Kurz erklärt – Was ist digitale Zeiterfassung in der Arztpraxis?
Digitale Zeiterfassung bezeichnet die elektronische Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit – als Ersatz für Papierlisten, Stundenzettel oder Excel-Tabellen.
Für Arztpraxen ist das Thema aus zwei Gründen aktuell: Die Rechtsprechung verpflichtet Arbeitgeber bereits 2026 zur systematischen Arbeitszeitdokumentation und die elektronische Zeiterfassung wird in absehbarer Zeit auf jeden Fall gesetzlich vorgeschrieben sein.
Dennoch sind Zeiterfassung und Dienstplanung sind zwei unterschiedliche Prozesse. Der Dienstplan regelt im Voraus, wer wann eingeplant ist. Die Zeiterfassung dokumentiert, was tatsächlich gearbeitet wurde – inklusive Abweichungen, Überstunden und Pausen.
Eine Software zur Personaleinsatzplanung wie Planerio verbindet auf Wunsch beide Funktionen in einer Oberfläche und reduziert dadurch den administrativen Aufwand.
Ist Zeiterfassung in der Arztpraxis gesetzlich Pflicht?
- EuGH-Urteil C-55/18 vom 14. Mai 2019
Der Europäische Gerichtshof entschied für alle EU-Mitgliedstaaten, Arbeitgeber zur Einrichtung eines Systems zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit zu verpflichten. Das Urteil gilt branchenübergreifend – also auch für Arztpraxen und Zahnarztpraxen. - BAG-Beschluss 1 ABR 22/21 vom September 2022
Das Bundesarbeitsgericht stellte fest, dass die Pflicht zur täglichen und lückenlosen Arbeitszeiterfassung in Deutschland auf Basis von § 3 Arbeitsschutzgesetz bereits gilt. Praxisinhaber müssen insofern nicht auf ein neues Gesetz warten. - Koalitionsvertrag CDU/CSU und SPD 2025 – Ausblick 2026
Im Koalitionsvertrag von 2025 haben sich die Regierungsparteien auf die Einführung einer Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung geeinigt. Ein entsprechendes Gesetz steht noch aus; Übergangsfristen – insbesondere für kleinere Betriebe – sind geplant, aber noch nicht final festgelegt. Für Arztpraxen bedeutet das: Die inhaltliche Pflicht zur Erfassung besteht heute, die elektronische Form wird in Kürze verbindlich.
Was gilt konkret bereits jetzt:
- Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit müssen erfasst werden.
- Überstunden und Arbeitszeiten an Sonn- und Feiertagen sind dokumentationspflichtig nach § 16 Abs. 2 ArbZG.
- Verstöße gegen die Überstunden-Dokumentationspflicht sind bereits heute bußgeldbelegt.
- Verstöße gegen die allgemeine tägliche Erfassungspflicht sind derzeit noch nicht direkt strafbar, können aber in arbeitsrechtlichen Streitigkeiten erhebliche Nachteile für den Arbeitgeber bedeuten.
Welche Arbeitszeit-Daten müssen in der Arztpraxis erfasst werden?
Praktische Anforderungen: Folgende Angaben sind für jede Mitarbeiterin und jeden Mitarbeiter zu dokumentieren – MFA genauso wie Ärztinnen und Ärzte.
- Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit
- Gesamtdauer der geleisteten Arbeitszeit
- Pausenzeiten – Lage und Dauer
- Überstunden – Mehrstunden über die vereinbarte Arbeitszeit hinaus
- Arbeiten an Sonn- und Feiertagen
Aufbewahrung
Nach § 16 Abs. 2 ArbZG müssen die Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Aus steuerrechtlichen Gesichtspunkten – etwa bei Betriebsprüfungen – empfiehlt sich eine Aufbewahrung von bis zu zehn Jahren. Übrigens: Digitale Systeme archivieren diese Daten automatisch von Tag 1 an, und das ohne Mehraufwand.
Datenschutz
Arbeitszeiten sind personenbezogene Daten im Sinne der DSGVO. Die Erfassung setzt klare Zugriffsrechte, sichere Speicherung und eine transparente Informationspflicht gegenüber den Mitarbeitenden voraus. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist bei cloudbasierten Lösungen verpflichtend.
Ausnahmen
Leitende Angestellte mit echter Dispositionsfreiheit über ihre Arbeitszeit müssen Ihre Arbeitszeit derzeit nicht dokumentieren. Für medizinische Fachangestellte und den Großteil des Praxispersonals gilt die Aufzeichnungspflicht jedoch uneingeschränkt.
Besonderheiten für MFA – Was der Tarifvertrag zu Arbeitszeiten und Dokumentation vorschreibt
Medizinische Fachangestellte unterliegen neben dem Arbeitszeitgesetz ebenso dem Manteltarifvertrag für Medizinische Fachangestellte (TV-MFA), der spezifische Vorgaben zur Arbeitszeit macht. Praxen müssen diese tariflichen Regelungen bei der Zeiterfassung berücksichtigen.
Tarifvertrag MFA – die wichtigsten Regelungen im Überblick
- Regelarbeitszeit: 38,5 Stunden pro Woche bei Vollzeitbeschäftigung
- Überstunden: Müssen ausdrücklich angeordnet oder genehmigt sein. Ab der ersten Überstunde besteht Anspruch auf Zuschlag oder Freizeitausgleich.
- Mehrarbeitsvergütung: Die tariflich definierten Zuschlagsregelungen lassen sich nur korrekt abrechnen, wenn die geleisteten Stunden lückenlos dokumentiert sind.
- Dokumentationspflicht: Praxisinhaber sind gegenüber MFA nachweispflichtig – sowohl für geleistete als auch für ausgeglichene Mehrarbeit.
Pausenzeiten korrekt erfassen
§ 4 ArbZG schreibt folgende Mindestpausen vor:
- 30 Minuten bei einer Arbeitszeit zwischen 6 und 9 Stunden
- 45 Minuten bei einer Arbeitszeit über 9 Stunden
Im hektischen Praxisalltag fällt es Angestellten oft schwer, Pausen korrekt manuell zu erfassen – weil sie ungeplant entstehen, unterbrochen werden oder im laufenden Betrieb vergessen werden. Digitale Lösungen schlagen Pausenzeiten automatisch vor oder protokollieren sie ohnehin. Das macht die Dokumentation deutlich zuverlässiger und entlastet Personal.
Digitale vs. analoge Zeiterfassung – Ein Vergleich für Praxen
| Kriterium | Analog / Excel | Digital |
|---|---|---|
| Rechtssicherheit | Eingeschränkt – lückenhaft und angreifbar | Hoch – revisionssichere Speicherung |
| Aufwand | Hoch – manuelle Pflege, fehleranfällig | Gering – weitgehend automatisiert |
| Auswertbarkeit | Kaum vorhanden | Echtzeit-Berichte, direkter Export |
| DSGVO-Konformität | Schwer sicherzustellen | Systemseitig abbildbar |
| Lohnbuchhaltung | Manueller Übertrag erforderlich | Exportfunktion direkt integrierbar |
| Zukunftssicherheit | Nicht auf elektronische Pflicht vorbereitet | Erfüllt künftige gesetzliche Anforderungen |
Bei der Auswahl eines digitalen Tools zur Zeiterfassung sind folgende Punkte relevant:
- Brancheneignung: Kennt das System den TV-MFA, Schichtmodelle, Bereitschaftsdienste, Rufbereitschaften, KV-Notdienste, Rüstzeiten und Vertretungsregelungen?
- Erfassungswege: Sind verschiedene Eingabeformen möglich – App, PC, Terminal?
- DSGVO: Wo liegen die Server? Gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag?
- Integration: Sind nahtlose Anbindungen an die Lohnbuchhaltung oder Praxissoftware möglich?
Planerio – Digitale Zeiterfassung für Gesundheitseinrichtungen
Planerio ist eine Software für digitale Dienstplanung und Zeiterfassung, die speziell für Einrichtungen im Gesundheitswesen entwickelt wurde – von der Arztpraxis über MVZs bis zur Klinik mit mehreren Standorten.
Heute nutzen über 4.000 Standorte aus verschiedenste Branchen unsere KI-gestützte Lösung zur Dienstplanung und Zeiterfassung.
Wie Planerio die Zeiterfassung in Arztpraxen abbildet
Mitarbeitende können die Arbeitszeit auf verschiedenen Wegen erfassen – je nachdem, was zur Praxisstruktur passt:
- Per App auf dem Smartphone
- Per PC im Browser
- Per Terminal mit RFID-Chip – für praxistaugliches Ein- und Ausstempeln
Planerio berechnet dabei automatisch Überstunden, Pausen, Rüstzeiten und Fehlzeiten und speieichert alle Einträge revisionssicher. Monatliche Auswertungen lassen sich direkt exportieren – kompatibel mit gängigen Lohnbuchhaltungssystemen. Die Datenspeicherung erfolgt DSGVO-konform mit Serverstandort in Deutschland.
Einen ersten Überblick bietet die interaktive Produktdemo zur Zeiterfassung.
Jetzt einsteigen: Planerio Zeiterfassung ab 1 € pro Mitarbeiter
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FAQ – Häufige Fragen zur Zeiterfassung in der Arztpraxis
Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt in Deutschland auf Basis des EuGH-Urteils von 2019 und des BAG-Beschlusses von 2022. Die elektronische Form wird demzufolge mit dem geplanten Arbeitszeitgesetz, das auf dem Koalitionsvertrag von 2025 beruht, verbindlich werden. Praxen, die jetzt auf ein digitales System umstellen, sind rechtlich auf der sicheren Seite und müssen später nicht unter Zeitdruck handeln.
Geeignete Tools für die Zeiterfassung bilden die Besonderheiten von Arztpraxen direkt ab: zum Beispiel Schichtbetrieb, TV-MFA, Rüstzeiten, Rufbereitschaften, Notdienste, wechselnde Besetzungen und Qualifikationen von MFA und Ärzten, DSGVO-Anforderungen sowie die Möglichkeit zur Lohnbuchhaltungsanbindung.
Generische HR-Tools bilden diese Anforderungen häufig nicht vollständig ab. Planerio wurde für Gesundheitseinrichtungen entwickelt und kombiniert Zeiterfassung und auf Wunsch Dienstplanung in einem System – mit gesetzes- und tarifkonformer Erfassung per App, PC oder RFID-Terminal.
Nach § 16 Abs. 2 ArbZG mindestens zwei Jahre, jedoch empfiehlt sich aus steuerrechtlichen Gründen eine Aufbewahrung von bis zu zehn Jahren. Digitale Systeme archivieren die Daten entsprechend automatisch und strukturiert.
Bei fehlender Dokumentation von Überstunden und Sonn-/Feiertagsarbeit drohen nach aktuellem ArbZG bereits Bußgelder. Darüber hinaus trägt der Arbeitgeber in arbeitsrechtlichen Auseinandersetzungen – etwa bei Klagen auf Überstundenvergütung – die Beweislast. Ohne Aufzeichnungen ist diese Verteidigung kaum möglich.
Fazit
Kurz gesagt: Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt für Arztpraxen bereits heute – und die Anforderungen werden mit der geplanten gesetzlichen Regelung zur elektronischen Zeiterfassung weiter konkretisiert. Praxen, die jetzt handeln, vermeiden rechtliche Risiken, schaffen Transparenz für das Praxisteam und sind auf die kommenden Anforderungen vorbereitet.
Für Praxen, die mit der Umstellung starten möchten: Testen Sie Planerio ab 1 € pro Mitarbeiter – oder nutzen Sie die interaktive Produktdemo, um sich einen Überblick zu verschaffen, wie einfach die Umsetzung unter dem Strich klappt.