Kennzahlen
Kundenbeschreibung
Die Wohngemeinschaft am Giglberg ist eine Einrichtung der Behindertenhilfe für erwachsene Menschen mit geistiger Behinderung in Velden an der Vils. Sie sitzt auf einem ehemaligen Bauernhof. Der gehörte den Eltern der heutigen Geschäftsführer, die ihn dafür umgebaut haben. Dort leben 30 Bewohnerinnen und Bewohner, neun weitere in der Außenwohngruppe in Velden, zusammen 39 Betreute im stationären Bereich.
40 Mitarbeitende begleiten sie im Alltag: HeilerziehungspflegerInnen, ErzieherInnen, KinderpflegerInnen und einige ungelernte Kräfte. Die Hauswirtschaft gehört organisatorisch zu den Wohngruppen und läuft im selben Dienstplan mit.
Steckbrief
- Einrichtung
- Wohngemeinschaft am Giglberg GmbH
- Sektor / Anwendungsbereich
- Soziales & Verbände · Behindertenhilfe (Eingliederungshilfe), besondere Wohnform
- Region
- Velden an der Vils, Bayern
- Betreute
- 39 im stationären Bereich: 30 am Giglberg, 9 in der Außenwohngruppe Velden
- Mitarbeitende im Plan
- 40, davon 35 in der KI-Dienstplanung
- Schichtgruppen
- 3 Wohngruppen, davon eine mit eigenem Dienstplan. Geteilte Dienste, Tagdienste, Nachtbereitschaften
- Planerio-Kunde seit
- Mai 2023
- Vorher im Einsatz
- Excel mit Makros für den Dienstplan, keine Zeiterfassung
- Genutzte Module
- Digitale Dienstplanung, KI-Dienstplanung, Zeiterfassung, Vorbereitende Lohnbuchhaltung, Mitarbeiter-App
- Schnittstellen
- Export der Lohndaten an das externe Steuerbüro (DATEV)
- Ansprechperson
- Markus Liebl, Geschäftsführer
- Dauer bis Go-Live
- rund ein halbes Jahr, nach eigener Einschätzung kürzer als erwartet
Herausforderung
Der Dienstplan stand in Excel. Die Arbeitszeit stand nirgends.
Für den Dienstplan gab es eine Excel-Tabelle mit Makros, die wenigstens die Summen selbst zusammenrechnete. Wer anders gearbeitet hatte als geplant, schrieb das auf einen Zettel, und jemand trug es später in den Ist-Dienstplan nach.
Arbeitszeiten erfasste niemand. Das lief auf gegenseitigem Vertrauen und ging regelmäßig zulasten der Mitarbeitenden: Wer eine halbe Stunde länger blieb, schrieb es oft einfach nicht auf. Umgestellt hat die Einrichtung deshalb vor allem für die, die mehr gearbeitet hatten, als im Plan stand.
„Zeiten haben wir nicht erfasst, das war immer so auf gegenseitiges Vertrauen. Die meisten Mitarbeiter haben sich selber ein bisschen ausgeschmiert, weil sie vielleicht eine halbe Stunde länger geblieben sind und haben es gar nicht aufgeschrieben.“
Dazu kommt die Struktur. Es gibt drei Wohngruppen. Die Außenwohngruppe in Velden arbeitet weitgehend selbstständig und hat ihren eigenen Dienstplan. Am Giglberg gibt es zwei Arbeitsbereiche, in denen dieselben Mitarbeitenden eingesetzt sind: Montag bis Mittwoch in Haus 1, Donnerstag in Haus 2. Die Hauswirtschaft hängt mit dran. Und nebeneinander laufen geteilte Dienste, Tagdienste und Nachtbereitschaften.
Eine andere Software hatte sich die Einrichtung Jahre zuvor angesehen und wieder verworfen. Für diesen Zuschnitt war sie zu kompliziert.
Der Monatsabschluss war der zweite Engpass. Die Zuschläge zählte jemand von Hand aus, Feiertage rechneten sich anders als reguläre Tage, und mindestens ein halber Tag ging dafür weg. Verrechnet hatte man sich dabei auch schon.
Lösung
Einen breiten Auswahlprozess gab es nicht. Markus Liebl hat gemeinsam mit seinem Bruder gesucht, und Planerio hat am meisten überzeugt. Eine Rolle spielte dabei die Nachbarschaft: Ein Medizinisches Versorgungszentrum zehn Kilometer entfernt in Dorfen arbeitete bereits mit Planerio. Der Einrichtung war erreichbarer Support wichtiger als ein großer Name aus einer weit entfernten Stadt.
Nach dem unverbindlichen Angebot folgte ein Termin mit dem Planerio-Team. Die Einrichtung hat dort ihre Anforderungen auf den Tisch gelegt und die Zusage bekommen, dass sich das abbilden lässt.
„Wenn die in der Nähe in Dorfen das hernehmen, dann hat man schon ein bisschen Vertrauen in das Ganze. Uns war wichtig, dass wir guten Support haben.“
Markus Liebl, Geschäftsführer Wohngemeinschaft am Giglberg
Das Onboarding übernahmen zwei Kolleginnen aus dem Planerio Schulungsteam. Gerechnet hatte die Einrichtung mit mehr Aufwand, als am Ende nötig war. Rund ein halbes Jahr dauerte es, bis alles stand, und das war kürzer als gedacht. Am schwersten war die Zeit bis zu dem Punkt, an dem das System zum ersten Mal komplett durchlief.
Was ein Dienstplan in der Behindertenhilfe abbilden muss
Der Plan läuft gegen hinterlegte Regeln. Im Account der Einrichtung hängt daran mehr als die reine Schichtlänge:
- drei Wohngruppen mit eigenem Bedarf, davon eine Außenwohngruppe mit eigenem Dienstplan
- Mitarbeitende, die innerhalb derselben Woche in zwei Häusern eingesetzt sind
- Hauswirtschaft, die im selben Plan mitläuft
- geteilte Dienste, Tagdienste und Nachtbereitschaften nebeneinander
- fünf Reinigungskräfte mit gleichbleibenden Diensten, für die nur die Zeiterfassung relevant ist
35 der 40 Mitarbeitenden plant die KI-Dienstplanung. Die übrigen fünf haben feste Dienste und brauchen sie nicht. Ein Dienstplan entsteht heute in rund drei Stunden, früher war es nach Einschätzung von Markus Liebl das Doppelte.
Der Monatsabschluss dauert eine Stunde statt einen halben Tag
Die Zuschläge berechnet Planerio aus den erfassten Zeiten, Feiertage eingeschlossen. Niemand zählt sie mehr von Hand aus. Die aufbereiteten Lohndaten gehen gesammelt per E-Mail an das externe Steuerbüro, das mit DATEV arbeitet.
„Der Monatsabschluss? Jetzt sagen wir mal eine Stunde, dann ist alles fertig und ich kann es dem Steuerberater weitergeben. Vorher hat das wirklich mindestens einen halben Tag gedauert und war natürlich fehleranfällig.“
Markus Liebl, Geschäftsführer Wohngemeinschaft am Giglberg
Zeiten entstehen im Dienst statt am Monatsende
Die Mitarbeitenden stempeln selbst. Genau das war am Anfang die größte Hürde. Die Sorge kam vor allem von den älteren Mitarbeitenden: Kann ich das, mache ich etwas falsch? Heute kommen sie bestens zurecht.
Im Alltag bleiben tägliche Korrekturen an einzelnen Zeitstempeln, fünf bis zehn Minuten. Gegen die frühere Pflege der Excel-Tabelle hebt sich das auf.
Auch am Produkt merkt das Team, dass sich etwas tut. Anfangs war im Plan nicht zu sehen, mit wem man gemeinsam Dienst hat. Das ging nur am PC, gewünscht war es in der Mitarbeiter-App. Irgendwann war es dort.
„Mit wem man sonst noch Dienst hat, das wollte das Team auf dem Handy, und irgendwann war das plötzlich umgesetzt. Da waren sie begeistert.“
Markus Liebl, Geschäftsführer Wohngemeinschaft am Giglberg
Was noch offen ist
Eine Bitte: Wenn in Produkt oder App gerade etwas umgestellt wird, wünscht sich die Einrichtung eine kurze Vorabinformation. Sonst denkt das Team, etwas sei kaputt, obwohl es ja gleich wieder funktioniert.
Ergebnis
- Die vorbereitende Lohnbuchhaltung dauert rund eine Stunde statt mindestens einen halben Tag. Die Zuschläge zählt niemand mehr von Hand aus, sie gehen gesammelt in den Export.
- Ein Dienstplan für 40 Mitarbeitende entsteht in etwa drei Stunden, halb so lang wie früher. 35 Mitarbeitende plant die KI-Dienstplanung.
- Erstmals erfasst die Einrichtung Arbeitszeiten überhaupt. Mehrarbeit, die früher unter den Tisch fiel, steht jetzt im System.
- Geteilte Dienste, Nachtbereitschaften und der Wechsel zwischen zwei Häusern stehen in einem Plan statt in einer Excel-Tabelle mit Zetteln daneben.
Über 4.000 Standorte organisieren ihre Dienstplanung mit Planerio.
