Zeitwirtschaft

Definition: Zeitwirtschaft

Im Personalwesen bezieht sich die Zeitwirtschaft auf Maßnahmen zur Erfassung, Bewertung und Verwaltung arbeitsbezogener Zeitdaten der Mitarbeiter. Sie umfasst die Termin- und Kapazitätsplanung, die oft synonym verwendet werden. Ziel ist es, die Start- und Endtermine sowie alle zur Durchführung der Arbeitsgänge notwendigen Termine festzulegen. Dabei werden die Auftragsfristen und die verfügbaren Kapazitäten des Unternehmens berücksichtigt.

Prozess der Zeitwirtschaft

Die Zeitwirtschaft erfolgt in drei wesentlichen Schritten:

1. Kapazitätsplanung: Bestimmung der notwendigen Ressourcen zur Erfüllung der Aufträge.
2. Kapazitätsabgleich: Abgleich der geplanten Kapazitäten mit den tatsächlichen Ressourcen.
3. Durchlaufterminierung: Festlegung der zeitlichen Abfolge der Arbeitsgänge.

Besonders in produzierenden Unternehmen ist die Zeitwirtschaft wichtig, um eine optimale Auslastung der Kapazitäten und ein effizientes Zeitmanagement zu gewährleisten. Dies hilft Führungskräften und Angestellten, Prioritäten besser einzuschätzen und die Betriebsergebnisse zu verbessern.

Zeitwirtschaftsdaten

Zeitwirtschaftsdaten umfassen alle im Unternehmen benötigten Zeitdaten, wie Arbeits- und Abwesenheitszeiten der Angestellten und die Zeit für einzelne Projekte. Diese Daten sind essenziell, um Start- und Endtermine von Fertigungsprozessen zu planen und zu kontrollieren.

Positive und Negative Zeitwirtschaft

• Positive Zeitwirtschaft: Erfasst alle Daten rund um die Arbeitszeit und verarbeitet diese für die weitere Nutzung im System.
• Negative Zeitwirtschaft: Bezieht sich auf Abweichungen vom Arbeitszeitplan (Soll-Plan) durch Ab- und Anwesenheiten, wie Fehlzeiten durch Urlaub, Krankheit oder Weiterbildungen. Fehlen Abweichungen, entspricht die Soll-Zeit der Ist-Zeit.

Zeiterfassung und Zeitwirtschaft

Die Zeiterfassung dient der Zeitwirtschaft, indem sie die Basisdaten erhebt, die für die Terminplanung notwendig sind. Dazu gehören die Arbeitszeiten der Mitarbeiter, die Bearbeitungszeiten von Produktionsschritten und die gesamten Durchlaufzeiten. Jeder erfasste Datensatz ist wichtig für die Planung.

Durchlaufzeit

Die Durchlaufzeit bezeichnet die Zeitspanne von der Auftragserteilung bis zur Fertigstellung eines Auftrags oder Projekts. Diese Daten sind notwendig, um realistische Sollvorgaben festzulegen und werden mittels eines Zeiterfassungssystems ermittelt, das die Arbeits- und Projektzeiten genau erfasst.

Ziele, Aufgaben und Methoden der Zeitwirtschaft

Ziele der Zeitwirtschaft

Das übergeordnete Ziel der Zeitwirtschaft ist die Steigerung der Produktivität und Wirtschaftlichkeit im Unternehmen. Sie dient dazu, Projekte realistisch zu terminieren und sowohl Ressourcen als auch Humankapital optimal zu nutzen, ohne Unter- oder Überlastungen zu verursachen. Dadurch wird eine hohe Wirtschaftlichkeit erreicht.

Aufgaben der Zeitwirtschaft

Die Hauptaufgaben der Zeitwirtschaft, insbesondere in produzierenden Betrieben, umfassen:

1. Kapazitätsplanung: Bestimmung der notwendigen Ressourcen zur Erfüllung von Aufträgen.
2. Kapazitätsabgleich: Vergleich der geplanten Kapazitäten mit den tatsächlichen Ressourcen.
3. Durchlaufterminierung: Festlegung der zeitlichen Abfolge der Arbeitsgänge.

Eine zentrale Aufgabe der Zeitwirtschaft ist die Erstellung exakter und realitätsnaher Terminpläne für Projekte und Fertigungsabläufe. Hierfür werden zunächst Sollwerte, wie die Durchlaufzeit, definiert, basierend auf bisherigen Erfahrungen und Aufzeichnungen.

Anschließend werden die Ist-Werte erfasst und analysiert. Weichen diese von den Soll-Werten ab, werden neue Vorgaben und Maßnahmen festgelegt, um die Terminplanung dennoch einzuhalten. Diese Maßnahmen werden im nächsten Schritt umgesetzt und überprüft.

Methoden der Zeitwirtschaft

Die Zeitwirtschaft analysiert firmeninterne Abläufe hinsichtlich der Zeit und Dauer einzelner Projekte. Dabei werden Aufgaben und Projekte sowie deren Start-, End- und Zwischenpunkte (Durchlaufzeit) untersucht, um zu verstehen, wie viel Zeit Mitarbeiter für ein Projekt oder einen Kunden benötigen.

Vorgehensweise

1. Vergleich mit vergangenen Projekten:
   • Vergangene Projekte und Erfahrungswerte dienen als Anhaltspunkte für die Länge zukünftiger Aufträge.
   • Jedes neue Projekt erhält Soll-Werte, die mit Ist-Werten verglichen werden. Bei Abweichungen können sofort Maßnahmen eingeleitet werden, und das Angebot für die Zukunft kann entsprechend angepasst werden.
2. Zeiterfassung:
   • Häufigste Methode zur Datenerhebung ist die Zeiterfassung, zum Beispiel durch eine Stempeluhr-App oder Zeiterfassungs-App.
   • Mitarbeiter erfassen täglich ihre Arbeitszeit und ordnen sie den jeweiligen Aufgaben zu.

Nutzung der Daten

• Berichte und Analysen:
  • Führungskräfte erhalten Berichte über die Projektzeiterfassung, sehen die Anzahl der Überstunden und die An- und Abmeldezeiten der Mitarbeiter.
  • Diese Daten erleichtern die Erstellung optimierter Schichtpläne und die effektive Nutzung der vorhandenen Kapazitäten.

Erzeugung von Zeitdaten

Für eine erfolgreiche Zeitwirtschaft sind bestimmte Informationen notwendig, wie Arbeitszeiten der Mitarbeiter und bisherige Durchlaufzeiten. Diese Basisdaten ermöglichen realistische Sollvorgaben. Am komfortabelsten lassen sich Zeitdaten mittels digitaler Zeiterfassungssysteme erheben, die einfach zu bedienen sind.

Zeiterfassungssysteme

Vorteile eines Zeiterfassungssystems

• Automatische Erfassung und Dokumentation:
  • Zeiterfassungssysteme erfassen Arbeitszeiten und andere wichtige Zeitdaten automatisch.
  • Mitarbeiter und Führungskräfte können die Daten jederzeit abrufen und auswerten, was eine kontinuierliche Kontrolle der Ist-Zeiten und deren Vergleich mit den Soll-Zeiten ermöglicht.
• Transparenz und Effizienz:
  • Systeme für Zeitwirtschaft und Zeiterfassung entlasten das Personalwesen und sorgen für mehr Transparenz und Produktivität in der gesamten Belegschaft.
  • Arbeitszeiten können übersichtlich dargestellt und komplexe Arbeitszeitmodelle einfach erfasst werden, was den administrativen Aufwand reduziert.

Funktionsweise eines Zeiterfassungssystems

Ein Zeiterfassungssystem erfasst die Arbeitszeiten und Abwesenheiten der Mitarbeiter und dokumentiert diese in Zeitkonten. Mitarbeiter stempeln sich zu Beginn des Arbeitstages ein und geben an, welcher Aufgabe sie nachgehen. Diese Tätigkeitsbeschreibungen können im Laufe des Tages angepasst werden. Alle Einträge fließen in die Arbeitszeiterfassung und dienen später auch der Lohnabrechnung.

Berichte und Schnittstellen

• Berichte:
  • Führungskräfte haben jederzeit einen Überblick über die Projektzeiten und die Plus- und Minusstunden der Mitarbeiter.
  • Das System analysiert die Einträge und zeigt mit wenigen Klicks, welches Projekt wie viel Zeit in Anspruch genommen hat.
• Schnittstellen:
  • Zeitdaten können an andere Programme und Rechnungsanwendungen übermittelt werden.

Vorteile für Unternehmen

• Arbeitserleichterung:
  • Zeitwirtschaftssoftware erleichtert die Arbeit der Personalabteilung und reduziert den Aufwand für die Mitarbeiter, die keine Stundenzettel oder Excel-Listen mehr pflegen müssen.
• Cloudbasierte Systeme:
  • Cloudbasierte Systeme bringen geringe Installations- und Wartungskosten mit sich und sind besonders empfehlenswert.

Auswahl des richtigen Zeitwirtschaftssystems

Ein Zeitwirtschaftssystem sollte an den Bedürfnissen des Unternehmens ausgerichtet und anwenderorientiert, flexibel und intuitiv sein. Besonders geeignet sind Web- oder Mobile-Business-Anwendungen.

Anforderungen an ein System

• Verwaltung aller Arbeits- und Fehlzeiten
• Arbeitszeitauswertung gemäß betrieblicher, tariflicher und gesetzlicher Vereinbarungen
• Automatische Datenübermittlung an Rechnungsanwendungen wie das Lohn- und Gehaltsmodul
• Automatische Warnungen bei Überstunden oder Regelverstößen
• Rollen- und Berechtigungsmanagement innerhalb des Systems
• Rückrechnungs- und variantenfähige Datenaufbereitung