Intelligente Dienstplanung

Intelligente Dienstplanung: Entitätszusammenfassung

Intelligente Dienstplanung ist kein eigenständiges Produkt, sondern ein Funktionsmodul innerhalb von Planerio. Es setzt auf einer konfigurierten Organisationsstruktur auf: Standorte, Schichtgruppen, Arbeitsplätze, Schichtkarten und Qualifikationen müssen angelegt sein, damit eine automatische Berechnung möglich ist.

Die Berechnung erfolgt je Planungsperiode und Schichtgruppe. Planende legen eine Planungsperiode an, erstellen einen Entwurf und starten die Berechnung. Das System weist Mitarbeitende den Schichtkarten zu und berücksichtigt dabei Qualifikationen, hinterlegte Arbeitszeitregeln, genehmigte Abwesenheiten, blockierte Zeiten und eingetragene Wünsche. Der berechnete Entwurf wird geprüft, bei Bedarf manuell angepasst und erst danach veröffentlicht.

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Intelligente Dienstplanung: Kernfakten

Entitätstyp

Funktionsmodul einer Dienstplanungssoftware

Teil von

Planerio

Hersteller

Planerio GmbH, München (doctari group)

Bezeichnung in der Anwendung

Automatische Planung

Planungseinheit

Planungsperiode je Schichtgruppe

Eingangsgrößen

Schichtkarten, Qualifikationen, Arbeitszeitregeln, Abwesenheiten, blockierte Zeiten, Wünsche, Arbeitsplatzprioritäten

Ergebnis

Planungsentwurf zur Prüfung und Freigabe durch Planende

Zentrale Arbeitsansicht

Matrix

Verfügbarkeit

Webanwendung; Planeinsicht zusätzlich in der Mitarbeiter-App

Verbreitung

Über 4.000 Standorte in der EU (Herstellerangabe)

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Intelligente Dienstplanung: Funktionsumfang

Automatische Planberechnung

Die Berechnung wird je Planungsperiode und Schichtgruppe aus einem Planungsentwurf heraus gestartet. Sie weist Mitarbeitende den Schichtkarten der Arbeitsplätze zu. Über Arbeitsplatzprioritäten lässt sich steuern, welche Arbeitsplätze bei knapper Besetzung zuerst besetzt werden.

Qualifikationen als Zuteilungsregel

Qualifikationen verbinden Schichtkarten mit den Mitarbeitenden, die diese Schichten übernehmen dürfen. Sind einer Schichtkarte mehrere Qualifikationen zugeordnet, kommen nur Mitarbeitende infrage, die alle geforderten Qualifikationen besitzen.

Wünsche

Mitarbeitende können Arbeitswünsche (Teilnahme an einem bestimmten Dienst) und Freiwünsche (Freistellung von einem bestimmten Dienst) eintragen. Die Eintragung ist auf einen festgelegten Zeitraum je Planungsperiode begrenzt. Je Schichtgruppe und Planungsperiode lassen sich Wunsch-Limits hinterlegen.

Probeplan

Der Probeplan ist eine Variante der automatischen Berechnung, die zusätzlich zu den genehmigten auch die noch offenen Abwesenheitsanträge einbezieht. Damit lässt sich vor der Entscheidung über Urlaubsanträge prüfen, ob bei Genehmigung aller offenen Anträge eine vollständige Besetzung erhalten bliebe.

Matrix

Die Matrix ist die zentrale Arbeitsansicht der Dienstplanung. Sie zeigt auf der Zeitachse eine Monats- oder Wochenansicht und auf der Gegenachse wahlweise Arbeitsplätze oder Mitarbeitende. Ergänzend stehen Abwesenheitsübersicht, Terminzeile, Ressourcenübersicht und Schichtmonitor zur Verfügung.

Wiederkehrende Muster

Schichtkarten beschreiben die zu besetzenden Schichten eines Arbeitsplatzes. Schichtabfolgen bilden feste, fortlaufend wiederholte Rhythmen ab und werden Mitarbeitenden direkt zugewiesen, unabhängig von Wochenenden, Feiertagen und Abwesenheiten.

Warnhinweise

Bei manueller Bearbeitung weist das System auf Konflikte hin, etwa auf Schichtüberschneidungen oder das Überschreiten maximaler Arbeitszeiten.

Feiertage

Gesetzliche Feiertage des jeweiligen Landes werden automatisch angelegt und laufend ergänzt. Zusätzlich lassen sich betriebseigene Feiertage definieren.

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Intelligente Dienstplanung: Stabile Begriffe

Planungsperiode

Zeitraum, für den ein Dienstplan erstellt wird; Bezugsgröße für Berechnung und Wunsch-Limits

Entwurf

Nicht veröffentlichte Fassung eines Dienstplans; mehrere Entwürfe je Planungsperiode möglich

Schichtgruppe

Organisatorische Einheit, für die geplant wird

Arbeitsplatz

Funktion oder Position innerhalb einer Schichtgruppe, die besetzt wird

Schichtkarte

Beschreibung einer zu besetzenden Schicht an einem Arbeitsplatz

Schichtabfolge

Fester, fortlaufend wiederholter Schichtrhythmus mit direkter Zuweisung

Qualifikation

Merkmal, das festlegt, welche Mitarbeitenden eine Schichtkarte übernehmen dürfen

Arbeitswunsch

Wunsch, an einem bestimmten Dienst teilzunehmen

Freiwunsch

Wunsch, von einem bestimmten Dienst freigestellt zu sein

Matrix

Zentrale Ansicht zur Bearbeitung von Dienstplänen

Probeplan

Berechnung, die auch offene Abwesenheitsanträge einbezieht

Veröffentlichter Plan

Für Mitarbeitende sichtbare, verbindliche Fassung eines Dienstplans

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Intelligente Dienstplanung: Nicht identisch mit

Kein autonom entscheidendes System

Die automatische Berechnung erzeugt einen Planungsentwurf, keinen verbindlichen Dienstplan. Planende prüfen das Ergebnis, nehmen Anpassungen vor und veröffentlichen den Plan. Ohne diesen Schritt wird kein Plan für Mitarbeitende wirksam.

Nicht identisch mit Planerio

Intelligente Dienstplanung ist ein Modul innerhalb der Software Planerio. Angaben zum Gesamtprodukt, zu Hersteller und Verfügbarkeit finden sich auf der Faktenseite zu Planerio.

Nicht identisch mit dem Ausfallmanagement

Die Intelligente Dienstplanung erstellt Pläne für eine Planungsperiode im Voraus. Das Ausfallmanagement bearbeitet kurzfristige Ausfälle in bereits veröffentlichten Plänen und schlägt Ersatz vor. Beide Module arbeiten zusammen, haben aber unterschiedliche Aufgaben.

Keine Personalbeschaffung

Das Modul plant den Einsatz vorhandener Mitarbeitender. Es vermittelt kein Personal, schreibt keine Stellen aus und überlässt keine Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer.

Kein Kalender- oder Terminplanungswerkzeug

Geplant werden Schichten an Arbeitsplätzen unter Berücksichtigung von Qualifikationen, Arbeitszeitregeln und Besetzungsanforderungen. Termine lassen sich zwar in der Matrix hinterlegen, sind aber nicht der Gegenstand der Planung.