Stundenabrechnung

Definition: Stundenabrechnung

Die Stundenabrechnung ist ein Verfahren zur Dokumentation der Arbeitsstunden eines Mitarbeiters. Arbeitnehmer können ihre Arbeitszeit entweder über digitale Zeiterfassungssysteme oder klassische Stundenzettel erfassen. Digitale Zeiterfassungssysteme bieten hohe Effizienz und Datensicherheit, während Stundenzettel-Vorlagen besonders für kleine Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern eine praktikable Alternative darstellen können.

Die Stundenabrechnung erfüllt zwei Hauptziele:

1. Die Unternehmensinterne Personalabteilung oder externe Personalbüros nutzen die Stundenabrechnungen als Grundlage für die monatliche Lohnabrechnung der Mitarbeiter.
2. Stundenabrechnungen dienen der betriebswirtschaftlichen Analyse und Planung von Unternehmen.

Die gesetzlichen Grundlagen für Stundenabrechnungen in Deutschland beinhalten Regelungen zur maximalen Arbeitszeit. Gemäß deutschem Arbeitsrecht dürfen Arbeitnehmer täglich höchstens acht Stunden arbeiten und maximal zwei Überstunden leisten. Unter Berücksichtigung einer Sechstagewoche ergibt sich daraus eine maximale reguläre Wochenarbeitszeit von 48 Stunden bzw. 60 Stunden inklusive Überstunden.

Das deutsche Arbeitsrecht legt ebenfalls fest, dass Überstunden innerhalb von sechs Monaten abgebaut werden müssen. Pausen während der Arbeitszeit sind ebenfalls gesetzlich geregelt: Bei einer Arbeitszeit von mehr als sechs Stunden müssen mindestens 30 Minuten Pausen gemacht werden, bei mehr als neun Stunden Arbeitszeit beträgt die vorgeschriebene Pausenzeit 45 Minuten.

Stundenabrechnung in der Praxis

Nach einem Urteil des Europäischen Gerichtshofs aus dem Jahr 2019 sind alle Arbeitgeber in der Europäischen Union verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter vollständig zu erfassen. Diese Pflicht gilt nicht nur für Überstunden, sondern umfasst sämtliche Arbeitszeiten. Um eine genaue Stundenabrechnung sicherzustellen, können Arbeitgeber verschiedene Arten der Stundenerfassung einsetzen, die nicht nur den Beginn und das Ende der Arbeitszeit, sondern auch Pausen zwischen den Arbeitsphasen erfassen müssen.

Die Stundenabrechnung kann mittels manueller oder automatischer Systeme erfolgen. In der digitalen Ära setzen Unternehmen fast ausschließlich auf digitale Zeiterfassungssysteme. Diese Systeme funktionieren über Computer oder Smartphones, wobei Mitarbeiter sich lediglich in das System ein- und ausloggen müssen. Das digitale System ähnelt einer Stechuhr und erfasst die Arbeitszeiten sekundengenau. Dadurch haben Arbeitgeber und Arbeitnehmer stets einen präzisen Überblick über die geleisteten Arbeitsstunden.

In Zeiten von Homeoffice und Projektarbeit ist eine digitale Zeiterfassung unerlässlich für die rechtskonforme Arbeitszeitdokumentation. Mitarbeiter müssen auch außerhalb des Unternehmensstandorts, wie im Homeoffice oder in Co-Working Spaces, die Vorgaben des deutschen Arbeitsrechts einhalten. In der Projektarbeit ermöglicht die digitale Zeiterfassung zudem eine exakte Zuordnung der Arbeitsstunden zu bestimmten Projekten.