Entgeltbescheinigung

Definition: Entgeltbescheinigung

Eine Entgeltbescheinigung ist eine spezielle Abrechnung der Vergütung, die zu Zwecken der Sozialversicherung erstellt wird. Ihr Hauptzweck besteht darin, die Sozialversicherungsträger über die erfolgten Zahlungen zu informieren, um die entsprechenden Sozialversicherungsbeiträge zu berechnen. Die Verpflichtung zur Ausstellung dieser Bescheinigung ist im Paragraph 108 Absatz 3 Satz 1 der Gewerbeordnung verankert. Seit dem 1. Juli 2013 sind die Inhalte und Verfahren für die Entgeltbescheinigung in der Entgeltbescheinigungsverordnung festgelegt. Diese Vorschrift schreibt vor, dass eine ordnungsgemäß erstellte Entgeltbescheinigung folgende Informationen zwingend enthalten muss:

• Name und Anschrift des Arbeitgebers
• Name und Anschrift des Arbeitnehmers
• Geburtsdatum und Versicherungsnummer des Arbeitnehmers
• Datum des Beginns der Beschäftigung
• Datum der Beendigung der Beschäftigung (falls zutreffend)
• Abrechnungszeitraum
• Anzahl der enthaltenen Steuer- und Sozialversicherungstage
• Lohnsteuerklasse des Arbeitnehmers
• Einzugsstelle für den Gesamtsozialversicherungsbeitrag
• Steueridentifikationsnummer und Steuerfreibetrag

Entgeltbescheinigung in der Praxis

In Deutschland ist jeder Unternehmer gesetzlich verpflichtet, seinen Mitarbeitern eine verständliche Abrechnung in schriftlicher Form zuzustellen, die klare Informationen über die Zusammensetzung des Arbeitsentgelts liefert. Diese Verpflichtung entfällt nur, wenn sich die Angaben in der Entgeltbescheinigung im Vergleich zur letzten regulären Abrechnung nicht geändert haben. Alle Beträge in der Entgeltbescheinigung müssen in Euro angegeben werden, einschließlich des Arbeitsentgelts, des Auszahlungsbetrags und der gesetzlichen Abzüge wie Steuern und Sozialversicherungsbeiträge.

Neben den obligatorischen Angaben müssen auch weitere optionale Informationen gemacht werden. Dazu gehören beispielsweise Angaben darüber, ob der Mitarbeiter aufgrund von Kinderlosigkeit einen Beitragszuschlag leisten muss oder ob es sich um eine Beschäftigung in der Gleitzone handelt. Gegebenenfalls muss auch angegeben werden, ob der Arbeitnehmer mehrere Beschäftigungen hat.

Die Entgeltbescheinigung muss einige Informationen aus der Lohnabrechnung enthalten. Dazu gehören die Bezeichnung und der Betrag aller Tätigkeiten, die für die Berechnung der Beiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung relevant sind. Der Saldo dieser Bezüge muss sowohl als steuerpflichtiges Arbeitsentgelt als auch als Gesamtbruttoentgelt aufgeführt werden.

In der Praxis hat sich insbesondere bei großen Unternehmen etabliert, dass Mitarbeiter ihre Entgeltbescheinigungen über ein Employee Self Service (ESS) System anzeigen und ausdrucken können.