Workforce Management

Definition: Workforce Management

Workforce Management (WFM) ist ein umfassender Ansatz, der Unternehmen dabei unterstützt, ihre Mitarbeiter als wertvolle Ressource zu erkennen und optimal einzusetzen. Es zielt darauf ab, interne Prozesse zu standardisieren, Teams effizient zu koordinieren und das Arbeitsaufkommen effektiv zu managen.

WFM umfasst Maßnahmen im Personalwesen sowie im Leistungs- und Performance-Management und Controlling. Darüber hinaus strebt es Kostensenkungen an und will den Kundenservice verbessern. Dazu gehören auch Bereiche wie Human Ressource Management, Recruiting, Bedarfsprognosen, Budgetverteilung und HR Analytics.

Was ist Workforce Planning?

Workforce Planning ist der Prozess der Ausrichtung der operativen und strategischen Elemente einer Belegschaft an den Zielen der Organisation. Dies umfasst die Planung von Bedürfnissen der Mitarbeiter, einschließlich ihrer Qualifikationen, Schulungen und Zufriedenheit. Unternehmen nutzen Workforce Planning, um die Produktivität und Effizienz zu maximieren, Talente optimal zu verteilen und die Bedürfnisse jeder Abteilung zu berücksichtigen.

Wie unterscheiden sich Workforce Management und Personalplanung?

Workforce Management umfasst neben der Kapazitäts- und Personaleinsatzplanung auch weitere Prozesse, weshalb es nicht mit „Personalplanung“ gleichzusetzen ist. Oft werden die Begriffe jedoch fälschlicherweise als Synonyme verwendet.

Die Personalplanung ist ein wichtiger Bestandteil des mehrstufigen Workforce Managements. Sie legt die Grundlagen für die spätere Verteilung der Mitarbeiter gemäß ihrer Fähigkeiten und den Anforderungen des Unternehmens. Eine genaue Personalplanung ermöglicht präzisere Bedarfsprognosen und Kennzahlen.

Wie unterscheiden sich Personaleinsatzplanung und Workforce Management?

Die Personaleinsatzplanung ist Teil der Personalplanung und damit des übergeordneten Workforce Managements. Während die Kapazitätsplanung abstrakte Kapazitäten (z. B. Stundenanzahl) den Bedarfen im Unternehmen gegenüberstellt, werden in der Personaleinsatzplanung konkrete Mitarbeiter zugeordnet. Dabei wird auf die Passgenauigkeit von Qualifikationsprofilen und Arbeitsplatzanforderungen geachtet.

Personaleinsatzplanung als Instrument des Workforce Managements

Die Personaleinsatzplanung ermöglicht den bedarfsoptimierten Einsatz der Arbeitskräfte und vermeidet Personalüber- oder -unterbelegungen. Sie stützt damit die Grundgedanken des Workforce Managements: Bedarfsorientierung und Optimierungsdenken. Durch strategische Planung und präzise Prognosen über Arbeitsaufkommen und Personalbedarf wird eine Synchronisation von Arbeitszeiten und Arbeitsaufkommen erreicht. Dies führt zu einer besseren Abstimmung zwischen Personalbedarf und verfügbaren Kapazitäten.

Welche Relevanz hat Workforce Management in der modernen Arbeitswelt?

In der schnelllebigen Arbeitswelt von heute spielt Workforce Management (WFM) eine entscheidende Rolle, um sicherzustellen, dass die notwendigen Personalressourcen zur Erreichung der Unternehmensziele stets verfügbar sind. Dies bedeutet, dass Arbeitskräfte zur richtigen Zeit, am richtigen Ort, in der richtigen Anzahl und mit den passenden Qualifikationen bereitstehen müssen.

Bedeutung von Workforce Management

1. Anpassungsfähigkeit an Schwankungen: WFM ist besonders relevant bei Schwankungen in der Auftragslage, saisonalen Nachfragespitzen und dem Fachkräftemangel in vielen Branchen. Ein effektives WFM sorgt dafür, dass das Arbeitsaufkommen auf die Arbeitszeiten und Kapazitäten der Mitarbeiter abgestimmt ist. Dies verhindert Personalengpässe und die damit verbundenen Produktivitätseinbußen.
2. Ressourcenermittlung und -optimierung: Durch Personalbestandsanalysen kann WFM die Kapazitäten der Mitarbeiter ermitteln und Defizite aufdecken. Dies trägt entscheidend zur Wertschöpfung von Unternehmen bei, indem es sicherstellt, dass die verfügbaren Ressourcen optimal genutzt werden.

Einflussfelder von Workforce Management

1. Strategisches Instrument der Unternehmensführung: WFM ist ein strategisches Werkzeug, das die wertvolle Ressource „Mitarbeiter“ optimal einsetzt. Es ermöglicht Arbeitgebern, ihre Personalplanung langfristig am Bedarf auszurichten, was zu mehr Produktivität und Wettbewerbsfähigkeit führt. In unsicheren Märkten und einer sich wandelnden Arbeitswelt wird ein flexibler und agiler Personaleinsatz immer wichtiger.
2. Vorteile für Mitarbeiter: Mitarbeiter profitieren durch mehr Planungssicherheit und attraktivere Arbeitszeitgestaltung. Dies führt zu höherer Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung. Zudem steigert ein erfolgreich umgesetztes WFM die Attraktivität des Arbeitgebers, was wiederum die Rekrutierung und Bindung von Talenten erleichtert.

Welche Herausforderungen gibt es im Bereich Workforce Management?

Unsichere Märkte und Schwankungen

Eine der größten Herausforderungen im Workforce Management sind die unsicheren Märkte und die damit verbundenen Schwankungen in der Auftragslage und im Kundenaufkommen. Unternehmen müssen in der Lage sein, schnell und effizient auf Veränderungen in der Nachfrage zu reagieren.

Digitalisierung und Fachkräftemangel

Die fortschreitende Digitalisierung stellt Unternehmen vor große Aufgaben, insbesondere bei der Integration neuer Technologien und der Anpassung bestehender Prozesse. Der Fachkräftemangel verschärft die Situation zusätzlich, da es immer schwieriger wird, qualifizierte Mitarbeiter zu finden und zu halten.

Erwartungen junger Arbeitskräfte

Junge Arbeitskräfte stellen hohe Anforderungen an ihre Arbeitgeber, insbesondere in Bezug auf Arbeitszeitflexibilität, Work-Life-Balance und berufliche Entwicklungsmöglichkeiten. Unternehmen müssen innovative Lösungen finden, um diesen Erwartungen gerecht zu werden und talentierte Mitarbeiter zu binden.

Flexibilität statt starre Modelle

Starre Arbeitszeitmodelle und festgefahrene Prozesse in der Personalplanung sind kaum in der Lage, die genannten Herausforderungen zu bewältigen. Unternehmen benötigen ein hohes Maß an Flexibilität, um agil und bedarfsorientiert auf Veränderungen reagieren zu können. Hier kommt das Workforce Management ins Spiel, das dabei hilft, diese Flexibilität zu erreichen.

Was sind die Ziele von Workforce Management?

Optimale Nutzung des Personals

Das primäre Ziel des Workforce Managements ist es, das vorhandene Personal optimal einzusetzen und flexibel auf Bedarfsschwankungen reagieren zu können. Dies bedeutet, dass Kapazitäten und Arbeitsaufkommen bestmöglich synchronisiert werden müssen, um eine höhere Produktivität und Wirtschaftlichkeit zu erreichen.

Kosteneinsparungen

Durch eine passgenaue Einsatzplanung können Unternehmen Kosteneinsparungen erzielen. Indem sie den Personaleinsatz effizient planen, lassen sich Über- und Unterbesetzungen vermeiden, was zu einer besseren Ressourcennutzung führt.

Mitarbeiterzufriedenheit

Ein weiteres Ziel ist die Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit. Dies kann durch eine flexible und bedarfsorientierte Personalplanung erreicht werden, die den Bedürfnissen der Mitarbeiter gerecht wird und gleichzeitig die betrieblichen Anforderungen erfüllt.

Reduzierung von Verwaltungsaufgaben

Workforce Management zielt auch darauf ab, Verwaltungsaufgaben zu reduzieren. Durch den Einsatz moderner Technologien und automatisierter Prozesse können Unternehmen den administrativen Aufwand minimieren und die Effizienz steigern.

Zusammenfassung der Ziele

Zusammengefasst lassen sich die Ziele des Workforce Managements so beschreiben: Die richtigen Mitarbeiter sollen in der passenden Anzahl zur richtigen Zeit am richtigen Ort sein, um die für sie geeigneten Aufgaben mit den vorhandenen Arbeitsmitteln zu erledigen.

Wie genau funktioniert Workforce Management?

Workforce Management (WFM) kann durch verschiedene Modelle umgesetzt werden, folgt jedoch grundsätzlich diesen Schritten:

1. Analyse
   • Erfassen der relevanten Einflussgrößen, die den Personalbedarf auslösen (z.B. Anzahl der Anrufe im Call Center oder Kunden im Geschäft).
   • Bewertung der zeitlichen Verteilung und des Arbeitsaufwands für diese Aufgaben.
2. Personalbedarfsermittlung
   • Beantwortung der Fragen: Wie viele Mitarbeiter werden wann und wie lange benötigt? Wo werden sie gebraucht? Welche Qualifikationen müssen sie mitbringen?
3. Kapazitätsplanung/Personalstrukturanpassung
   • Festlegung der optimalen Personalstruktur für jedes Team oder jeden Bereich basierend auf den vorher gewonnenen Erkenntnissen.
   • Optimierung der bestehenden Struktur.
4. Personaleinsatzplanung
   • Quantitative Planung: Sicherstellung, dass Personalbedarf und zukünftiger Personalbestand übereinstimmen.
   • Qualitative Planung: Anpassung der Fähigkeiten der Mitarbeiter an die Aufgaben und Anforderungen, unter Berücksichtigung von zeitlichen und räumlichen Aspekten sowie saisonalen Spitzen.
5. Arbeitszeitmanagement
   • Gestaltung und Auswahl von Arbeitszeitmodellen, die die operativen Anforderungen und die Bedürfnisse der Mitarbeiter bestmöglich abdecken.
6. Zeitwirtschaft
   • Festlegung der Methoden zur Erfassung und Bewertung von Arbeits- und Fehlzeiten.
   • Nutzung eines Arbeitszeiterfassungssystems zur Dokumentation der Arbeitszeiten, Pausenzeiten und Abwesenheiten.
7. Controlling
   • Überprüfung, ob die Prognosen und Maßnahmen den gewünschten Erfolg gebracht haben.
   • Identifizierung von Optimierungsbedarf.

Dieser Prozess führt zu einem sich selbst optimierenden Kreislauf, in dem kontinuierlich Erkenntnisse gesammelt und die Planungsqualität verbessert werden.

Welchen Einfluss hat Workforce Management in Unternehmen?

Erfolgreiches Workforce Management ist entscheidend für die Fähigkeit eines Unternehmens, seine internen Prozesse zu optimieren. Dies hat langfristig folgende positive Auswirkungen:

• Verbesserter Kundenservice
• Höhere Mitarbeiterzufriedenheit und -engagement, was zu niedrigerer Fluktuation führt
• Erhöhte Planbarkeit und Effizienz, was zu niedrigeren Lohnkosten führt

Vorteile von gelungenem Workforce Management

• Agilität und Flexibilität durch moderne Arbeitszeitmodelle
• Kostensenkungen durch den Abbau von Personalüber- und -unterbesetzungen
• Reduzierung unproduktiver Arbeitszeiten durch Optimierung der Personalkapazitäten
• Effiziente Zeiterfassung und Einhaltung der Arbeitszeiten
• Fundierte Entscheidungen auf Grundlage einheitlicher Daten
• Niedrigere Mitarbeiterfluktuation und höhere Mitarbeitermotivation
• Höhere Kundenzufriedenheit und Steigerung der Arbeitgeberattraktivität
• Höhere Produktivität

Für welche Unternehmen eignet sich eine Workforce Management Lösung?

Workforce Management ist nicht auf eine bestimmte Art oder Größe von Unternehmen beschränkt. Es unterstützt Unternehmen jeder Art und Größe dabei, ihre Effizienz und Effektivität zu steigern. Die Vorteile von erhöhter Produktivität, Flexibilität und verbessertem Service-Level kommen nicht nur großen Unternehmen, sondern auch Startups und kleinen sowie mittelständischen Unternehmen (KMU) zugute.