Inhaltsverzeichnis
Kennzahlen
Kundenbeschreibung
Der DRK-Kreisverband Mönchengladbach hat rund 170 Mitarbeitende. In Krisenlagen waren es schon knapp 200, zum Beispiel während der Flüchtlingskrise 2016 und in der Corona-Zeit. Rund 70 arbeiten im Rettungsdienst, und die planen ihre Fahrten und Einsätze mit neun verschiedenen Fahrzeugen mit Planerio. Dazu kommen drei bis vier Personen aus der Geschäftsstelle, dort wird Planerio nur für die Arbeitszeitdokumentation genutzt. Der Rettungsdienst fährt neun Fahrzeuge: vier Rettungswagen, vier Krankenwagen und ein Sonderfahrzeug, jedes mit zwei Personen besetzt.
Zum Kreisverband gehört außerdem ein Gesundheitszentrum mit ambulantem Pflegedienst, Palliativversorgung, Demenzbetreuung, Hausnotruf und hauswirtschaftlichen Leistungen.
Steckbrief
- Einrichtung
- DRK-Kreisverband Mönchengladbach e. V.
- Sektor / Anwendungsbereich
- Sicherheit & Rettung, Rettungsdienst
- Region
- Mönchengladbach, Nordrhein-Westfalen
- Mitarbeitende im Plan
- rund 70 im Rettungsdienst, zusätzlich 3 bis 4 aus der Geschäftsstelle
- Schichtgruppen
- 9 Fahrzeuge, Dienstlängen 8, 12, 16 und 24 Stunden, je 2 Personen
- Planerio-Kunde seit
- Juni 2022
- Vorher im Einsatz
- Excel für Dienstplanung und Zeiterfassung, Zeiten auf Papier am Monatsende
- Genutzte Module
- Digitale Dienstplanung, Zeiterfassung & Zeitwirtschaft, Vorbereitende Lohnbuchhaltung, Mitarbeiter-App
- Schnittstellen
- Export der Lohndaten zu DATEV LODAS
- Ansprechperson
- Mike Boochs, Kreisgeschäftsführer
- Standorte
- 3 Rettungswachen
- Dauer bis Go-Live
- 3–4 Monate
Herausforderung
Ein Rettungswagen ließ sich in Excel planen, neun nicht mehr.
Der Kreisverband hat den Rettungsdienst mit einem einzigen Rettungswagen und fünf Mitarbeitenden begonnen. Dafür reichte eine Excel-Tabelle. Die Zuschläge einmal im Monat auszurechnen war Fleißarbeit, aber machbar. Die Mitarbeitenden gaben ihre Zeiten am Monatsende auf Zetteln ab, und jemand tippte sie in die Tabelle.
Mit neun Fahrzeugen ging das nicht mehr. Ein fixes Raster wie einen Drei-Schicht-Plan gibt es im Rettungsdienst nicht. Ein Fahrzeug läuft im 24-Stunden-Dienst, andere in 8-, 12- oder 16-Stunden-Diensten. Eine Dienstplan-Software muss sich für diesen Betrieb also erst einmal individuell konfigurieren lassen.
Dazu kommt die Besetzung. Auf jedem Fahrzeug sitzen zwei Personen, und beide brauchen bestimmte Qualifikationen: eine von ihnen mindestens den Führerschein, dazu je Fahrzeugtyp eine Qualifikation als RettungssanitäterIn, RettungsassistentIn oder NotfallsanitäterIn. NotfallsanitäterInnen dürfen 24-Stunden-Dienste fahren, arbeiten in einer 48-Stunden-Woche und haben ein höheres Opt-out, dürfen also darüber hinaus verplant werden. Für die 40-Stunden-Kräfte gilt beides nicht.
Jede Dienstlänge zieht dabei eigene Regeln nach sich: andere Ruhezeiten und freie Tage, andere Zuschläge, und bei den 24-Stunden-Diensten wird die Pause dem Gleitzeitkonto zugeschrieben, weil die Besatzung auf der Wache bleibt und die Pause oft nur wenige Minuten dauert.
Der Monatsabschluss war der zweite Engpass. Zwei Stunden gingen dafür weg, die Zuschläge für fünf Mitarbeitende aus den Zetteln zusammenzurechnen. Hochgerechnet auf 70 Mitarbeitende wären das ungefähr 22 Stunden! Danach folgten mehrere Runden, um die Übertragungsfehler zu finden. Und fragte eine Prüfung nach den Arbeitszeitkonten, musste jemand die Zahlen erst zusammensuchen.
„Irgendwann ging das nicht mehr, weil die Übersicht nicht da war. Sie haben Fehler drin, die Sie gar nicht sehen, weil es zu viele Daten sind.“
Lösung
Planerio war das einzige Tool, das für den DRK-Kreisverband Mönchengladbach als Lösung in Frage kam. Einen langwierigen Auswahlprozess gab es also nicht, der Kreisverband hat sich keine weiteren Systeme angesehen. Nach dem ersten Gespräch mit dem Planerio-Team stand der Entschluss für die Software fest. Überzeugt hat die Idee, die aufwendige Dienstplanung künftig vom Planerio-Algorithmus erstellen zu lassen statt von Hand, und das Angebot passte auch finanziell. Dazu kam, dass Mönchengladbach der erste Rettungsdienst im Planerio-Kundenkreis gewesen wäre. Mike Boochs sagt von sich, er teste gern.
Weil der Rettungsdienst mit seinen besonderen Regeln für Planerio neu war, hat das Unternehmen eine besonders erfahrene Onboarderin auf das Projekt gesetzt. Den Unterschied machte auch der Kunde selbst. Mike Boochs hat sich von Anfang an in Planerio eingearbeitet, in die Möglichkeiten, die die KI-Dienstplanung bietet, und so konnte viel gemeinsam entwickelt werden.
„Ich war nach dem ersten Gespräch mit Planerio von der Idee der KI angetan.“
Mike Boochs, Kreisgeschäftsführer, DRK-Kreisverband Mönchengladbach
Was eine Dienstplan-Software im Rettungsdienst leisten muss
Die Planung läuft gegen hinterlegte Regeln. Fahrzeugbedarf, Dienstlänge, Qualifikation und Ruhezeit hängen voneinander ab, und wo etwas kollidiert, zeigt Planerio den Konflikt schon im Plan an, statt erst am Monatsende in der Abrechnung. Die Dienstpläne entstehen dadurch deutlich schneller und mit weniger Fehlern als in der Excel-Zeit, sagt Mike Boochs.
Im Account des Kreisverbands hängt daran mehr als die reine Dienstlänge:
- Qualifikationen je Fahrzeugtyp, für beide Positionen einzeln hinterlegt: Führerschein plus die passende Rettungsqualifikation
- Unterschiedliche Dienstmodelle je Fahrzeug, von 8 bis 24 Stunden
- Wochenarbeitszeiten von 40 und 48 Stunden, dazu das höhere Opt-out der NotfallsanitäterInnen
- Ruhezeiten und freie Tage, die von der Länge des vorangehenden Dienstes abhängen
- Zuschläge und Lohnarten je Dienstart, inklusive der Pausenregel für die 24-Stunden-Dienste
Der Monatsabschluss dauert drei Stunden statt 22
Planerio rechnet die Zuschläge aus den erfassten Zeiten. Niemand muss sie mehr aus Zetteln rekonstruieren. Die aufbereiteten Lohndaten gehen anschließend an das externe Steuerbüro, das mit DATEV LODAS arbeitet.
Früher hieß Monatsabschluss: „Zwei Stunden für die fünf Mitarbeiter mit Zuschlägen ausrechnen.“ Und heute: „Für die 70 Mitarbeiter drei Stunden, dann bin ich durch.“
Mike Boochs, Kreisgeschäftsführer, DRK-Kreisverband Mönchengladbach
Zeiten entstehen vor Ort statt am Monatsende
Die Mitarbeitenden stempeln direkt vor Ort ein. Terminals gibt es beim Kreisverband nicht, die Zeiterfassung läuft komplett über die Mitarbeiter-App. Die Besatzungen gehen morgens direkt an ihr Fahrzeug, loggen sich in der App ein und fahren los. Der Umweg über die Zentrale entfällt. Zwischen Dienst und Dokumentation liegt damit kein Zeitversatz mehr.
Kommt eine Revisionsprüfung, wird in der Regel die Monatsübersicht angefordert. Arbeitszeit, Lohnart, Pausenabzug, Resturlaub und Krankheitstage stehen dort zusammen, und die Geschäftsstelle ruft sie in Planerio direkt auf, statt Zahlen zusammenzusuchen. Ausgelöst werden solche Prüfungen von außen, üblicherweise im Abstand von einem bis zwei Jahren.
Dienst- und Freiwünsche in der App helfen auch bei der Personalgewinnung
In der Mitarbeiter-App reichen die rund 70 Mitarbeitenden Urlaubsanträge, kurzfristige Ausfälle, zum Beispiel durch Krankheit, und ihre Freiwünsche selbst ein, und ausdrücklich auch Arbeitswünsche. Der Nutzen von Planerio zeigte sich schon vor dem ersten Dienst. NotfallsanitäterInnen sind im Kreisverband Mangelware, und im Bewerbungsgespräch ist die Möglichkeit, Dienste mitzugestalten, ein Argument, das Bewerbende von anderen Arbeitgebern offenbar nicht kennen.
„Im Bewerbungsgespräch, wenn wir sagen: Ihr könnt eure Urlaubsanträge in der App eingeben, eure Freiwünsche, aber auch die Arbeitswünsche, dann sind die Bewerber überrascht, das kennen sie sonst gar nicht.“
Mike Boochs, Kreisgeschäftsführer, DRK-Kreisverband Mönchengladbach
Was der Plan (noch) nicht automatisch löst
Die KI-Planungsfunktion von Planerio deckt in Mönchengladbach nach Einschätzung von Mike Boochs etwa 70 Prozent des Dienstplans ab. Für die restlichen Dienste feilen die Kollegen nach eigener Angabe fünf bis sechs Stunden pro Monat am Plan. Das liegt an der speziellen Kombination aus Qualifikationen, Führerscheinklassen und Dienstlängen, daher ließ sich der Plan nicht vollständig automatisieren. Die Regeln so weit nachzuziehen, dass die Automatik sie trifft, würde sehr viel Zeit kosten, teilweise geht es dabei um Nuancen. Der Kreisverband hat deshalb entschieden, die Feinjustierung nicht weiter zu treiben und die letzten Dienste von Hand zu setzen.
„Ich glaube, dass der Fortschritt der Technik uns in den nächsten zwei, drei Jahren noch mal einen Schritt voranbringt.“
Mike Boochs, Kreisgeschäftsführer, DRK-Kreisverband Mönchengladbach
Ergebnis
- Die vorbereitende Lohnbuchhaltung (Monatsabschluss) dauert dank Planerio nur noch drei Stunden für rund 70 Mitarbeitende.
- Aus einem Fahrzeug sind neun geworden, aus fünf Mitarbeitenden im Plan rund 70. Die Planungsorganisation ist dieselbe geblieben.
- Die Zeiterfassung läuft ohne Terminals: rund 70 Mitarbeitende stempeln über die App oder direkt am Fahrzeug ein.
- Arbeitszeitkonten sind jederzeit einsehbar, statt am Monatsende rekonstruiert zu werden. Wünsche und Anträge laufen über die Mitarbeiter-App.
Über 4.000 Standorte organisieren ihre Dienstplanung mit Planerio.
