Ressourcenplanung

Definition: Ressourcenplanung

Die strategische Ressourcenplanung in Unternehmen gewährleistet, dass benötigte Mittel wie Personen und Anlagen für Projekte oder spezifische Aktivitäten rechtzeitig verfügbar und effizient genutzt werden. Diese Planung ist ein zentraler Bestandteil des Projektmanagements und eng verbunden mit Zeit- und Kostenplanung, insbesondere der Personalkostenplanung, was wiederum zur langfristigen Rentabilität von Projekten und zur Einhaltung von Fristen beiträgt.

Verantwortlich für die Ressourcenplanung ist der Projektleiter, der folgende Aufgaben umfasst:

1. Planung der Aufgaben und ihrer Gesamtdauer
2. Identifizierung der benötigten Ressourcen
3. Zuweisung von Aufgaben an verfügbare Ressourcen, basierend auf deren Profilen und Fähigkeiten
4. Erstellung des Budgets
   
   

Ressourcen sind unterschiedliche Mittel und Bestände, die zur Erbringung von Produkten und Dienstleistungen dienen können. Sie umfassen sowohl immaterielle als auch materielle Güter wie Personal, Geld, Energie und Rohstoffe.

Es gibt verschiedene Arten von Ressourcen:

1. Personalressourcen: Diese setzen sich aus Einzelpersonen, Teams oder externen Partnern zusammen, die das nötige Wissen und Know-how für das Projekt bereitstellen.
2. Anlagen- und Sachressourcen: Hierzu zählen physische Güter wie Materialien, Werkzeuge, Maschinen und Software, die für die Projektumsetzung benötigt werden können.
3. Finanzressourcen: Diese sind essenziell für die Finanzierung von Projektkosten, einschließlich der Vergütung von Personal, Beschaffung von Sachressourcen und Deckung sonstiger Kosten wie Reisekosten.
4. Zeitliche Ressourcen: Diese umfassen die festgelegten Fristen für die Durchführung von Aufgaben und Projektschritten, die eng mit der Verfügbarkeit von Personalressourcen verknüpft sind.

Die Unterscheidung zwischen Ressourcenplanung und Kapazitätsplanung liegt darin, dass die Kapazitätsplanung sich meist auf die Verfügbarkeit von Arbeitszeit und Know-how der Mitarbeiter fokussiert, um sicherzustellen, dass die Projektanforderungen erfüllt werden können. Im Gegensatz dazu zielt die Ressourcenplanung darauf ab, spezifische Ressourcen wie Personal, Budget, Software und Materialien optimal zuzuweisen und zu nutzen, um das Potenzial jeder Ressource effektiv auszuschöpfen.

Warum ist Ressourcenplanung wichtig?

Durch eine präzise Umsetzung der Ressourcenplanung erreichen Unternehmen höchste Effizienz und können ihren Ressourceneinsatz optimal gestalten. Das bedeutet, dass keine Ressource überbeansprucht oder unzureichend genutzt wird. Die Ressourcenplanung ermöglicht Vorgesetzten und Personalplanern Einblicke in laufende Projekte und deren Ressourcenbedarf. Sie erhalten Informationen über Kapazitäten sowie potenzielle Engpässe bei der Einsatzplanung. Ein weiterer Vorteil liegt darin, dass gut geplante Unternehmen flexibler auf Veränderungen in Märkten und Kundenanforderungen reagieren können.

Arten der Ressourcenplanung

Je nach dem spezifischen Ziel der Ressourcenplanung lassen sich zwei Arten unterscheiden:

Qualitative Ressourcenplanung: Diese Art der Ressourcenplanung befasst sich damit, welche Projektbeteiligten zu welchem Zeitpunkt welche Aufgaben übernehmen sollen. Sie berücksichtigt die zeitliche Zuordnung der Aufgaben zu den einzelnen Teammitgliedern sowie deren Fähigkeiten und Erfahrungen.

Quantitative Ressourcenplanung: Hierbei geht es nicht nur darum, welche Projektbeteiligten zu welchem Zeitpunkt welche Aufgaben erledigen, sondern auch um die genaue Quantifizierung der Arbeit. Es werden Fragen beantwortet wie: Wie umfangreich ist die zu leistende Arbeit? Wie planen wir die Absenzen und die Grundlast der Ressourcen? Wie hoch ist der Beteiligungsgrad der einzelnen Teammitglieder an den Projekten oder spezifischen Aufgaben? Zudem werden die Aufwände von Projekt- und Linientätigkeiten sinnvoll miteinander verknüpft.

Personalressourcen im Unternehmen

Häufig wird betont, dass Mitarbeiter die wichtigste Ressource eines Unternehmens sind, da effektives Projektmanagement und optimale Personaleinsatzplanung ohne gut ausgebildete und flexible Arbeitnehmer nicht möglich wären.

Techniken der Ressourcenplanung umfassen:

1. Ressourcenzuteilung: Diese Methode nutzt alle verfügbaren Personalressourcen und dokumentiert, welche Mitarbeiter derzeit für laufende Projekte zur Verfügung stehen. Die Daten werden kontinuierlich aktualisiert und liefern Informationen über Qualifikationen der Mitarbeiter sowie verbleibende Kapazitäten.
2. Ressourcenabgleich: Hierbei werden die Fähigkeiten und Qualifikationen der Mitarbeiter, die aktuell nicht voll ausgelastet sind, mit den Anforderungen spezifischer Projekte verglichen. Dies ermöglicht es, Mitarbeiter mit freien Kapazitäten zu identifizieren, die die erforderlichen Qualifikationen für das jeweilige Projekt besitzen.
3. Ressourcenprognose: Diese Methode basiert auf objektiven Einschätzungen zu Märkten und Wettbewerbern sowie auf Erfahrungswerten. Sie hilft dabei, Personalressourcen entsprechend der erwarteten Nachfrage oder saisonalen Schwankungen vorab zu planen.

Diese Techniken unterstützen Unternehmen dabei, ihre Mitarbeiter effizient einzusetzen und sicherzustellen, dass Projekte mit den richtigen Fähigkeiten und zur richtigen Zeit besetzt werden.

Wie funktioniert Ressourcenplanung?

Abschätzen des Ressourcenbedarfs

Vor Beginn eines Projekts ist es entscheidend, den Ressourcenbedarf so präzise wie möglich zu ermitteln. Dazu werden alle benötigten Ressourcen identifiziert, sowohl interne als auch externe, einschließlich menschlicher, materieller und finanzieller Ressourcen.

Erstellen eines Ressourcenplans

Zu Projektbeginn wird ein Plan erstellt, der den Ressourcenbedarf über einen definierten Zeitraum visualisiert. Der Ressourcenplan bietet eine klare Übersicht darüber, welche Personalressourcen wann eingesetzt werden sollen. Eventuelle Nutzungsüberschneidungen lassen sich ebenfalls visuell darstellen.

Controlling der Ressourcen

Key Performance Indicators (KPIs) werden verwendet, um Abweichungen zu überwachen und die Ressourcenkapazitäten entsprechend anzupassen.

• Personalressourcen: Bewertung der Zuverlässigkeit und Produktivität dieser Ressourcen durch Berechnung des Zeitaufwands für eine Aufgabe multipliziert mit dem Prozentsatz der tatsächlichen Durchführung dieser Aufgabe.
• Anlage- und Sachressourcen: Messung der Kapazitätsauslastung durch Berechnung des Verhältnisses von tatsächlicher zur potenzieller Leistung, multipliziert mit 100.
• Investitionen: Überprüfung, ob die aktuellen Projektkosten innerhalb des geplanten Budgets liegen, durch Summierung der bis zu einem bestimmten Zeitpunkt angefallenen Ausgaben.

Antizipieren von Risiken und Umgang mit dem Unerwarteten

Risiken und unvorhergesehene Ereignisse können den Projektverlauf beeinträchtigen. Daher ist es wichtig, frühzeitig Maßnahmen zu überlegen, wie mit solchen Herausforderungen umgegangen werden kann. Zum Beispiel kann für Personalressourcen die Einplanung von Pufferzeiten eine geeignete Vorsorgemaßnahme darstellen.

Vorteile und Herausforderungen von Ressourcenplanung

Vorteile

Maximale Ressourcenauslastung

Früher wurden Mitarbeiter oft Teams zugewiesen, basierend allein auf ihrer Verfügbarkeit, ohne angemessen ihre Fähigkeiten zu berücksichtigen. Dies führte häufig zu Kompetenzlücken und Verzögerungen bei Projekten. Heutzutage wird verstärkt darauf geachtet, die Ressourcenauslastung zu maximieren, um solche Probleme zu vermeiden.

Pünktliche Umsetzung

Die rechtzeitige Fertigstellung von Projekten erhöht die Kundenzufriedenheit und -loyalität sowie die interne Arbeitsmoral.

Budgetgetreue Umsetzung

Überschreitungen im Projektbudget können zu Abbrüchen, Umsatzeinbußen und einer geringeren Rentabilität führen. Ein klares Verständnis der Personalressourcen und ihrer Kapazitäten hilft, Projekte innerhalb der Budgetgrenzen zu halten.

Vorhersehbare Projektzeitpläne

Eine realistische Abschätzung des Zeitaufwands für Aufgaben und die Gesamtabwicklung von Projekten ermöglicht eine bessere Planung für die Zukunft und die Integration von Veränderungen und neuen Chancen.

Verbesserter Projektablauf

Projekte profitieren davon, wenn die richtigen Personen zur richtigen Zeit an den richtigen Aufgaben arbeiten, was zu einer schnellen und fehlerarmen Umsetzung führt.

Schließung von Kapazitätslücken

Vergleich des Ressourcenbedarfs mit den vorhandenen Kapazitäten hilft, Engpässe oder Überkapazitäten zu identifizieren. Dies verhindert beispielsweise die unnötige Einstellung neuer Mitarbeiter, wenn das Problem in der unzureichenden Zuordnung der vorhandenen Personalressourcen liegt.

Genauere Schätzungen

Effektives Ressourcenmanagement trägt dazu bei, Projektzeitpläne und -budgets genauer zu schätzen. Dies unterstützt Führungskräfte dabei, die Auswirkungen von Projekten auf Kosten, Umsatz und Rentabilität genauer zu prognostizieren.

Herausforderungen und Risiken

Anhand der Ressourcenplanung können Unternehmen entscheiden, ob ein Projekt finanziell rentabel ist und innerhalb der vorgegebenen Fristen umgesetzt werden kann. Ebenso lässt sich durch die Ressourcenplanung feststellen, ob das Unternehmen über die benötigten Kapazitäten und Expertisen verfügt, um das Projekt erfolgreich zu realisieren.

Die Planung der Personalressourcen ist entscheidend, jedoch gibt es Risiken, die bei der Berechnung berücksichtigt werden sollten:

1. Saisonale Schwankungen: In Spitzenzeiten wie dem Weihnachtsgeschäft im Einzelhandel kann es sinnvoll sein, zusätzliches Personal für saisonale Arbeiten einzustellen.
2. Krankheitsausfälle: Insbesondere in der kalten Jahreszeit ist das Risiko erhöht, dass Mitarbeiter aufgrund von Krankheiten ausfallen. Präventive Maßnahmen können helfen, die Krankheitsquote zu senken.
3. Chronische Erkrankungen und Überlastung: Langzeitarbeitszeiten und Überlastung können die Gesundheit der Mitarbeiter beeinträchtigen (siehe Burnout-Prävention). Eine sorgfältige Arbeitszeiterfassung sowie Maßnahmen wie Inhouse-Sport- oder Entspannungskurse, Fitness-Studio-Zuschüsse und ergonomische Arbeitsplatzgestaltung können hier entgegenwirken.
4. Teamspannungen: Konflikte oder dysfunktionale Teamdynamiken können die Arbeitseffizienz und die Motivation der Mitarbeiter beeinträchtigen. Strategische Konfliktmanagement-Strategien, wie z.B. die Nutzung neutraler Konfliktmanager, können helfen, emotionale und sachliche Aspekte zu trennen und schwierige Situationen zu bewältigen.
5. Mitarbeiterfluktuation: Eine hohe Fluktuation von Mitarbeitern kann die Projekteffizienz beeinträchtigen. Maßnahmen zur Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit, basierend auf Mitarbeiterbefragungen und regelmäßigen Mitarbeitergesprächen, können helfen, das Team langfristig zu binden.
6. Höhere Gewalt: Unvorhersehbare Ereignisse wie Stromausfälle, Naturkatastrophen oder Unwetter können Projekte zum Stillstand bringen. In solchen Fällen ist präventives Handeln nicht immer möglich, jedoch kann eine vorausschauende Risikobewertung helfen, angemessene Notfallpläne zu entwickeln.