Reisekostenabrechnung

Definition: Reisekostenabrechnung

Die Ausgaben, die während Dienstreisen und externer Termine entstehen, werden in der Reisekostenabrechnung aufgeführt und spielen eine bedeutende Rolle in der Planung der Personalkosten.

Zu den Reisekosten zählen typischerweise Fahrtkosten, Unterkunftskosten, Nebenkosten sowie zusätzliche Ausgaben für Verpflegung. Oft wird der Begriff “Spesenabrechnung” synonym zur Dienstreiseabrechnung verwendet.

Reisekostenabrechnung im Unternehmen

Die Abrechnung der Reisekosten ist ein effektives Instrument sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer, um Betriebsausgaben genau zu erfassen. Es ist entscheidend, sämtliche Kosten zu dokumentieren und in die Abrechnung einzubeziehen. Dazu gehören sowohl Kosten, die das Unternehmen direkt über Tagesgelder, Pauschalen oder gegen Vorlage von Belegen erstattet, als auch solche, die durch Vorschusszahlungen an den Mitarbeiter oder Reisenden entstehen.

Es ist wichtig, die aktuellen Lohnsteuerrichtlinien zu beachten, da diese festlegen, welche Reisekosten steuerfrei erstattet werden können. Basierend auf einer korrekten Dienstreiseabrechnung können Mitarbeiter die nicht erstatteten Reisekosten in ihrer Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen.

Reisekostenabrechnung in der Praxis

Formale Anforderungen und Software

Unternehmen sind nicht gesetzlich verpflichtet, spezifische formale Standards für die Reisekostenabrechnung einzuhalten. Theoretisch können sie diese manuell oder mithilfe einer Excel-Vorlage erstellen. Wichtig ist dabei die Vollständigkeit, um alle Unternehmensreisekosten ordnungsgemäß zu dokumentieren.

Abrechnung von Reisekosten

Arbeitgeber können einen Pauschalbetrag von 20,00 Euro steuerfrei für Übernachtungen im eigenen Heim ohne Einzelnachweis erstatten. Diese Pauschale wird oft als steuerfreie Aufwandsentschädigung erwähnt, wird jedoch in der Regel von den Finanzbehörden nur unter bestimmten Bedingungen anerkannt, beispielsweise nicht für Übernachtungen im Fahrzeug. Es ist wichtig zu beachten, dass tatsächlich angefallene Kosten nicht damit in einer Rechnung gemischt werden dürfen. Für die steuerliche Absetzbarkeit der Übernachtungskosten eines reisenden Unternehmers sind nur die tatsächlich entstandenen Übernachtungskosten maßgeblich.

Kilometerabrechnung bei der Reisekostenabrechnung

Die Berechnung eines fahrzeugspezifischen Kilometersatzes erfordert die Dokumentation der während einer Dienstreise zurückgelegten Kilometer, beispielsweise im Fahrtenbuch oder der Reiseabrechnung. Der fahrzeugspezifische Kilometersatz wird durch den Einzelnachweis der tatsächlichen Kosten über einen Zeitraum von 12 Monaten ermittelt und kann auch in den folgenden Jahren angewendet werden.

Erstattung von Reisekosten und Verpflegung

Erstattungsfähige Nebenkosten umfassen eine Vielzahl von Ausgaben, die im Zusammenhang mit einer Dienstreise entstehen können, wie zum Beispiel Mautgebühren, Gebühren für beruflich veranlasste Telefonate oder Umbuchungskosten. Deshalb wird auch der Verpflegungsmehraufwand in der Abrechnung berücksichtigt. Dieser ist etwas komplex und gliedert sich grob in nationale und internationale Verpflegungspauschalen. Da die Verpflegungskosten auf Dienstreisen höher sind, haben Geschäftsreisende die Möglichkeit, bei Reisen innerhalb Deutschlands bis zu 24 Euro pro Tag zu erhalten. Bei Dienstreisen ins Ausland variieren die Pauschalen je nach Zielland und sind in der Regel höher als bei Inlandsreisen, wenn die Lebenshaltungskosten im Zielland höher sind als in Deutschland.