Arbeitszeitdokumentation

Definition der Arbeitszeitdokumentation

Die Arbeitszeitdokumentation bezieht sich konkret auf die Aufzeichnung der täglichen Arbeitszeit aller Mitarbeiter eines Unternehmens. Dabei umfasst die Arbeitszeit den Zeitraum, innerhalb dessen der Arbeitnehmer die vertraglich festgelegten Leistungen erbringt. Die Dokumentation der Arbeitszeit hat zum Ziel, eine vertrauensvolle Unternehmenskultur zu fördern und potenziellem Arbeitszeitbetrug präventiv entgegenzuwirken.

Möglichkeiten der Arbeitszeitdokumentation

Um die Arbeitszeitdokumentation möglichst unkompliziert zu gestalten, existieren verschiedene Ansätze. Neben den traditionellen analogen Methoden wie dem Stundenzettel gibt es Alternativen wie den digitalen Stundenzettel oder das digitale Stundenkonto. Die Wahl zwischen einer technischen Lösung und manuellen Aufzeichnungen per Hand bringt verschiedene Vor- und Nachteile mit sich. Systeme, die spezielle Hardware erfordern, sind kostenaufwendiger, bieten jedoch mehr Komfort bei der Anwendung. Unabhängig von der gewählten Methode ist die Zeiterfassung für jeden Betrieb aus folgenden Gründen von Interesse:

• Einhaltung der arbeitsrechtlichen Vorgaben
• Einfache Verwaltung von Überstunden, Abwesenheiten und Urlaub
• Vereinfachung der Entgeltabrechnung
• Kostenersparnis

Verantwortlichkeit für die Dokumentation der täglichen Arbeitszeit

Bis vor Kurzem war die Pflicht zur Arbeitszeitdokumentation nur eingeschränkt gegeben. Das Arbeitszeitgesetz verlangte vom Arbeitgeber lediglich die Aufzeichnung von Überstunden und Feiertagsarbeit. Dennoch sollten alle Unternehmen eine umfassende Dokumentation bevorzugen, um Lohnansprüche zweifelsfrei belegen zu können, insbesondere im Falle rechtlicher Auseinandersetzungen.

Folgen einer unvollständigen Arbeitszeitdokumentation

Seit dem Beschluss des Europäischen Gerichtshofs im Mai 2019 sind Arbeitgeber nun dazu verpflichtet, die gesamte Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter zu erfassen. Das verwendete System muss objektiv, zuverlässig und leicht zugänglich sein. Das Arbeitsgericht Emden war das erste deutsche Gericht, das sich mit diesem EuGH-Urteil befasst hat. Dies soll zukünftig die Frage klären: “Wer muss die Arbeitszeit dokumentieren?” Das Gericht bestätigte die Gültigkeit des Beschlusses und entschied, dass Arbeitgeber unmittelbare Auswirkungen zu erwarten haben. Ein Arbeitgeber kann bei Klagen von Mitarbeitern auf Vergütung von Überstunden nur dann der sekundären Beweislast nachkommen, wenn er der Arbeitszeitdokumentation nachgekommen ist.