Dienstreise

Definition: Was wird unter einer Dienstreise verstanden?

Eine Dienstreise bezeichnet eine Reisetätigkeit, die aufgrund beruflicher Notwendigkeiten erfolgt und es den Arbeitnehmern ermöglicht, ihre Arbeitsleistung außerhalb der regulären Arbeitsstätte zu erbringen.

Beruflich bedingte Auswärtstätigkeiten können unterschiedliche Zwecke haben und verschiedene Formen annehmen. Dazu zählen beispielsweise:

• Außendienst- und Kundengespräche
• Seminare
• Kongresse
• Messebesuche
• Montagearbeiten an variierenden Orten (Einsatzwechseltätigkeiten)
• Besuche anderer Unternehmensstandorte
• Abordnungen zu anderen Unternehmen

Arbeitsrecht und Arbeitszeit

In der Regel sollte eine Dienstreise vor Reiseantritt durch das Einreichen eines Antrags beim Vorgesetzten angemeldet werden. In einigen Fällen kann der Vorgesetzte auch die Dienstreise anordnen. Ausnahmsweise können Arbeitnehmer die Genehmigung für ihre Dienstreise auch nach Beendigung der Reisetätigkeit einholen.

Die Verpflichtung zur Durchführung von Dienstreisen ergibt sich, wenn diese im Arbeitsvertrag, in Betriebsvereinbarungen oder Tarifverträgen festgeschrieben sind. Arbeitgeber und Arbeitnehmer können dies auch im Arbeitsvertrag vereinbaren, obwohl eine ausdrückliche Regelung nicht zwingend erforderlich ist. In vielen Fällen gehören Dienstreisen zur geschuldeten Arbeitsleistung von Monteuren oder Außendienstmitarbeitern und sind somit Bestandteil des Arbeitsvertrags.

Die Frage, ob die Reisezeit als Arbeitszeit gilt, hängt davon ab, ob die Reisetätigkeit während der regulären Arbeitszeit erfolgt. Die zulässige tägliche Arbeitszeit während einer Dienstreise wird durch das Arbeitsrecht geregelt, wobei in Deutschland die maximale tägliche Arbeitszeit in der Regel acht Stunden beträgt, exklusive Pausen und Ruhezeiten. Wenn die Reisezeit innerhalb der regulären Arbeitszeit liegt, wird sie als normale Arbeitszeit betrachtet, unabhängig davon, ob der Arbeitnehmer während dieser Zeit tatsächlich arbeitet.

Die Dienstreise beginnt, wenn der Arbeitnehmer vom Unternehmen oder seinem Wohnort aufbricht. Bei der Rückkehr endet die Dienstreise, sobald der Arbeitnehmer am Unternehmensstandort oder seinem Wohnort ankommt. Die Dauer einer Dienstreise hängt von der Art des Termins, der Beschäftigung und der benötigten Reisezeit ab. Arbeitnehmer können mehrere Dienstreisen an einem Tag durchführen, wobei die Abwesenheitszeiten zusammengezählt werden können. Arbeitgeber dürfen erwarten, dass Arbeitnehmer mehrere Dienstreisen an einem Tag unternehmen, und für ab einer Arbeitszeit von acht Stunden erhalten die Dienstreisenden eine gesetzlich vorgeschriebene Verpflegungspauschale als Entschädigung.

Kosten einer Dienstreise

Bei einer Dienstreise können verschiedene Kostenpunkte entstehen, darunter:

• An- und Abreise
• Verpflegungsmehraufwand (Zusatzkosten für die Verpflegung)
• Übernachtung
• Reisenebenkosten, wie Mautgebühren, Telefonkosten, Kosten für den öffentlichen Nahverkehr und Parkgebühren

Arbeitgeber sind dazu verpflichtet, bestimmte Kosten, wie beispielsweise Kilometergeld und Übernachtungskosten, zu erstatten. Falls im Arbeitsvertrag eine pauschale Vergütung für Dienstreisen festgelegt ist, erhält der Arbeitnehmer feste Tages- und Nächtigungsgelder. Wenn es keine solche Vereinbarung gibt, muss der Arbeitgeber die tatsächlichen Kosten erstatten.

Die Abrechnung von Dienstreisen erfolgt nicht nach einheitlichen formalen Vorgaben, aber die Verwendung von Abrechnungsvordrucken kann die Prüfung durch die Buchhaltung erleichtern. Arbeitnehmer sollten ihre Dienstreise sorgfältig dokumentieren und alle Belege aufbewahren. Dies ist besonders wichtig, wenn der Arbeitnehmer die Reisekosten in der Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen möchte. In diesem Fall muss der Arbeitnehmer die beruflichen Gründe für die Auswärtstätigkeit, die Reisedauer und den Reiseweg glaubhaft machen und anhand geeigneter Unterlagen, wie Hotelrechnungen und Tankquittungen, nachweisen können.

Die Kilometerpauschale bei Dienstreisen beträgt 0,30 Euro pro gefahrenem Kilometer, wenn ein privates Fahrzeug für die Dienstreise genutzt wird.