Lohnbuchhaltung
Definition Lohnbuchhaltung
Die Lohnbuchhaltung ist ein Bestandteil der Finanzbuchhaltung eines Unternehmens und konzentriert sich auf die Abrechnung der Löhne und Gehälter sowie die ordnungsgemäße Buchführung sämtlicher damit verbundener Geschäftsvorgänge. Zu ihren Aufgaben gehören:
- Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen für die Mitarbeiter
- Führung der Jahreslohnkonten
- Anlage und Pflege von Personenstammdaten
- Durchführung der gesetzlich vorgeschriebenen An- und Abmeldungen der Angestellten
- Erstellung der Beitragsmeldungen an die Krankenkassen
- Berechnung, Meldung und Abführung der Lohnsteuer an das zuständige Finanzamt
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Lohnbuchhaltung in der Praxis
Die praktische Umsetzung der Lohnbuchhaltung in einem Unternehmen stellt aufgrund der umfassenden arbeitsrechtlichen Bestimmungen und der stetig wechselnden steuerlichen Anforderungen eine besondere Herausforderung dar. Die Vielfalt der Regelungen der deutschen Sozialversicherung mit verschiedenen Krankenkassen und Berufsgenossenschaften trägt zusätzlich zur Komplexität bei. Aspekte wie Minijob-Regelungen, Mutterschutz, Erziehungsgeld, Altersteilzeit und Arbeitszeitkonten erfordern ständige Weiterbildung, um auf dem aktuellsten Stand zu bleiben.
In vielen Unternehmen beginnt die Lohnbuchhaltung bereits mit dem Abschluss von Arbeitsverträgen. Lohnbuchhalter agieren oft als Berater, indem sie Stellenbeschreibungen, Gehaltsniveaus und einzelne arbeitsvertragliche Details empfehlen. Bei der Pflege der Personalakten werden wichtige Vereinbarungen erfasst und alle späteren Änderungen dokumentiert, wobei der Datenschutz eine entscheidende Rolle spielt. Die genaue Erfassung und Auswertung der Arbeitszeiten der Angestellten ist eine grundlegende Aufgabe, die die Basis für die Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen bildet. Moderne Zeiterfassungssysteme werden heute häufig für diesen Zweck genutzt. Die Verwaltung flexibler Arbeitszeitkonten sowie die Überwachung von Überstunden und Urlaubstagen sind ebenfalls wesentliche Aufgaben.
Viele Unternehmen lagern das Erstellen der Gehalts- und Lohnabrechnungen an ihre Steuerberater aus, die über speziell geschulte Mitarbeiter für diesen Bereich verfügen. Mithilfe geeigneter Software führen sie kosteneffizient Abrechnungen für zahlreiche Mandanten durch. Dabei ermitteln sie Bruttogehälter, Bonifikationen, Arbeitgeberzuschüsse, Schicht- und Mehrarbeitszuschläge, Urlaubs- und Weihnachtsgelder, sowie geldwerte Vorteile wie die Nutzung eines firmeneigenen PKW. Zudem berücksichtigen sie die monatlichen Krankenkassenbeiträge, Beiträge zur Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung sowie die Lohnsteuer. Die berechneten Beträge werden dem Unternehmen in Form von Überweisungsaufträgen oder Dateien zur Verfügung gestellt, einschließlich lohnrelevanter Buchungen für die Finanzbuchhaltung.