhaltung.

Ab sofort. Für Planerio-Kunden ist sie bereits im Account freigeschaltet, Docs Basis ist im Abonnement enthalten. Neukunden erhalten sie mit ihrem Planerio-Zugang – inklusive Einführungsaktion.

Bis 10 Dokumente pro Mitarbeitenden sind als Docs Basis im Planerio-Abonnement enthalten. Für unbegrenzt viele Dokumente gibt es Docs Premium Unlimited für 1,50 € pro Mitarbeitenden und Monat (netto).

Wer bis zum 31.12.2026 im Durchschnitt mindestens 3 Dokumente pro Mitarbeitenden hochlädt, nutzt Docs Premium Unlimited bis 31.12.2027 kostenlos. Ab 01.01.2028 kostet das Paket 1,50 € pro Mitarbeitenden und Monat, sofern Sie im Durchschnitt mehr als 10 Dokumente pro Mitarbeitenden speichern. Wird das Ziel nicht erreicht, bleibt Docs Basis bis 10 Dokumente im Durchschnitt kostenlos.

Dann wechseln Sie automatisch in Docs Basis und zahlen nichts. Kosten entstehen nur, wenn Sie im Durchschnitt mehr als 10 Dokumente pro Mitarbeitenden speichern. Sie müssen dafür nichts kündigen.

Ja, das Hochladen und Verteilen von Lohnabrechnungen aus DATEV ist in Vorbereitung. Den Start kündigen wir im Produkt-Newsletter an.

Ja, ausdrücklich. Die digitale Personalakte wird erst vollständig, wenn auch die bestehenden Unterlagen darin liegen – etwa Arbeitsverträge, Hygienezertifikate und Schulungsnachweise. Sie können mehrere Dateien auf einmal per Drag & Drop hochladen: bis zu 100 Dateien je Upload, jeweils bis 20 MB, als PDF, JPG, PNG, GIF, TIFF oder BMP.

Beginnen Sie mit den Unterlagen, die Sie am häufigsten brauchen oder nachweisen müssen:
1. Arbeitsvertrag
2. Vertragsänderungen und Nachträge
3. Lohn- und Gehaltsabrechnungen
4. Personalfragebogen mit den Stammdaten
5. Qualifikationsnachweise wie Berufsurkunde oder Abschlusszeugnis
6. Hygienezertifikat bzw. Nachweis der Hygieneschulung
7. Nachweis der Arbeitsschutz- und Brandschutzunterweisung
8. Erste-Hilfe-Nachweis
9. Führerscheinkopie, wenn die Tätigkeit eine Fahrerlaubnis erfordert
10. Unterschriebene Erklärung zu Datenschutz und Verschwiegenheit

Für Nachweise mit Gültigkeit können Sie beim Hochladen ein Ablaufdatum hinterlegen. Es wird direkt am Dokument angezeigt.

Am besten nach einem festen Muster: Dokumentart, Datum im Format JJJJ-MM-TT, Nachname – zum Beispiel Arbeitsvertrag_2024-03-01_Mueller.pdf oder Hygieneschulung_2026-05-12_Mueller.pdf.

So finden Sie jedes Dokument schnell wieder: Die Suche in Planerio durchsucht Dateinamen und Beschreibung und findet auch Wortteile. Weil das Datum im Format Jahr-Monat-Tag steht, erkennen Sie bei mehreren Dokumenten derselben Art außerdem sofort das aktuellste. Jedes Dokument ordnen Sie zusätzlich einer Kategorie zu, etwa „Arbeitsverträge“ oder „Lohnbuchhaltung“.

Melden Sie sich in Planerio an und öffnen Sie anschließend ein Mitarbeiterprofil. Wie es Schritt für Schritt geht, zeigen unsere Artikel in der Wissensdatenbank: Personaldaten pflegen und Personaldokumente verwalten.

In die Personalakte gehören alle Unterlagen, die das Arbeitsverhältnis betreffen: zum Beispiel Arbeitsvertrag und Vertragsänderungen, Bewerbungsunterlagen, Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Qualifikations- und Schulungsnachweise, Zeugnisse und Abmahnungen. Private Angelegenheiten ohne Bezug zum Arbeitsverhältnis gehören nicht hinein. In Planerio ordnen Sie jedes Dokument einer Kategorie zu, etwa Arbeitsverträge, Bewerbungsunterlagen, Lohnbuchhaltung oder Richtlinien.

Eine einheitliche Frist gibt es nicht, sie hängt von der jeweiligen Unterlage ab. Lohnkonten und Gehaltsabrechnungen bewahren Sie sechs Jahre auf (§ 41 EStG), Arbeitszeitnachweise zwei Jahre (§ 16 ArbZG) und Entgeltunterlagen bis zum Ende des Kalenderjahres nach der letzten Betriebsprüfung (§ 28f SGB IV). Für Arbeitsverträge, Zeugnisse und Kündigungen gilt meist die dreijährige Verjährungsfrist ab Ende des Arbeitsverhältnisses (§ 195 BGB).

Die Personalakte führt und verwaltet der Arbeitgeber. Mitarbeitende haben aber das Recht, ihre Personalakte einzusehen (§ 83 BetrVG) und Auskunft über ihre gespeicherten Daten zu verlangen (Art. 15 DSGVO). In Planerio sehen Mitarbeitende ihre eigenen Dokumente jederzeit unter „Meine Dokumente“ im Web und in der App, ihre Daten unter „Meine Daten“ im Web.

Nach dem Ausscheiden bewahrt der Arbeitgeber die Unterlagen so lange auf, wie gesetzliche Fristen oder mögliche Ansprüche es erfordern. Danach sind die Daten nach der DSGVO zu löschen.

In Planerio bleiben die Personaldaten deaktivierter Mitarbeitender erhalten, und nicht mehr benötigte Dokumente löschen Sie gezielt.