Schichtplan

Definition: Schichtplan

Ein Schichtplan ist ein wichtiges Instrument zur Planung des Personaleinsatzes in Unternehmen. Durch die Berücksichtigung der geltenden Regelungen können Unternehmen erhebliche Vorteile aus einem gut durchdachten Schichtplan ziehen.

Schichtpläne dienen in der Personaleinsatzplanung dazu, die Arbeitsleistung der Mitarbeiter optimal zu organisieren. Sie legen genau fest, wann und wo ein Arbeitnehmer seine Tätigkeiten im Betrieb ausführt und welche Aufgaben er zu erledigen hat.

Ein guter Schichtplan sollte sowohl die Bedürfnisse der Mitarbeiter berücksichtigen als auch sicherstellen, dass die Unternehmensziele unter Einhaltung der entsprechenden Qualitätsstandards erreicht werden.

Bei der Erstellung eines Schichtplans müssen die rechtlichen Rahmenbedingungen des Arbeitszeitgesetzes sowie eventuelle Vorgaben aus Tarifverträgen oder Betriebsvereinbarungen beachtet werden. Zu den wichtigsten gesetzlichen Regelungen zählen:

• Werktägliche Arbeitszeit: Gemäß § 3 ArbZG darf die durchschnittliche Arbeitszeit eines Mitarbeiters acht Stunden pro Tag nicht überschreiten, berechnet über einen Zeitraum von 24 Wochen oder sechs Kalendermonaten.
• Pausenregelungen: Nach § 4 ArbZG müssen bei einer täglichen Arbeitszeit von sechs bis neun Stunden mindestens 30 Minuten Pause eingelegt werden. Bei einer Arbeitszeit von mehr als neun Stunden beträgt die Ruhepause 45 Minuten.
• Ruhezeiten: Gemäß § 5 ArbZG muss zwischen den täglichen Arbeitszeiten eine ununterbrochene Ruhezeit von mindestens elf Stunden eingehalten werden. Ausnahmen gelten für spezielle Arbeitsformen wie Bereitschaftsdienst oder Rufbereitschaft, bei denen die gesetzlichen Ruhezeiten nicht immer eingehalten werden können.

Darüber hinaus sind bei der Gestaltung des Schichtplans Ausnahmeregelungen für besondere Personengruppen zu beachten, wie zum Beispiel Jugendliche, Schwangere und Stillende, schwerbehinderte Menschen sowie Zivildienstleistende.

Ein effektiver Schichtplan berücksichtigt also nicht nur die betrieblichen Erfordernisse und die individuellen Bedürfnisse der Mitarbeiter, sondern gewährleistet auch die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen und Vereinbarungen.

Unterschiede: Arbeits-, Dienst- und Schichtplan

Unterschied zwischen Arbeitsplan und Schichtplan?

Der Begriff “Arbeitsplan” wird häufig als Synonym für den Schichtplan verwendet. In der Produktion und im Handwerk bezeichnet der Arbeitsplan jedoch nicht die zeitliche Einteilung der Arbeitskräfte, sondern die strukturierte Aufteilung der Produktion in verschiedene Arbeitsschritte. Der Arbeitsplan ist daher auch als Fertigungsplan bekannt und trägt dazu bei, die Produktivität der Mitarbeiter zu steigern, indem er klar definiert, welche Aufgaben in welcher Reihenfolge durchgeführt werden müssen. Jeder Mitarbeiter weiß genau, was als nächstes zu tun ist, was eine effiziente und geordnete Arbeitsweise ermöglicht.

Unterschied Schichtplan und Dienstplan?

Ein Dienstplan und ein Schichtplan haben grundlegend die gleiche Funktion: beide dienen der Personaleinsatzplanung, um eine optimale Verteilung der Arbeitszeiten der Mitarbeiter sicherzustellen. Der Schichtplan unterscheidet sich jedoch vom Dienstplan dadurch, dass er Arbeitszeiten koordiniert, die über die Arbeitszeit eines einzelnen Arbeitnehmers hinausgehen. Die Arbeitszeiten werden so organisiert, dass verschiedene Mitarbeiter in einer festgelegten zeitlichen Abfolge arbeiten können.

Schichtsysteme

Die Schichtmodelle variieren sowohl in ihrer Durchlaufzeit als auch in der Anzahl der Schichten:

Vollkontinuierliches Schichtmodell (Konti-Schichtplan): In diesem Modell werden häufig 4 oder mehr Schichten eingeteilt, um einen kontinuierlichen Betrieb über 24 Stunden am Tag, einschließlich am Wochenende, zu gewährleisten.

Teilkontinuierliches Schichtmodell: Hier werden üblicherweise zwei oder drei Schichten pro Tag eingeteilt, wie beispielsweise Früh- und Spätschicht, gegebenenfalls ergänzt durch eine Nachtschicht im Rahmen der Nachtarbeit.

Welche rechtlichen Rahmenbedingungen gelten für einen Schichtplan?

Grundsätzlich existiert kein spezifisches Gesetz, das explizit die Gestaltung von Dienstplänen regelt. Jedoch legt der Gesetzgeber mit den Arbeitsgesetzen Richtlinien fest, die die Grenzen der Zumutbarkeit für die Mitarbeiter spezifizieren. Auf dieser Grundlage wissen Unternehmen, wie sie die Schichtplanung korrekt gestalten können, um sowohl den Bedürfnissen der Arbeitnehmer als auch den wirtschaftlichen Anforderungen gerecht zu werden.

Inhalt eines Schichtplans

Ein Schichtplan sollte klar und übersichtlich gestaltet sein, damit er leicht verständlich ist. Er sollte die folgenden Informationen klar ersichtlich enthalten:

• Vor- und Nachname des Mitarbeiters
• Qualifikation des Mitarbeiters
• Sollarbeitszeit des Mitarbeiters
• Planzeitraum und geplante Diensteinsätze
• Vermerk über Feiertage und Mehrstunden
• Genehmigte Änderungen und Abweichungen
• Erstellungsdatum sowie Unterschrift des Erstellers und des genehmigenden Vorgesetzten

Der Schichtplan muss spätestens zwei Wochen vor Beginn des Planzeitraums den betroffenen Mitarbeitern zur Verfügung stehen. Dies ermöglicht es den Mitarbeitern, ihre persönliche Planung vorzunehmen, und bietet genügend Zeit für notwendige Anpassungen. Eine Faustregel besagt, dass der Schichtplan mindestens die Hälfte der Gültigkeitsdauer im Voraus bekannt gegeben werden sollte.

Bei der Gestaltung eines Schichtplans müssen Unternehmen die Bedürfnisse und Anforderungen der Mitarbeiter berücksichtigen. Zudem ist es wichtig, gesetzliche Vorgaben zu den Arbeitszeiten einzuhalten und erforderliche Ruhezeiten zu berücksichtigen. Ein häufiger Wechsel zwischen Nachtschicht und Frühschicht sollte vermieden werden, um die Gesundheit der Mitarbeiter zu schützen. Der Schichtplan sollte flexibel gestaltet sein, um auf Veränderungen reagieren zu können.

In der Regel ist der Arbeitgeber befugt, den Schichtplan zu erstellen, indem er sein Direktionsrecht gemäß § 106 Satz 1 Gewerbeordnung ausübt. In manchen Branchen wie der Gastronomie oder Pflege kann auch ein Schichtleiter vom Arbeitgeber beauftragt werden, den Schichtplan zu erstellen.

Vorteile eines Schichtplans

Bei der automatischen Schichtplanung mit Hilfe einer Schichtplanungssoftware können Änderungen einfach integriert werden. Auch bei schwankendem Auftragsvolumen lassen sich Anpassungen problemlos vornehmen, was die Erstellung von Schichtplänen erheblich erleichtert.

Die Software ermöglicht eine Echtzeit-Kommunikation mit den Mitarbeitern, z. B. über eine mobile App. Anpassungen der Schichtpläne können direkt per App oder Email an die Mitarbeiter versendet oder innerhalb der digitalen Software eingesehen werden, um stets über aktuelle Pläne informiert zu bleiben.

Es gibt eine Vielzahl digitaler Produkte zur Schichtplanung auf dem Markt. Diese bieten Lösungen und Tools an, um Schichtpläne online zu erstellen und zu verwalten. Abhängig von den spezifischen Anforderungen an die Schichtplanung können diese Produkte die aufwendige Planung von Einsatzzeiten erleichtern und zusätzlich die Verwaltung von Abwesenheiten unterstützen.

Einige Betriebe nutzen noch immer Microsoft Excel zur Schichtplanung. Dabei werden oft vorgefertigte Excel-Vorlagen verwendet, die jedoch im Arbeitsalltag schnell veraltet sein können.