Die 10 besten Zeiterfassungs-Tools für Arztpraxen 2026 im Vergleich 

Digitale Zeiterfassung ist in der Arztpraxis 2026 keine Kür mehr, sondern Alltag. Seit dem EuGH-Urteil 2019 und dem BAG-Urteil 2022 müssen Arbeitgeber die Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden systematisch erfassen. Das gilt auch für kleine Praxen mit wenigen MFA. Dieser Vergleich stellt zehn Zeiterfassungs-Tools für die Arztpraxis vor, vom vertrauten Notbehelf Excel bis zur branchentiefen Komplettlösung.

Bewertet haben wir sie nach Erfassungswegen, OMR-Reviews-Scores, App-Store- und Google-Play-Bewertungen sowie Rechtssicherheit und Praxistauglichkeit. Planerio bietet dabei die durchgängigste Lösung für Praxen: von der einfachen Zeiterfassung über Dienstplanung und Abwesenheitsverwaltung bis zur vorbereitenden Lohnbuchhaltung. Clockodo, Crewmeister und TimeTac sind starke, günstige Einstiegsoptionen, bringen aber keinen echten Arztpraxis-Fokus mit. 

Zeiterfassung für die Arztpraxis: die 10 Tools im Überblick

#	Tool	Best for	Zeiterfassung per	OMR Q3/2026	APP iOS / Android	Preis
1	Planerio	Zeiterfassung plus Dienstplan, Abwesenheiten & vorbereitende Lohnbuchhaltung	PC  Smartphone  Terminal  Fingerprint  RFID-Karte  WLAN	4,7 (128)	4,6 / 3,9	ab 1,90 €/User/Monat
2	Excel	Meistgenutzter Notbehelf – meist in Arztpraxen bereits vorhanden	PC (manuell)  Manuell über Ausdruck	–	–	ca. 7 €/User/Monat
3	Clockodo	Arbeitszeiterfassung für kleine Teams	PC  Smartphone  Terminal	4,7 (970)	4,5 / 4,4	ab 4 €/User/Monat,  0 € (1 Nutzer)
4	clockin	Handwerks-/Dienstleistungsbetriebe mit mobilen Teams	PC  Smartphone  Terminal	4,9 (435)	4,7 / 4,7	ab 3,99 €/User/Monat
5	Crewmeister	Eher kleine Praxen, einfachste Bedienung	PC  Smartphone  GPS	4,6 (785)	4,7 / 4,6	ab 1,50 €/User/Monat
6	TimeTac	Anpassbar für größere Praxen und MVZ	PC  Smartphone  Terminal	4,6 (155)	4,4 / 4,5	ab 5,20 €/User/Monat
7	ZEP	Zeiterfassung mit Projektauswertung, speziell für Projektdienstleistende	PC  Smartphone  Terminal/RFID-Karte (opt.)	4,5 (675)	3,9 / 4,1	ab 2 €/User/Monat
8	Papershift	Zeiterfassung plus Dienstplan	PC  Smartphone  Terminal	4,3 (240)	4,0 / 3,0	ab 4€/User/Monat
9	Timemaster	Terminal- und Stempeluhr-Fokus	PC  Smartphone  Terminal	4,5 (102)	4,0 / 2,8	ab 1,49 €/User/Monat
10	Shiftfy	Sicherheitsdienste, Gastronomie, Handel	PC  Tablet  Smartphone (PWA)	–	PWA (keine App)	Ab 2,49 €/User/Monat

Warum alle Arztpraxen 2026 Arbeitszeiten erfassen müssen 

Das EuGH-Urteil 2019 und das BAG-Urteil 2022 machen die Arbeitszeiterfassung zur Pflicht, und der Koalitionsvertrag CDU/CSU 2025 kündigt eine gesetzliche Konkretisierung an. Für die Praxis bedeutet das: Kommen- und Gehen-Zeiten, Pausen und Rüstzeiten müssen nachvollziehbar dokumentiert sein, DSGVO-konform und prüfungssicher. Die rechtlichen Details samt TV-MFA und Betriebsprüfung lesen Sie in unserem Ratgeber digitale Zeiterfassung in der Arztpraxis. In diesem Beitrag geht es um die Werkzeuge, mit denen Sie diese Pflicht im Praxisalltag erfüllen.

Die 10 Zeiterfassungs-Tools für Arztpraxen im Detail 

1. Planerio – beste Wahl für rechtssichere Zeiterfassung in Arztpraxen 

Planerio ist eine Software für digitales Personaleinsatzmanagement und bildet die Zeiterfassung in der Arztpraxis besonders durchgängig ab. Mitarbeitende stempeln über die Webseite am Desktop, per Smartphone-App oder am Terminal mit Fingerprint oder RFID-Chip. Auf Wunsch funktioniert das nur im Praxis-WLAN, eingegrenzt über eine statische IP-Adresse.

Die erfassten Zeiten fließen rechtssicher nach ArbZG und EuGH-Vorgaben in Stundenzettel und Gleitzeitkonten. Gehostet wird ausschließlich in Deutschland, und über 4.000 Standorte planen bereits mit Planerio. Der praxisnahe Zuschnitt zeigt sich auch bei den Integrationen: Über 100 Schnittstellen bindet Planerio praxisspezifische Systeme wie Doctolib und gängige KIS-Systeme für MVZs an, dazu Lohnsysteme wie DATEV und Personio. Die reine Zeiterfassung ist der Kern. Für den größeren Effekt lässt sie sich um Dienstplanung, Abwesenheitsverwaltung und vorbereitende Lohnbuchhaltung erweitern. 

Best for: Praxen und MVZ jeder Größe, die eine einfache Zeiterfassung wollen und diese bei Bedarf um Dienstplanung, Abwesenheitsverwaltung und vorbereitende Lohnbuchhaltung erweitern möchten. Jetzt im Live-Webinar kennenlernen!

Erfassungswege: 

• PC (Browser) 
• Smartphone-App (iOS/Android) 
• Terminal (Fingerprint & RFID) 
• WLAN-Eingrenzung (statische IP) 
• Offline-Erfassung in der App 

Bewertungen:  

4,7 (133)

4,6 (336)

3,9 (193)

Pros: 

• Nr.1-Tool in der OMR-Produktkategorie „Medical Staff Scheduling„
• Alle vier Erfassungswege in einem System, anpassbar für jede Praxis – Desktop, App, Terminal, WLAN 
• Zeiterfassung nach ArbZG und EuGH, Serverstandort Deutschland 
• Skalierbar von einfacher Zeiterfassung bis Dienstplan, Abwesenheiten und vorbereitender Lohnbuchhaltung 
• Praxisspezifische Integrationen wie Doctolib und KIS-Systeme für MVZs 
• Branchentiefe im Gesundheitswesen 

Cons: 

• Android-App aktuell schwächer bewertet als die iOS-App (die Updates seit Mai 2026 verbessern Stabilität und Offline-Erfassung) 
• Für eine reine Ein-Personen-Praxis mehr Funktionsumfang als nötig 

Preis: ab 1,90 €/User/Monat

2. Excel – der meistgenutzte Notbehelf in Arztpraxen

Kein anderes Werkzeug erfasst in deutschen Praxen mehr Arbeitszeit als die Tabellenkalkulation. Deshalb steht Excel hier auf Platz 2. Vertraut ist es und in vielen Praxen ohnehin lizenziert, deshalb greifen viele PraxisinhaberInnen für die erste Übergangslösung zur selbstgebauten Tabelle.  
 
Ganz kostenlos ist das aber nicht, denn Excel setzt ein Microsoft-365-Abo voraus. Der günstigste Business-Tarif, Microsoft 365 Business Basic, kostet nach der Preiserhöhung zum 1. Juli 2026 rund 7 € pro NutzerIn und Monat, also etwa 84 € pro Nutzer und Jahr. Excel steckt darin nur in der Web-Version; Desktop-Excel gibt es erst ab Business Standard.  

Der eigentliche Haken bei Excel zur Zeiterfassung liegt aber im Datenschutz und der Manipulationsmöglichkeit: Eine Excel-Tabelle lässt sich jederzeit nachträglich ändern, führt kein manipulationssicheres Protokoll und erfüllt die Anforderungen aus dem EuGH-Urteil nur eingeschränkt. Auch Terminal- oder App-Erfassung, automatische Pausenberechnung fehlen. Jede Buchung und jede spätere Korrektur muss von Hand eingetragen werden, was den Aufwand für die Lohnbuchhaltung deutlich erhöht.  
 
Datenschutzrechtlich wird es heikel, sobald mehrere Mitarbeitende auf dieselbe Tabelle oder eine ausgedruckte Liste zugreifen: Arbeitszeiten, Pausen und Überstunden sind personenbezogene Daten, und Kolleginnen und Kollegen dürfen die Zeiten der anderen nicht einsehen. Zugriff haben dürfen nach DSGVO nur die zuständige Verwaltung, berechtigte Führungskräfte und die Beschäftigten auf ihre eigenen Daten. Für eine wachsende Praxis wird die Tabelle schnell zur Fehlerquelle und Compliance-Risiko.  

Best for: Sehr kleine Teams, die eine vertraute Übergangslösung suchen. 

Pros: 

• In vielen Praxen über das vorhandene Microsoft-365-Abo bereits verfügbar 
• Keine Einführung nötig, volle Gestaltungsfreiheit 

Cons: 

• Nicht manipulationssicher
• Rechtssicherheit nach EuGH/BAG nur eingeschränkt gegeben 
• Hoher manueller Aufwand und viele nachträgliche Korrekturen 
• DSGVO-Risiko: gemeinsame Tabelle oder ausgedruckte Liste gibt Kollegen unzulässig Einblick in fremde Arbeitszeiten 
• Keine App-, Terminal- oder WLAN-Erfassung, keine automatische Pausenberechnung 

Preis: ab 84 €/User/Jahr (Microsoft 365 Business Basic, 7 €/Nutzer/Monat, Stand Juli 2026 nach der Preiserhöhung; Excel im Web, Desktop-Excel erst ab Business Standard). 

3. Clockodo – günstige Arbeitszeiterfassung für kleine Teams 

Clockodo ist eine cloudbasierte Zeiterfassung mit Stoppuhr-Funktion und Abwesenheitsmanagement. Die Software richtet sich an kleine und mittlere Betriebe und bietet einen günstigen Einstiegstarif. Eine Projektzeiterfassung ist ebenfalls an Bord, richtet sich aber eher an Agenturen, Kanzleien und Beratungen und ist im typischen Praxisalltag selten relevant. Für die reine Arbeitszeiterfassung genügt der Basic-Tarif. Mit einem OMR-Score von 4,7 aus 970 Bewertungen gehört Clockodo zu den am besten bewerteten Tools der Kategorie. 

Best for: KMU, die eine günstige, unkomplizierte Arbeitszeiterfassung suchen. 

Gratis-Version: dauerhaft kostenlos, aber nur für 1 Nutzer und damit für Solo-Betriebe gedacht. Ohne Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung, ohne Team-/Rollenrechte; Berichte (PDF/CSV) tragen das Clockodo-Logo. Für ein Praxisteam ist damit ein Bezahltarif nötig. Alle Tarife lassen sich 14 Tage mit beliebig vielen Mitarbeitenden testen. 

Pros: 

• Gratistarif für Einzelnutzer 
• Günstiger Basic-Tarif ab 4 €/Nutzer für die reine Arbeitszeiterfassung 
• Sehr gute Bewertungen über alle Kanäle 

Cons: 

• Gratis-Version auf 1 Nutzer und ohne Abwesenheitsverwaltung 
• Branchenneutraler Generalist – kein Arztpraxis-Fokus, keine praxisspezifischen Integrationen (z. B. Doctolib/KIS) 

Preis: 0 € für 1 User (Free-Tarif); für Teams ab 2 Nutzern der Basic-Tarif ab 4 €/Nutzer/Monat (Arbeitszeiterfassung + Urlaubsmanagement). Projektzeiten erst im Pro-Tarif ab 10 €/Nutzer/Monat, was Praxen meist nicht brauchen. 14 Tage gratis testbar. 

4. clockin – für Handwerks- und Dienstleistungsbetriebe mit mobilen Teams 

clockin positioniert sich als Betriebssystem für kleine und mittlere Betriebe, in dem Aufträge, Personal und Kommunikation zusammenlaufen. Die Stärken liegen erkennbar bei mobilen Teams in Handwerk und Dienstleistung. Die Zeiterfassung ist digital und automatisiert, die Bedienung auf den Alltag ausgelegt. Mit 4,9 aus 435 Bewertungen erreicht clockin den höchsten OMR-Score im Feld der Zeiterfassung. Auch in den App-Stores schneidet die Lösung stark ab. 

Best for: Kleine und mittlere Betriebe, eher aus Handwerk und Dienstleistung, die Zeiterfassung mit Auftrags- und Personalprozessen bündeln. 

Gratis-Version: kein dauerhaft kostenloser Tarif, nur eine 14-tägige Testphase (ohne Zahlungsdaten). Danach ist ein Paket nötig: Digitale Stechuhr ab 3,99 €, Projektzeiterfassung ab 6,99 €, Zeiterfassung & Dokumentation ab 9,99 € pro User/Monat. 

Pros: 

• Höchster OMR-Score in der Kategorie „Zeiterfassung“ 
• Breiter Funktionsumfang über die reine Zeiterfassung hinaus 
• Sehr gute App-Bewertungen 

Cons: 

• Kein dauerhaft kostenloser Tarif, nur 14 Tage Test 
• Generalist über viele Branchen – kein Arztpraxis-Zuschnitt, keine MFA- oder Doctolib-Spezifika 

Preis: ab 3,99 €/User/Monat (14 Tage gratis testen)

5. Crewmeister – einfachste Bedienung für eher kleine Praxen 

Crewmeister ist auf einfache, rechtssichere Zeiterfassung für KMU spezialisiert, mit App, Projektzeiten, optionaler GPS-Funktion und kostenlosem Support. Der niedrige Pro-User-Preis und die 14-tägige Testphase machen Crewmeister besonders für kleinere Teams attraktiv. Die App-Bewertungen zählen mit 4,7 (iOS) und 4,6 (Android) zu den besten im Feld. 

Best for: Eher kleine Praxen, die eine unkomplizierte, günstige Zeiterfassung suchen. 

Pros: 

• Zeiterfassung ohne Hardware, PC oder App reicht 
• Einfache Bedienung, schnelle Einführung 
• Günstiger Pro-User-Preis 

Cons: 

• Günstiger Tarif umfasst keine Abwesenheiten wie Krankheit oder Urlaub 
• Auf KMU allgemein ausgelegt – kein Arztpraxis-Fokus 
• Keine Anbindung an Praxissysteme wie Doctolib 

Preis: ab 1,50 €/User/Monat

6. TimeTac – anpassbar für größere Praxen und MVZ 

TimeTac ist eine cloudbasierte, flexibel anpassbare Zeiterfassung für mittlere bis größere Organisationen. Mit über 5.000 App-Bewertungen zählt die Lösung zu den meistgenutzten, was für Reife und Verbreitung spricht. Die Anpassbarkeit an eigene Anforderungen ist eine Stärke, kostet bei der Einrichtung aber etwas mehr Zeit. 

Best for: Größere Praxen und MVZ mit individuellen Anforderungen. 

Gratis-Version: kein dauerhaft kostenloser Tarif, nur eine 30-tägige Testphase mit vollem Funktionsumfang (ohne Kreditkarte). Danach kostenpflichtig pro Nutzer/Monat: Arbeitszeiterfassung ab 5,20 €, Projektzeiterfassung ab 9,00 €, jeweils zzgl. einer Basisgebühr von rund 19,50 €/Monat. 

Pros: 

• Hohe Anpassbarkeit an eigene Prozesse 
• Sehr breite Nutzerbasis und Bewertungsanzahl 

Cons: 

• Arztpraxis-Branchenseite vorhanden, das Produkt bleibt aber generalistisch 
• Keine praxisspezifische Funktionen oder Integrationen (Doctolib/KIS) 

Preis: ab 5,20 €/User/Monat + ca. 19,50 €/Monat Basisgebühr (30 Tage gratis testen)

7. ZEP – Zeiterfassung mit Projektauswertung 

ZEP lässt sich wahlweise als Zeiterfassung, Projektzeiterfassung oder Projekt-ERP nutzen, im Browser und per App. Reporting und Abwesenheitsmanagement sind an Bord. Mit 675 OMR-Bewertungen und einem Score von 4,5 ist ZEP etabliert. Auffällig ist die Spreizung bei den App-Bewertungen: solide 4,3 im App Store, aber nur 2,8 bei Google Play. Ein Blick auf die aktuelle Android-Version lohnt sich, bevor Sie sich festlegen.  
 
ℹ Gut zu wissen: ZEP lässt sich auch an Planerio anbinden – eine ZEP-Schnittstelle ist vorhanden, sodass sich beide Systeme kombinieren lassen (siehe Planerio-Schnittstellen und Integrationen). 

Best for: Praxen mit Bedarf an detaillierter Projekt- und Kostenauswertung. 

Pros: 

• Starke Auswertungs- und Reporting-Funktionen 
• Flexibel von Zeiterfassung bis Projekt-ERP 
• Günstiger Einstiegspreis 

Cons: 

• Projekt- und Agentur-Fokus, kein Bezug zur Arztpraxis 
• Schwache Android-App-Bewertung 

Preis: ab 2 €/User/Monat (ZEP Clock, reine Zeiterfassung); Projekt-Pakete ab 7 € (Compact) bzw. 18 €/User/Monat (Professional); Zusatzmodule wie Urlaubsverwaltung je +1 €/User/Monat

8. Papershift – Zeiterfassung plus Dienstplan 

Papershift ist eine cloudbasierte HR-Software für Zeiterfassung, Dienstplanung und Personalmanagement. Für schichtarbeitende Teams ist die Kombination aus Stempeluhr und Dienstplan praktisch. Die App-Landschaft ist zweigeteilt: eine Dienstplan-App und eine separate Stempeluhr-App, . Die Bewertungen bewegen sich im soliden Mittelfeld. 

Best for: Praxen, die Zeiterfassung und Dienstplanung aus einer Hand wollen. 

Pros: 

• Zeiterfassung und Dienstplan kombiniert 
• Für Schichtteams gut geeignet 

Cons: 

• Generalistische HR-Software für alle Schichtbranchen 
• Keine Arztpraxis-Spezialisierung oder Praxis-Integrationen 

Preis: ab 4 €/User/Monat (Zeiterfassung) 

9. Timemaster – Terminal- und Stempeluhr-Fokus 

Timemaster setzt auf unkomplizierte Zeiterfassung in Echtzeit, per PC, App oder Terminal und bereits ab 1,49 € pro Mitarbeitendem und Monat. Wer in der Praxis auf eine klassische Stempeluhr-Lösung mit Terminal setzt, findet hier einen günstigen Anbieter. Die App-Bewertungen fallen allerdings verhalten aus (iOS 3,8, Android 2,9), was auf eine kleinere, verbesserungsfähige mobile Basis hindeutet. 

Best for: Praxen mit klarem Fokus auf Terminal- und Stempeluhr-Erfassung. 

Pros: 

• Günstiger Pro-User-Preis 
• Solide Terminal-Erfassung mit Transponder 

Cons: 

• Schwache App-Bewertungen 
• Reines Zeiterfassungs-/Terminal-Tool ohne Arztpraxis-Fokus oder Praxis-Integrationen 

Preis: ab 1,49 €/User/Monat

10. Shiftfy – für Sicherheitsdienste, Gastronomie und Handel 

Shiftfy ist eine junge, in Deutschland gehostete Software für Schichtplanung und Zeiterfassung mit KI-Stundenzettel-Scanner und automatischer Pausenberechnung nach ArbZG. Der Branchenfokus liegt erkennbar auf Sicherheitsdiensten, Gastronomie und Handel, etwa mit einem eingebauten §34a-Sachkundenachweis. Für Arztpraxen ist Shiftfy dadurch weniger spezialisiert als die übrigen Tools. Genutzt wird es als Progressive Web-App auf Desktop, Tablet und Smartphone; native App-Store-Apps sind angekündigt, aber noch nicht verfügbar. 

Best for: Betriebe im Sicherheits-, Gastro- und Handelsumfeld. 

Pros: 

• KI-Stundenzettel-Scanner als Alleinstellungsmerkmal 
• Transparente Pro-Nutzer-Preise 

Cons: 

• Kein Fokus auf das Gesundheitswesen 
• Noch keine native App, keine unabhängigen Store-Bewertungen 

Preis: ab 2,49 €/User/Monat

So haben wir bewertet 

Unsere Reihenfolge folgt nachvollziehbaren Kriterien statt Bauchgefühl. Bewertet haben wir die Erfassungswege (PC, App, Terminal, WLAN), die OMR-Reviews-Scores der Kategorie Time Tracking (Stand: 04. September 2026), die unabhängigen App-Store- und Google-Play-Bewertungen (Stand 04. September 2026), die Rechtssicherheit nach ArbZG und EuGH, die Praxis- und MFA-Tauglichkeit und Informationen sowie die Preistransparenz. Rechtssicherheit, Praxis- und MFA-Tauglichkeit haben wir anhand öffentlich verfügbarer Informationen beurteilt, vor allem der Anbieterseiten und der Bewertungsportale.  
 
Planerio steht auf Platz 1, weil es als einziges Tool im Feld alle Erfassungswege in einem System vereint, Branchentiefe im Gesundheitswesen mitbringt, in Deutschland hostet und sich um Dienstplanung, Abwesenheitsverwaltung und vorbereitende Lohnbuchhaltung erweitern lässt und so ein wertvolles Gesamtpaket für Arztpraxen bietet. Gestützt wird das durch den OMR-Score von 4,7 aus 128 Bewertungen – einen der höchsten im Vergleich. Excel steht bewusst auf Platz 2, nicht wegen der Qualität, sondern wegen seiner Verbreitung als meistgenutzter Ausgangspunkt.

Häufige Fragen zu Zeiterfassungs-Tools in Arztpraxen