Stundennachweis

Definition: Stundennachweis

Ein Stundennachweis oder Stundenzettel ist eine systematische Aufzeichnung der Arbeitsstunden, die ein Arbeitnehmer geleistet hat. Diese Dokumentation kann entweder manuell erfolgen, beispielsweise durch handschriftliche Eintragung auf einem vorgedruckten Formular, oder digital über spezialisierte Softwarelösungen zur Zeiterfassung. Früher waren handgeschriebene Zettel üblich, während heute viele Unternehmen auf digitale Systeme umstellen, um Fehlerquellen zu minimieren und die Effizienz zu steigern.

Die Funktionen eines Stundennachweises umfassen die Kontrolle der Regelarbeitsstunden sowie die Erfassung von Urlaubstagen, Krankheitszeiten und Überstunden. Besonders in Betrieben mit flexiblen Arbeitszeitmodellen hilft der Stundennachweis dabei, den Überblick zu behalten und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften wie des Arbeitszeitgesetzes sicherzustellen.

Laut § 16 Abs. 2 des Arbeitszeitgesetzes besteht eine Pflicht zur Aufzeichnung von Überstunden, die über die werktägliche Arbeitszeit hinausgehen. Zudem gibt es branchenspezifische Aufzeichnungspflichten, beispielsweise im Bau- und Gaststättengewerbe sowie im Transport- und Logistikgewerbe, gemäß § 17 Abs. 1 des Mindestlohngesetzes.

Die Einführung eines automatischen Zeiterfassungssystems erleichtert die Dokumentation, Abrechnung und Verwaltung von Arbeitszeiten erheblich. Unternehmen können damit auf Knopfdruck Auswertungen erstellen und Optimierungspotenziale identifizieren. Dies ist nicht nur betriebswirtschaftlich sinnvoll, sondern auch im Hinblick auf gesetzliche Entwicklungen wie das Urteil des Europäischen Gerichtshofs zur allgemeinen Zeiterfassungspflicht in der EU.

Inhalt des Stundennachweises

Gemäß § 17 Abs. 1 MiLoG müssen für Minijobber und Beschäftigte in bestimmten Wirtschaftszweigen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufgezeichnet werden. Diese Aufzeichnungen sind spätestens bis zum siebten Kalendertag nach der erbrachten Arbeitsleistung zu dokumentieren. Zusätzlich regelt das Gesetz die Aufbewahrungsfristen für Stundennachweise, die mindestens zwei Jahre ab dem Datum der Aufzeichnung betragen.

In der Praxis hat es sich bewährt, den Stundennachweis um zusätzliche Informationen wie Geburtsdatum, Name, Anschrift, Projektnummer oder Personalnummer zu ergänzen. Diese Angaben erleichtern die individuelle Zuordnung der Stundennachweise und ermöglichen eine bessere Organisation und Sortierung.

Moderne Softwareprogramme zur Zeiterfassung bieten digitale Stundennachweise an, bei denen Arbeitsstunden und Fehlzeiten automatisch summiert werden. Diese können jederzeit als übersichtliche Listen ausgedruckt werden, was die Verwaltung und Auswertung der Arbeitszeiten erheblich erleichtert.

Obwohl das Gesetz nicht explizit eine Aushändigung der Stundennachweise vorschreibt, haben Arbeitnehmer gemäß Bundesdatenschutzgesetz das Recht auf Auskunft über alle sie betreffenden gespeicherten Daten. Gemäß Betriebsverfassungsgesetz muss der Arbeitgeber daher zumindest Einsicht in die Dokumentation der Arbeitszeiten gewähren.

Für Arbeitgeber bieten sich verschiedene Möglichkeiten der Stundenerfassung an, sei es durch Excel-Vorlagen, PDF-Formate oder spezialisierte Softwarelösungen. Digitale Arbeitszeitkonten integrieren all diese Funktionen und bieten dadurch umfassende Vorteile für eine effiziente Arbeitszeiterfassung und -verwaltung.