gastromatic kommt aus der Gastronomie, Planerio aus der Schichtplanung im 24/7-Betrieb. Für Industrie, Logistik und Verkehrsbetriebe mit Wechselschichten, Mindestbesetzung und Zuschlägen ist Planerio die passendere Wahl.
Beide Anbieter stehen auf OMR Reviews bei 4,7 Sternen, und beide decken Dienstplan, Zeiterfassung und Lohnvorbereitung ab. Der Unterschied liegt in der Herkunft. Der Anbieter aus Darmstadt wurde für Gastronomie, Hotellerie und Bäckereien entwickelt, leitet den Personalbedarf aus Umsätzen ab und bietet einen eigenen Lohnabrechnungsservice. Planerio wurde für Betriebe mit vielen Schichtgruppen und Rund-um-die-Uhr-Betrieb gebaut: Mindestbesetzung je Linie und Schicht, Qualifikationen für kritische Anlagen, Schichtflaggen für zuschlagsrelevante Sonderdienste und eine Zeiterfassung am Terminal für Mitarbeitende ohne PC-Arbeitsplatz. Über 4.000 Standorte planen mit Planerio, von Industrie und Logistik über Handel bis zu Kliniken, darunter der Bodensee-Airport mit 160 Mitarbeitenden in 20 Schichtgruppen. Dieser Vergleich zeigt, wo sich die beiden Systeme unterscheiden und für wen welches passt.
gastromatic und Planerio in Bewertungen
| gastromatic | Planerio | |
|---|---|---|
| OMR Reviews | 4,7 (191) | 4,7 (144) |
| OMR-Badges | Top Rated, Leader Employee Scheduling | Top Rated Workforce Management Q4/2026, Leader und #1 Medical Staff Scheduling |
| Capterra | 5,0 (5) | nicht erhoben |
| App Store | 4,5 (658) | 4,5 (337) |
| Google Play | 4,2 (2.084) | 3,9 (193) |
Quellen: OMR Reviews, Capterra, Apple App Store, Google Play · Stand: Oktober 2026
Die Review-Muster ähneln sich: Beide Systeme werden für die einfache Bedienung und den schnellen Support auf Deutsch gelobt. Kritik gibt es bei beiden für Ladezeiten bei großen Datenmengen, beim gastromatic System zusätzlich für unübersichtliche Einstellungen und Add-on-Kosten, bei Planerio für Benachrichtigungen und Funktionen, die sich in App und Web unterschiedlich verhalten.
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Was ist gastromatic?
gastromatic ist eine Plattform für Dienstplan, Zeiterfassung, Personalverwaltung und Lohn aus Darmstadt, gegründet 2014 und seit 2023 im Portfolio des Investors Riverside. Nach Herstellerangaben nutzen über 2.600 Kunden mit 12.000 Standorten die Software, vor allem in Gastronomie, Hotellerie und Bäckereien; auf der Website werden außerdem Einzelhandel, Gesundheits- und Sozialwesen, Freizeit und Kultur sowie Logistik angesprochen, Industrie und Produktion nicht. Die Preise sind öffentlich: Starter ab 69,50 Euro pro Monat, Professional ab 99,50 Euro pro Monat, Enterprise auf Anfrage. Viele Funktionen, darunter die automatische Planung und die E-Signatur, sind kostenpflichtige Add-ons. Eine Testversion gibt es nicht, nur eine Live-Demo.
Was ist Planerio?
Planerio ist eine Software für Dienstplanung und Personaleinsatzmanagement aus München, gegründet 2016. Sie umfasst Digitale Dienstplanung, KI-Dienstplanung, Zeiterfassung, Abwesenheiten, Vorbereitende Lohnbuchhaltung, Schnittstellen und die Mitarbeiter-App; ab November 2026 kommt die Digitale Personalakte hinzu. Über 4.000 Standorte in der EU arbeiten mit Planerio, von Kliniken und sozialen Einrichtungen über Handel und Industrie bis zu Verkehrs- und Logistikbetrieben wie dem Bodensee-Airport. Es gibt fünf Pakete von Starter bis Enterprise, abgerechnet pro Mitarbeitendem und Monat, ab 1,90 Euro. Die Mindestlaufzeit beträgt zwölf Monate bei monatlicher Zahlweise; im Starter-Paket ist ein Self-Onboarding möglich.
Bewertungen:
Funktionen im Vergleich: gastromatic vs. Planerio
| Kriterium | gastromatic | Planerio |
|---|---|---|
| Mindestbesetzung je Linie, Bereich und Schicht | ◐ Bedarf aus Kassenumsätzen, keine Besetzungsuntergrenzen dokumentiert | ✓ Bedarfscheck pro Linie und Schicht, Schichtmonitor mit Zielwerten in Echtzeit |
| Qualifikationen und Freigaben für kritische Anlagen | ? nicht beschrieben | ✓ Qualifikationsmanagement: nur freigegebene Mitarbeitende auf kritischen Anlagen, Prüfung bei manueller und automatischer Planung |
| Rufbereitschaft (Instandhaltung, Technik) als eigene Schichtart mit Lohnart | ✗ nicht dokumentiert | ✓ virtuelle Schichten, Zuschlag für aktive Einsätze |
| Zuschläge für Sonderdienste (Einspringen, Nacht, Feiertag) | ✓ „komplexe Zuschlagslogiken“ laut Hersteller | ✓ Schichtflaggen je Schicht, mit Lohnarten verknüpft, Zuschlag greift automatisch |
| Wunschplanung mit Antragszeiträumen und Limits je Schichtgruppe | ◐ Wunschzeiten und Verfügbarkeiten im Plan sichtbar | ✓ Arbeits- und Freiwünsche, Wunsch-Limits, Wunsch-Statistik |
| Automatische Planung (KI) | ◐ kostenpflichtiges Add-on mit sieben Planungstypen | ◐ KI-Dienstplanung als kostenpflichtiges Zusatzmodul: berücksichtigt Qualifikationen, Verfügbarkeiten, Arbeitszeitlimits, Wünsche und Ruhezeiten; Ergebnis als prüfbarer Entwurf |
| Regelprüfung ArbZG | ✓ Warnungen nach ArbZG und JArbSchG; eigene Regeln ab Professional | ✓ Ruhezeiten, Arbeitsstunden-Limit nach Opt-out-Regelung als harte Grenze |
| Zeiterfassung | ✓ Terminal oder Tablet, Browser; App ab Professional | ✓ Zeiterfassung mit Terminal und App: Web, Terminal mit RFID oder Fingerprint für Mitarbeitende ohne PC-Arbeitsplatz, App; automatischer und einschleifender Pausenabzug |
| Abwesenheiten und eAU | ✓ Anträge per App; eAU ab Professional | ✓ eigene Abwesenheitstypen, mehrstufige Genehmigung; eAU ab Premium |
| Lohnexport | ✓ 14 Schnittstellen, u. a. DATEV, Lexware, Addison, Agenda | ✓ Vorbereitende Lohnbuchhaltung mit DATEV-Schnittstelle: DATEV, SAP, Sage, Personio, Paisy u. a.; Lohn-Schnittstellen ohne Zusatzkosten |
| Lohnabrechnung als Service | ✓ eigenes Team, laut Hersteller 17.000 Abrechnungen pro Monat | ✗ nur Vorbereitende Lohnbuchhaltung |
| Digitale Personalakte | ✓ revisionssicher ab Starter; Vorlagen und E-Signatur als Add-on | ◐ Digitale Personalakte ab November 2026; Lohnabrechnungen aus DATEV automatisch zugeordnet; keine E-Signatur zum Start |
| Offene Schichten besetzen | ? nicht beschrieben | ✓ Schichtangebote per App mit Zusage, SmartAssign schlägt passende Mitarbeitende vor |
| Testphase | ✗ nur Live-Demo | ✓ Self-Onboarding im Starter-Paket |
| Referenzen Industrie, Logistik, Verkehr | ◐ Logistik-Erfolgsstory veröffentlicht; Industrie und Produktion nicht genannt | ✓ u. a. AKRO-PLASTIC, PPM High Purity Metals (24/7-Betrieb), Bodensee-Airport |
✓ vorhanden · ◐ teilweise oder kostenpflichtig · ✗ nicht vorhanden oder nicht dokumentiert · ? unklar.
„Nicht dokumentiert“ bedeutet: keine öffentliche Quelle gefunden, nicht zwingend „nicht vorhanden“.
Quellen: Herstellerseiten und Help Center beider Anbieter, OMR-Paketbeschreibungen, planerio.de/branchen/industrie, OMR Reviews ContentHub · Stand: Oktober 2026. „Nicht dokumentiert“ bedeutet: keine öffentliche Quelle gefunden, nicht zwingend „nicht vorhanden“.
Wechselschicht, Mindestbesetzung, Zuschläge: worauf es in Industrie und Logistik ankommt
Schichtplanung im 24/7-Betrieb: wie der Bodensee-Airport plant
Gepäckverladung rund um die Uhr, Check-in von sechs bis 22 Uhr, dazu Bodenverkehrsdienst, Luftaufsicht, Duty-Free-Shop und Verwaltung: Am Bodensee-Airport in Friedrichshafen arbeiten 160 Mitarbeitende in 20 Schichtgruppen, einige davon nach Flugplan, im Winter kommt das Enteisen der Maschinen hinzu. Seit Januar 2026 erstellt das Team die Dienstpläne mit der KI-Dienstplanung von Planerio. Die Abteilungen und Schichtleitungen planen heute selbst, die Personalabteilung gibt nur noch eingehende Anträge frei. Die Zeiterfassung läuft je nach Bereich über Terminal, Computer oder App, eine Schnittstelle übergibt die Daten an die Lohnabrechnung. Planerio setzte sich dabei gegen eine spezialisierte Flughafen-Software durch; vom Kick-off bis zum Go-live dauerte die Einführung rund sechs Monate. Die ganze Erfolgsstory des Bodensee-Airports auf OMR Reviews beschreibt den Weg im Detail.
„Die automatische Planung von Planerio bedeutet für uns vor allem jede Menge Zeitersparnis.“
Larissa Rössler, Vice President Human Resources, Bodensee-Airport
Tipp aus der Praxis: Legen Sie zuschlagsrelevante Sonderdienste wie kurzfristiges Einspringen oder Feiertagsarbeit als Schichtflaggen an und verknüpfen Sie jede Flagge mit einer Lohnart. Der Zuschlag greift dann automatisch, und die Lohnvorbereitung braucht keine Nacharbeit.
Mindestbesetzung an Linie, Lager und Anlage
In der Produktion entscheidet nicht der Umsatz über die Besetzung, sondern Liefertermin, Anlagenlauf und Qualifikation. Prognose und Bedarfscheck in Planerio zeigen, wie viele Köpfe Sie pro Linie und Schicht brauchen, der Schichtmonitor prüft die Auslastung in Echtzeit und markiert Unterbesetzung. Das Qualifikationsmanagement stellt sicher, dass nur freigegebene Mitarbeitende kritische Anlagen bedienen, und die Rahmendienstplanung setzt feste Schichtfolgen wie Früh, Spät und Nacht in belastbare Pläne um. Entsteht eine Lücke, schlägt SmartAssign passende Mitarbeitende vor, Schichtangebote holen Zusagen direkt aus der App. Der Wettbewerber leitet den Bedarf aus Kassenumsätzen ab, eine Logik, die an der Linie keine Entsprechung hat.
Zuschläge, Rufbereitschaft und Wunschplanung über mehrere Standorte
Nacht-, Sonntags- und Feiertagszuschläge laufen in Planerio über Lohnarten: Schichtflaggen markieren Sonderdienste, der Zuschlag wird automatisch berechnet und per Schnittstelle an DATEV, SAP oder Personio übergeben. Rufbereitschaft für Instandhaltung oder Technik ist eine eigene Schichtart, die nicht als volle Arbeitszeit zählt, aber mit einer Lohnart verknüpft und anteilig gewertet wird; wird aus der Bereitschaft ein Einsatz, greift ein Zuschlag auf die gestempelte Zeit. Für die Wunschplanung legen Sie Antragszeiträume und Wunsch-Limits je Schichtgruppe fest, die Wünsche-Übersicht zeigt, wie viele Wünsche je Person erfüllt wurden. Das macht die Verteilung über mehrere Werke oder Standorte nachvollziehbar, auch wenn die Automatische Planung den Entwurf erstellt. gastromatic nennt für sich „komplexe Zuschlagslogiken“; wie Rufbereitschaft und Besetzungsuntergrenzen abgebildet werden, ist öffentlich nicht dokumentiert.
Preise und Vertragsbedingungen
| gastromatic | Planerio | |
|---|---|---|
| Preismodell | Starter ab 69,50 €/Monat, Professional ab 99,50 €/Monat, Enterprise auf Anfrage; viele Add-ons | 5 Pakete von Starter bis Enterprise, pro Mitarbeitendem und Monat, ab 1,90 € |
| Digitale Personalakte | im Starter enthalten; Vorlagen und E-Signatur als Add-on | ab 11/2026, Preis auf Anfrage |
| Laufzeit | 1 oder 2 Jahre, Kündigungsfrist 3 bzw. 6 Monate | 12 Monate Mindestlaufzeit, monatliche Zahlweise |
| Test | keine Testversion, nur Live-Demo | Demo; Self-Onboarding im Starter-Paket |
| Support | Telefon und E-Mail auf Deutsch | Mo–Fr 8–17 Uhr per Telefon und E-Mail, KI-Assistentin Pia, Help Center |
Quellen: gastromatic.com/de/preise, OMR-Paketbeschreibungen · Stand: Oktober 2026. In den Reviews des Anbieters wird der Preis für kleine Betriebe und die Add-on-Logik mehrfach kritisiert; bei Planerio sind die Lohn-Schnittstellen Teil des Abonnements.
Wann ist gastromatic die bessere Wahl?
gastromatic ist die richtige Wahl, wenn Sie in Gastronomie, Hotellerie oder einer Bäckerei planen und der Personalbedarf tatsächlich am Umsatz hängt. Auch wer die Lohnabrechnung komplett auslagern möchte, findet bei gastromatic einen Service, den Planerio nicht anbietet: Planerio bereitet die Lohnbuchhaltung vor, die Abrechnung selbst läuft im angebundenen Lohnprogramm. Wer heute schon eine Digitale Personalakte mit E-Signatur braucht, ist bei gastromatic ebenfalls früher am Ziel. Und wer öffentliche Einstiegspreise bevorzugt, bekommt sie dort direkt auf der Website. Für Logistikbetriebe mit einfachen Schichtmodellen nennt der Anbieter zudem eine eigene Erfolgsstory.
Für Industrie-, Logistik- und Verkehrsbetriebe mit vielen Schichtgruppen, Mindestbesetzung je Linie, Qualifikationsvorgaben und tariflichen Zuschlägen ist Planerio das System, das diese Logik ohne Umwege abbildet.
Häufige Fragen zu gastromatic und Planerio
gastromatic nennt öffentliche Preise: Starter ab 69,50 Euro pro Monat, Professional ab 99,50 Euro pro Monat, Enterprise auf Anfrage. Die Bezugsgröße ist auf der Preisseite nicht eindeutig angegeben, viele Funktionen kosten als Add-on extra. Planerio rechnet pro Mitarbeitendem und Monat ab, ab 1,90 Euro.
gastromatic richtet sich laut Website an Gastronomie, Hotellerie, Bäckereien, Einzelhandel, Gesundheits- und Sozialwesen, Freizeit und Kultur sowie Logistik und hat eine Logistik-Erfolgsstory veröffentlicht. Industrie und Produktion werden nicht genannt. Nicht dokumentiert sind Besetzungsuntergrenzen je Linie, Qualifikationsfreigaben für Anlagen und Rufbereitschaft als eigene Schichtart.
Planerio ist die Alternative für Betriebe mit vielen Schichtgruppen: Bedarfscheck pro Linie, Schichtmonitor, Qualifikationsmanagement, Schichtflaggen für Zuschläge und KI-Dienstplanung sind Kernfunktionen. Der Bodensee-Airport plant damit 160 Mitarbeitende in 20 Schichtgruppen, Industriebetriebe wie AKRO-PLASTIC und PPM High Purity Metals arbeiten im 24/7-Betrieb damit.
Für einen Produktionsbetrieb zählen Mindestbesetzung je Linie und Schicht, Qualifikationen an der Anlage, Ruhezeiten zwischen Wechselschichten und tarifliche Zuschläge. Planerio prüft die Besetzung gegen Zielwerte, lässt nur freigegebene Mitarbeitende auf kritische Anlagen, hält das Arbeitsstunden-Limit als harte Grenze ein und exportiert Zuschläge als Lohnarten. Das Gastro-System leitet den Bedarf aus Umsätzen ab, was an der Linie nicht greift.
Ja. Planerio begleitet den Wechsel mit einem strukturierten Onboarding: Anforderungsaufnahme, Account-Set-up mit Mitarbeiterdaten, Schnittstellen zum Lohnprogramm und Go-live-Checkliste. Abwesenheiten lassen sich per Excel oder CSV importieren, im Starter-Paket ist ein Self-Onboarding möglich. In kleinen Betrieben ist die Einführung innerhalb von sieben Tagen möglich; je nach Komplexität, etwa bei vielen Schichtgruppen, Standorten und Schnittstellen, dauert sie länger. Am Bodensee-Airport dauerte die Einführung vom Kick-off bis zum Go-live rund sechs Monate, inklusive Abstimmung in allen Abteilungen.
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Hinweis zu diesem Vergleich: Dieser Beitrag ist vergleichende Werbung der Planerio GmbH. Alle Angaben zu gastromatic stammen aus öffentlich zugänglichen Quellen (Herstellerseite, Help Center, OMR Reviews, Capterra), Stand Oktober 2026, ohne Gewähr. Zwischen Planerio und dem genannten Anbieter besteht keine gesellschaftsrechtliche Verbindung. Angaben zum Arbeitszeitgesetz ersetzen keine Rechtsberatung.
Quellen: gastromatic.com (Startseite, Preise, Logistik, Automatischer Dienstplan, Lohnabrechnung, Digitale Personalakte, Dokumentenmanagement, Impressum), Abruf 06.10. und 14.10.2026 · Riverside-Pressemitteilung 2023 · OMR Reviews gastromatic und Planerio · OMR Reviews ContentHub: Erfolgsstory Bodensee-Airport (29.09.2026) · Capterra gastromatic · Apple App Store Planerio, Abruf 14.10.2026 · planerio.de/facts/ · planerio.de/branchen/industrie/ · planerio.de/branchen/logistik/ · planerio.de/funktionen/digitale-personalakte/ · Wissensdatenbank Planerio (Help Center), Stand 08/2026