Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt in Deutschland bereits heute, über alle Branchen hinweg. Erfahren Sie, was rechtlich gilt, was der Referentenentwurf 2026 vorsieht und wie Sie die Umsetzung mit Planerio rechtssicher lösen.
Kurz erklärt: Was bedeutet die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung?
Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung verpflichtet Arbeitgebende, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden systematisch und verlässlich zu dokumentieren. Sie gilt seit dem EuGH-Urteil von 2019 und dem BAG-Beschluss von 2022, unabhängig von Branche und Betriebsgröße. Aktuell ist die Form der Erfassung (Papier, Excel, App, Terminal) noch frei, solange sie objektiv und nachprüfbar ist. Der Referentenentwurf des Bundesarbeitsministeriums vom Juni 2026 sieht vor, die elektronische Erfassung zum gesetzlichen Regelfall zu machen. Die inhaltliche Pflicht besteht heute, die verbindliche elektronische Form wird konkretisiert.
Wichtig zur Einordnung: Zeiterfassung und Dienstplanung sind zwei Prozesse. Der Dienstplan legt im Voraus fest, wer wann eingeplant ist. Die Zeiterfassung dokumentiert, was tatsächlich gearbeitet wurde, inklusive Abweichungen, Überstunden und Pausen. Eine Software für Zeiterfassung & Zeitwirtschaft wie Planerio verbindet beide Ebenen auf Wunsch in einem System.
Ist Arbeitszeiterfassung gesetzlich Pflicht? Der Gesetzesverlauf 2019-2026
Die Rechtslage hat sich über mehrere Stufen entwickelt. Entscheidend ist die Trennung zwischen der Pflicht zur Erfassung (gilt heute) und der geplanten elektronischen Form (im Gesetzgebungsverfahren).
- EuGH-Urteil C-55/18 vom 14. Mai 2019. Der Europäische Gerichtshof verpflichtete alle EU-Mitgliedstaaten, ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit einzuführen. Das Urteil gilt branchenübergreifend.
- BAG-Beschluss 1 ABR 22/21 vom 13. September 2022. Das Bundesarbeitsgericht stellte fest, dass die Pflicht zur täglichen und lückenlosen Arbeitszeiterfassung in Deutschland bereits auf Basis von § 3 Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) besteht. Mit Veröffentlichung der Entscheidungsgründe am 3. Dezember 2022 wurde klar: Arbeitgebende müssen nicht auf ein neues Gesetz warten.
- Gescheiterter Referentenentwurf (April 2023). Das damalige Bundesarbeitsministerium legte einen ersten Entwurf zur elektronischen Erfassung vor. Er wurde nie in ein Gesetzgebungsverfahren überführt.
- Koalitionsvertrag CDU/CSU und SPD (2025). Die Regierungsparteien einigten sich darauf, die Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung einzuführen und dabei unbürokratisch auszugestalten.
- Referentenentwurf vom 17. Juni 2026: der aktuelle Stand. Das Bundesarbeitsministerium legte einen neuen, deutlich konkreteren Entwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes vor. Aus dem „ob” der Erfassung wird damit das „wie”. Der Entwurf ist Stand Juli 2026 noch nicht verabschiedet und nicht im Bundesgesetzblatt veröffentlicht.
Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt heute, abgeleitet aus EuGH und BAG. Der Referentenentwurf 2026 ändert nicht das „ob”, sondern regelt Form, Fristen und Bußgelder. Wer jetzt umstellt, handelt geordnet statt später unter Zeitdruck.
Was der Referentenentwurf zur Arbeitszeiterfassung 2026 vorsieht?
Der Entwurf verknüpft zwei Themen: die Konkretisierung der Erfassungspflicht und mehr Flexibilität im Arbeitszeitrecht. Die wesentlichen Punkte:
- Elektronische Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, grundsätzlich am Tag der Leistung (§ 16 Abs. 2 ArbZG-E).
- Delegation zulässig: Die Erfassung darf durch Beschäftigte selbst oder Dritte erfolgen. Die Verantwortung bleibt beim Arbeitgebenden.
- Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich, jedoch nur mit Dokumentation: Verstöße gegen Arbeits- und Ruhezeiten müssen erkennbar sein.
- Wöchentliche statt tägliche Höchstarbeitszeit, aber nur für Betriebe mit Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung (§ 7). Die 48-Stunden-Grenze im Durchschnitt bleibt bestehen.
- Neue Bußgeldtatbestände bei Verstößen gegen Aufzeichnungs-, Informations- und Aufbewahrungspflichten (§ 22 ArbZG-E).
Übergangsfristen nach Betriebsgröße
Der Entwurf sieht gestaffelte Fristen ab Inkrafttreten des Gesetzes vor:
| Betriebsgröße | Frist für elektronische Erfassung |
|---|---|
| Große Unternehmen | spätestens 1 Jahr nach Inkrafttreten |
| Unter 250 Mitarbeitende | 2 Jahre |
| Unter 50 Mitarbeitende | 5 Jahre |
| Unter 10 Mitarbeitende | dauerhaft ausgenommen (manuelle Erfassung weiter zulässig) |
Der Unterschied liegt also weniger in der Pflicht selbst als in Form und Umstellungsfrist. Die grundsätzliche Dokumentationspflicht gilt für alle unverändert.
Welche Arbeitszeit-Daten müssen erfasst werden?
Für jede Mitarbeiterin und jeden Mitarbeiter sind die folgenden Angaben zu dokumentieren, unabhängig von der Branche:
- Beginn und Ende der tägliche Arbeitszeit
- Gesamtdauer der geleisteten Arbeitszeit
- Pausenzeiten nach Lage und Dauer
- Überstunden über die vereinbarten Arbeitszeit hinaus
- Arbeit an Sonn- und Feiertagen
Aufbewahrung
Nach § 16 Abs. 2 ArbZG müssen die Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Aus steuerrechtlichen Gründen, etwa bei einer Betriebsprüfung, empfiehlt sich eine Aufbewahrung von bis zu zehn Jahren. Digitale Systeme archivieren diese Daten automatisch ab Tag 1, ohne Mehraufwand.
Datenschutz
Arbeitszeiten sind personenbezogene Daten im Sinne der DSGVO. Erforderlich sind klare Zugriffsrechte, sichere Speicherung und eine transparente Information der Mitarbeitenden. Bei cloudbasierten Lösungen wie Planerio ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO verpflichtend.
Ausnahmen
Leitende Angestellte mit echter Dispositionsfreiheit über ihre Arbeitszeit sind nach § 18 ArbZG von der Aufzeichnungspflicht ausgenommen. Für den Großteil der Beschäftigten gilt sie uneingeschränkt, auch für Personen unter 18 Jahren.
Digitale vs. analoge Zeiterfassung
| Kriterium | Analog/ Excel | Digital |
|---|---|---|
| Rechtssicherheit | Eingeschränkt, lückenhaft und angreifbar | Hoch, revisionssichere Speicherung |
| Aufwand | Hoch, manuelle Pflege, fehleranfällig | Gering, weitgehend automatisiert |
| Auswertbarkeit | Kaum vorhanden | Echtzeit-Berichte, direkter Export |
| DSVGO-Konformität | Schwer sicherzustellen | Systemseitig abbildbar |
| Lohnbuchhaltung | Manueller Übertrag nötig | Exportfunktion direkt integrierbar |
| Zukunftssicherheit | Nicht auf elektronische Pflicht vorbereitet | Erfüllt künftige Anforderungen |
Bei der Auswahl eines Systems zählen: Brancheneignung (Kennt das Tool Ihre Tarif- und Schichtlogik, etwa TV-MFA im Gesundheitswesen oder Lenk- und Ruhezeiten in der Logistik?), Erfassungswege (App, PC, Terminal), DSGVO (Serverstandort, AVV) und Integration in Lohn- und Branchensysteme.
Tipp: Planerio verbindet Zeiterfassung, Dienstplanung und Lohnvorbereitung in einem System und spart so nachweislich Zeit und Aufwand – auch in kleinen Unternehmen.
Arbeitszeiterfassung mit Planerio: rechtssicher, digital, branchenübergreifend
Planerio ist eine KI-gestützte Software für Dienstplanung und Zeiterfassung für Branchen mit komplexen Anforderungen, darunter Gesundheitswesen, Logistik, Industrie, Handel sowie Sicherheit und Rettung. Über 4.000 Standorte planen und erfassen heute mit Planerio.
Mitarbeitende erfassen ihre Arbeitszeit auf die Art, die zum Betrieb passt:
- Per App auf dem Smartphone
- Per PC im Browser
- Per Terminal mit RFID-Chip oder Fingerprint
Planerio berechnet Überstunden, Pausen, Rüst- und Fehlzeiten automatisch und speichert alle Einträge revisionssicher. SOLL-/PLAN-/IST-Zeiten und Zeitkonten sind jederzeit transparent, auch für die Mitarbeitenden selbst. Monatsauswertungen lassen sich direkt exportieren und über mehr als 100 Schnittstellen an DATEV, SAP, Personio, Sage und weitere Lohnsysteme übergeben. Die gesetzlichen und tariflichen Vorgaben, darunter ArbZG, EuGH und sektorspezifische Regelungen, werden automatisch in Echtzeit berücksichtigt. Die Datenspeicherung erfolgt DSGVO-konform mit Serverstandort in Deutschland.
Praxis-Tipp: Die Übergangsfristen sind kein Aufschub, sondern Vorbereitungszeit. Wer die Umstellung jetzt geordnet aufsetzt, gibt dem Team Zeit zur Eingewöhnung und hat saubere Prozesse, bevor der Gesetzgeber den Takt vorgibt.
Häufige Fragen zur Pflicht zur Arbeitszeiterfassung
Ja. Die Pflicht zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit gilt in Deutschland bereits auf Basis des EuGH-Urteils von 2019 und des BAG-Beschlusses von 2022. Der Referentenentwurf vom Juni 2026 konkretisiert die Form, ist aber Stand Juli 2026 noch nicht verabschiedet.
Die verbindliche elektronische Form hängt vom Abschluss des Gesetzgebungsverfahrens ab. Der Entwurf sieht gestaffelte Übergangsfristen vor: ein Jahr für große Unternehmen, bis zu fünf Jahre für Betriebe unter 50 Mitarbeitenden. Betriebe unter 10 Beschäftigten sollen dauerhaft ausgenommen bleiben.
Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, Pausen sowie Überstunden und Sonn- und Feiertagsarbeit. Die Erfassung muss objektiv, verlässlich und nachprüfbar sein.
Bei fehlender Dokumentation von Überstunden und Sonn- und Feiertagsarbeit drohen bereits heute Bußgelder. Zudem trägt der Arbeitgebende in Streitfällen über Mehrarbeit die Beweislast. Ohne Aufzeichnungen ist eine Verteidigung kaum möglich.
Fazit
Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt heute, über alle Branchen und Betriebsgrößen hinweg. Mit dem Referentenentwurf 2026 wird die elektronische Form zum absehbaren Regelfall, ergänzt um Übergangsfristen und neue Bußgeldtatbestände. Betriebe, die jetzt auf ein digitales System umstellen, schaffen Transparenz für ihr Team und erfüllen die kommenden Anforderungen, ohne unter Zeitdruck zu geraten.
Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung besteht bereits.
Die elektronische Form wird sie konkretisieren.
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