DSGVO & Compliance bei Planerio: Datenschutz als Standard
- Software-Hosting in Deutschland
- AVV & TOM standardmäßig enthalten
- BSI C5, ISO/IEC 27001, 27017 & 27018-zertifizierte Infrastruktur
- AES-256-Verschlüsselung & revisionssichere Protokollierung
Planerio ist eine DSGVO-konforme Lösung für Dienstplanung und Personaleinsatzmanagement für Branchen mit komplexen Anforderungen. Ihre personenbezogenen Dienstplanungs-Daten werden auf der BSI C5-, ISO/IEC 27001-, 27017- und 27018-zertifizierten Infrastruktur von AWS in Deutschland verarbeitet und gespeichert. Weitere personenbezogene Daten, z. B. zur direkten Kommunikation zwischen Planerio und Ihnen, werden im EU/EWR-Raum gespeichert. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO ist in Ihrem Planerio-Vertrag standardmäßig enthalten. Kurz: Datenschutz und Compliance sind bei Planerio Software-Architekturentscheidungen und keine Nice-to-haves.
DSGVO-Konformität
Was DSGVO-Konformität bei Planerio konkret bedeutet
Drei Säulen — vom Serverstandort über den AVV bis zur EU-/EWR-Transparenz aller Sub-Auftragsverarbeiter.
BSI C5 & ISO/IEC-zertifizierte Server-Infrastruktur von AWS
Planerio betreibt seine gesamte Software-Infrastruktur auf AWS mit ausschließlichem Rechenzentrumsstandort in Deutschland (Frankfurt/Main). Eine Drittlandübermittlung im Sinne des EuGH-Urteils C-311/18 (Schrems II) findet nicht statt. Die entsprechende Dokumentation ist auf Anfrage verfügbar.
AWS ist das erste Unternehmen, dem das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) die C5-Zertifizierung (Cloud Computing Compliance Controls Catalogue) erteilt hat. Darüber hinaus ist die AWS-Region Frankfurt nach ISO/IEC 27017 (Datenschutz in der Cloud) und ISO/IEC 27018 (Schutz personenbezogener Daten in der Cloud) zertifiziert.
AVV nach Art. 28 DSGVO – standardmäßig enthalten
Mit Ihrer Angebotsannahme akzeptieren Sie unseren Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO als Bestandteil jedes Planerio-Vertrags – inklusive Technischer und Organisatorischer Maßnahmen (TOM). Kein gesonderter Antragsweg, kein Mehraufwand für Ihre Datenschutzbeauftragten.
Auf Wunsch bieten wir einen separaten AVV an, sprechen Sie hierzu Ihren Planerio Vertriebskontakt direkt an.
Datenschutz-Transparenz im EU/EWR-Raum
Neben der Planerio-Kernsoftware setzt Planerio für interne Geschäftsprozesse auf spezialisierte Drittanbieter, etwa für Projektmanagement und Kundenkommunikation. Die Verarbeitung personenbezogener Daten durch diese Dienste findet ausschließlich innerhalb des EU/EWR-Raums statt. Eine vollständige Übersicht der eingesetzten Sub-Auftragsverarbeiter sowie alle technischen Unterlagen sind auf Anfrage verfügbar.
Sicherheitskonzept
Technische Schutzmaßnahmen im Überblick
Planerio schützt Logins, personenbezogene Dienstplanungs-Daten und Prozesse aller UserInnen durch ein mehrschichtiges Sicherheitskonzept.
Geschützter Zugang & Authentifizierung
- Single Sign-On (SSO): zentrales Identitätsmanagement, reduziert Angriffsfläche
- Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA): standardmäßig verfügbar, für regulierte Bereiche empfohlen
- Rollenbasierte Zugriffsrechte: auf Abteilungs- und Unternehmensebene konfigurierbar
Datensicherheit & Verfügbarkeit
- Verschlüsselung: AES-256 für gespeicherte Daten, TLS 1.3 für die Datenübertragung (TLS 1.2 als Fallback unterstützt)
- Backup & Disaster Recovery: dokumentiertes Notfallkonzept; RTO ≤ 24h, RPO ≤ 24h
- Revisionssichere Protokollierung: jede Änderung unveränderbar aufgezeichnet und auditierbar
- Incident-Response nach Art. 33 DSGVO: Meldung an KundInnen innerhalb von max. 72 Stunden
Healthcare & Öffentlicher Dienst
Compliance für Gesundheitsbranche & Öffentlicher Dienst
Für Krankenhäuser, Pflegeeinrichtungen und öffentliche Einrichtungen reicht DSGVO-Konformität allein nicht aus. Planerio bildet sektorspezifische Anforderungen nativ ab — automatisiert, revisionssicher und mit Warnfunktion, wenn geltende Tarifbestimmungen nicht eingehalten werden.
Arbeitszeitgesetz (ArbZG) – automatisiert und revisionssicher
Höchstarbeitszeiten, Ruhezeiten und Pausenabzugslogik werden nach ArbZG automatisiert und revisionssicher abgebildet. Kein manueller Excel-Abgleich, kein Nachtrag nach der Betriebsprüfung.
PPBV, PpUGV, PPP-RL & Co. – prüffertige Dokumentation
Planerio dokumentiert gesetzlich vorgeschriebene Mindestbesetzungen für regulierte Bereiche im Gesundheitswesen prüffertig und nachvollziehbar. Audit-Exports sind jederzeit mit einem Klick abrufbar.
TVöD, TV-L, TV-Ärzte, Haustarife & Betriebsvereinbarungen
Auch kommunale und universitäre Tarifwerke können in Planerio abgebildet werden, genauso wie individuelle Betriebsvereinbarungen. Bei der Einrichtung von Planerio werden diese direkt in der Planungs- und Zeitwirtschaftslogik hinterlegt – das Planerio Onboarding-Team erklärt Ihnen im Rahmen der Software-Einrichtung, wie.
DSGVO-Konformität
Planerio im Vergleich zu generischen Workforce Management Lösungen
IT-EntscheiderInnen in regulierten Branchen stellen uns beim Softwarevergleich immer dieselbe Frage: „Sind unsere Personaldaten bei Planerio wirklich sicher?“ Worauf es bei der Auswahl einer Dienstplan- oder Workforce-Management-Lösung ankommt und wie Planerio diese wichtigen Faktoren erfüllt, sehen Sie in der Tabelle:
| Kriterium | Planerio | Generische WFM-Tools |
|---|---|---|
| Serverstandort (personenbezogene Dienstplandaten) | Ausschließlich in Deutschland (AWS Frankfurt) | Nicht immer DE, teilweise EU und/oder nur aufwändig zu identifizieren |
| DSGVO-konform & AVV verfügbar | Standardmäßig Teil unseres Vertragswerks; alternativ: separater Vertrag | Teilweise nur auf Anfrage |
| Technische und Organisatorische Maßnahmen (TOM) | Standardmäßig enthalten als Anlage zum AVV | Teilweise nur auf Anfrage |
| ArbZG nativ abgebildet | Diverse Warnungen bei Nichteinhaltung | Einhaltung liegt bei NutzerInnen |
| PPBV-, PpUGV- & PPP-RL-Dokumentation | Standardmäßig abrufbar | Teilweise möglich, teilweise nicht |
| TVöD, TV-L, TV-Ärzte & kommunale Tarife | Abbildbar inkl. i.d.R. individuellen Haustarifen | Einhaltung liegt bei NutzerInnen |
| Revisionssichere Protokolle | Systemseitig sichergestellt | Variabel |
| Software-Spezialisierung | Speziell für Branchen mit komplexen Anforderungen | Oft generisch oder branchenübergreifend |
Auf einen Blick
Planerio Datenschutz-Dokumentation auf einen Blick
Welche Unterlagen Sie wo erhalten — und welche standardmäßig Teil Ihres Vertrags sind.
Dokument
Verfügbarkeit
Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO
Im Vertrag enthalten
Technische und Organisatorische Maßnahmen (TOM)
Anlage zum AVV
Öffentlich einsehbar
AWS-Zertifizierungen (BSI C5, ISO/IEC 27001, 27017, 27018)
Öffentlich einsehbar
Serverstandort-Nachweis (AWS Frankfurt)
Auf Anfrage
Incident-Response-Konzept (Art. 33 DSGVO)
Auf Anfrage
FAQ
Häufige Fragen zu Datenschutz & Compliance bei Planerio
Ja. Alle personenbezogenen Dienstplanungs-Daten werden ausschließlich in Deutschland verarbeitet und gespeichert. Eine Drittlandübermittlung im Sinne des EuGH-Urteils C-311/18 findet nicht statt. Ein AVV nach Art. 28 DSGVO ist standardmäßig enthalten oder kann unternehmensspezifisch separat abgeschlossen werden.
Ja. Planerio betreibt seine Software-Infrastruktur auf AWS mit ausschließlichem Rechenzentrumsstandort in Deutschland (Frankfurt/Main). Die entsprechende Dokumentation ist auf Anfrage verfügbar.
Planerio betreibt seine Infrastruktur auf der BSI C5-, ISO/IEC 27001-, 27017- und 27018-zertifizierten Cloud-Infrastruktur von AWS. Die AWS-Zertifikate sind öffentlich einsehbar. Technische Unterlagen von Planerio stehen Datenschutzbeauftragten, Wirtschaftsprüfern und Betriebsräten auf Anfrage zur Verfügung.
Ja, Planerio ist DSGVO-konform und eignet sich für Unternehmen jeder Größe — von der Arztpraxis bis zum Klinikverbund, vom Handwerksbetrieb bis zum Industrieunternehmen mit mehreren Standorten. Unabhängig von der Unternehmensgröße gelten dieselben Datenschutz-Standards: AVV und TOM sind standardmäßig in jedem Planerio-Vertrag enthalten.
Planerio dokumentiert gesetzlich vorgeschriebene Mindestbesetzungen für regulierte Bereiche prüffertig und nachvollziehbar – darunter OP, Intensivstation und Psychiatrie. Bei drohender Unterschreitung der Mindestbesetzung warnt Planerio automatisch in Echtzeit. Audit-Exports sind jederzeit abrufbar, ohne Mehraufwand für das Planungsteam.
Höchstarbeitszeiten, Ruhezeiten und Pausenabzugslogik werden nach ArbZG automatisiert und revisionssicher abgebildet. TVöD, TV-L, TV-Ärzte und individuelle Haustarife sind nach der Account-Einrichtung direkt in der Planungslogik integriert – ohne manuellen Abgleich.
Planerio verfügt über ein dokumentiertes Incident-Response-Konzept. Im Fall eines Sicherheitsvorfalls werden KundInnen gemäß Art. 33 DSGVO möglichst zeitnah, spätestens aber innerhalb von 72 Stunden informiert.
Ja, denn ein ausgedruckter Aushang bietet unkontrollierten Zugriff, keine Protokollierung und keine datenschutzkonforme Zugangsbeschränkung. Personenbezogene Daten im Dienstplan unterliegen Art. 88 DSGVO i. V. m. § 26 BDSG.
Der Versand von Dienstplänen per E-Mail ist datenschutzrechtlich ebenfalls problematisch: Eine unverschlüsselte E-Mail ist rechtlich mit einer Postkarte vergleichbar – personenbezogene Daten wie Arbeitszeiten und Namen sind für Dritte potenziell einsehbar. Mit Planerio entfällt beides: Mitarbeitende sehen ihren Plan ausschließlich über die rollenbasierte, verschlüsselte Mitarbeiter-App.
Kein Aushang, keine E-Mail, kein Datenschutzrisiko.
Bewährt: Über 4.000 Standorte
Datenschutzfragen persönlich klären – in 30 Minuten.
Sie haben konkrete Fragen zu Planerios Serverstandort, AVV, Zertifizierungen oder sektorspezifischer Compliance? In einer persönlichen Produktdemo beantwortet Planerio alle Fragen zur Datensicherheit – transparent, direkt und ohne Verkaufsdruck.
Dieser Inhalt dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Rechts- oder Datenschutzberatung. Angaben zu rechtlichen Anforderungen (DSGVO, ArbZG, TVöD, PpUGV u. a.) sind nach bestem Wissen und auf Basis öffentlich zugänglicher Quellen erstellt. Für eine verbindliche rechtliche Einschätzung wenden Sie sich bitte an eine qualifizierte Rechtsberatung oder Ihren Datenschutzbeauftragten.