Prozessoptimierung

Definition: Was bedeutet Prozessoptimierung?

Die Prozessoptimierung kann vom Business Process Reengineering (BPR) abgegrenzt werden. Im Gegensatz zum BPR, bei dem Prozesse von Grund auf erneuert werden, beschreibt die Prozessoptimierung ein systematisches Vorgehen zur Verbesserung bestehender Unternehmensprozesse. Zunächst werden Schwachstellen und Engpässe in einer Prozessanalyse identifiziert und anschließend durch die Anwendung von Methoden behoben sowie durch die Entwicklung und Umsetzung von Verbesserungsmaßnahmen optimiert.

Dieser Prozess bietet zahlreiche Chancen, bringt jedoch auch Herausforderungen mit sich. Eine bedeutende Herausforderung ist das “Silo-Denken” und die etablierte Organisationsstruktur vieler Unternehmen. Lang bestehende Hierarchien müssen aufgebrochen und ein prozessorientiertes Denken in allen Unternehmensebenen gefördert werden. Zusätzlich müssen Methoden aus dem Change Management implementiert werden, die bei den Mitarbeitern auf Akzeptanz stoßen.

Prozessoptimierung ist kein einmaliges Unterfangen, sondern ein kontinuierlicher Prozess mit fortlaufenden Etappenzielen. Ziel ist es, kontinuierlich effektiver und effizienter zu arbeiten sowie die Produktivität und Qualität nachhaltig zu steigern.

Ziele der Prozessoptimierung

Organisationen, die ihre Abläufe verbessern möchten, verfolgen dabei bestimmte Ziele. Typischerweise gehören dazu:

• Kostenreduktion, beispielsweise für Material oder Personal
• Verbesserung der Produktqualität oder Planungsgenauigkeit
• Beschleunigung von Prozessen, wie z.B. Produktionsdauer oder Projektlaufzeiten
• Senkung des Ressourcenverbrauchs, etwa bei Materialeinsatz oder Stromverbrauch
• Vermeidung von Fehlern, die Sicherheitsrisiken darstellen oder Ausschuss verursachen könnten
• Verbesserung der Arbeitsbedingungen, z.B. durch Minimierung von Gesundheitsrisiken oder flexible Arbeitszeiten
• Optimierung der internen Kommunikation
• Steigerung der Auslastung und Produktivität, etwa bei Maschinen oder der Nutzung von Flächen

Prozessoptimierung ist jedoch kein Selbstzweck, sondern zielt immer darauf ab, die Erwartungen der Kunden noch besser zu erfüllen. Es wäre beispielsweise kontraproduktiv, die Prozesskosten so stark zu senken, dass die Produktqualität darunter leidet.

Manchmal sind Unternehmen auch gezwungen, ihre Prozesse zu ändern, selbst wenn dies zu höheren Kosten führt. Ein Beispiel hierfür ist die Anpassung an veränderte Umweltstandards aufgrund geänderter Kundenerwartungen. Um wettbewerbsfähig zu bleiben und den Kundenwünschen nach Umweltfreundlichkeit gerecht zu werden, müssen Unternehmen möglicherweise ihre Prozesse ökologisch nachhaltiger gestalten, auch wenn dies in der Regel mit höheren Kosten verbunden ist.

Warum ist die Prozessoptimierung wichtig?

Prozessoptimierung umfasst die Analyse, Dokumentation und Identifizierung von Schwachstellen in Abläufen und Verfahrensweisen, um anschließend einen verbesserten Workflow zu implementieren. Ziel ist es, nicht nur einen reibungsloseren Ablauf zu gewährleisten, sondern auch die Qualität zu steigern und gleichzeitig Kosten einzusparen. Dies soll durch einen effizienteren Einsatz von Ressourcen wie Zeit, Humankapital, Material und Geld erreicht werden.

Für Unternehmen ist Prozessoptimierung von großer Bedeutung, da sie eine Steigerung der Effizienz ermöglicht und Verschwendung beseitigt. Ohne kontinuierliche Optimierung können Prozesse nicht aufeinander abgestimmt sein, was sich negativ auf die Produktqualität und die Kundenzufriedenheit auswirkt. Mehrfache Arbeiten verursachen zusätzliche Kosten und führen zu einer erhöhten Mitarbeiterfluktuation, da fehlerhafte Prozesse das Arbeitsklima belasten. Mitarbeiter sind häufig damit beschäftigt, Probleme zu lösen, anstatt sich auf ihre eigentlichen Aufgaben zu konzentrieren, was die Motivation senkt.

Wann wird Prozessoptimierung angewandt?

1. Reaktion auf eine Notsituation: Wenn das Unternehmen nicht mehr wettbewerbsfähig ist, aufgrund hoher interner Kosten, unzufriedener Kunden, verfehlter Lieferzeiten, hoher Reklamationsraten oder hoher Mitarbeiterfluktuation und Krankheitsausfällen, wird die Führungsebene oft dazu veranlasst, Maßnahmen zur Prozessoptimierung zu ergreifen.
2. Vorausschauend in die Zukunft gehen: Unternehmen sollten proaktiv agieren, um zukünftigen Herausforderungen gewachsen zu sein. Dazu gehört die Anpassung an neue Marktbedingungen und Veränderungen durch eine kontinuierliche Entwicklung der Unternehmensstrategie und die Umsetzung von Maßnahmen, die auf eine verbesserte Leistungsfähigkeit abzielen.

In beiden Situationen ist die Prozessoptimierung ein entscheidender Faktor, um die Wettbewerbsfähigkeit zu erhalten oder zu steigern und die langfristige Unternehmensentwicklung zu unterstützen.

Prozessoptimierung im Unternehmen

Im betrieblichen Umfeld wird Prozessoptimierung oft nicht ausreichend gewürdigt, obwohl sie in unserer schnelllebigen Arbeitswelt für viele Unternehmen überlebenswichtig ist. Die kontinuierliche Verbesserung von Abläufen ist entscheidend, um den steigenden Kundenerwartungen bezüglich Qualität, Flexibilität und Preis gerecht zu werden sowie Finanzkrisen frühzeitig zu erkennen und zu überwinden.

Ein häufiges Missverständnis ist, dass Prozessoptimierung als einmalige Maßnahme betrachtet wird. Wenn sie nur einmal durchgeführt oder auf einen Bereich begrenzt wird, verliert sie oft schnell ihre Wirkung. Stattdessen sollte Prozessveränderung kontinuierlich im gesamten Unternehmen verankert werden. Viele Unternehmen könnten davon profitieren, ihre Prozessoptimierung so auszurichten, dass sie schrittweise zu einer umfassenden Transformation führt – von einer funktional-hierarchischen zu einer crossfunktionalen und kooperativen Organisationsstruktur, die den Anforderungen des digitalen Zeitalters besser gerecht wird.

Prozessoptimierer sind verantwortlich für die strukturierte Gestaltung von Arbeitsabläufen sowie die Analyse, Bewertung und Optimierung der Unternehmensprozesse. Sie nutzen Erkenntnisse aus der Prozessanalyse, um Wettbewerbsvorteile zu erzielen. Da komplexe Geschäfts- und Wertschöpfungsprozesse oft schwer zu analysieren sind, arbeiten Prozessoptimierer mit Tools und Methoden, die eine klare Darstellung der Prozesse ermöglichen. Nach der transparenten Dokumentation identifizieren sie Verbesserungspotenziale und entwickeln Maßnahmen zur Optimierung der internen Abläufe.

Ein weiterer Bereich zur Optimierung sind die Prozessabläufe selbst, also mögliche Veränderungen in der Reihenfolge der einzelnen Arbeitsschritte. Darüber hinaus können auch die Leistungsfähigkeit der Prozesse oder die verfügbaren Ressourcen, die während der Prozessdurchführung genutzt werden, angepasst werden.

Vorgehensweise: Wie kann man einen Prozess optimieren?

Tatsächlich ist das zufällige Entdecken und Beheben eines Fehlers im Prozess keine eigentliche Prozessoptimierung. Vielmehr erfordert Prozessoptimierung eine systematische und methodische Herangehensweise. Es bedarf eines spezifischen Mindsets innerhalb des Unternehmens, bei dem allen Beteiligten bewusst ist, dass kontinuierliches Lernen und die fortlaufende Optimierung von Prozessen unabdingbar sind.

Eine grundlegende Voraussetzung für die Optimierung von Prozessen ist deren Kenntnis und Dokumentation. Dies kann beispielsweise durch ein Workflow Management System erfolgen. Weiterhin sind klar definierte Prozessverantwortliche und eine strukturierte Vorgehensweise für die Prozessoptimierung erforderlich.

Wie verläuft eine Prozessoptimierung?

Jede Optimierung folgt dem PDCA-Zyklus mit vier Phasen:

Plan/Analyse: Der Ist-Zustand wird analysiert, Verbesserungspotenziale identifiziert und Maßnahmen zur Optimierung entwickelt.
Do/Durchführung: Die geplanten Maßnahmen werden (testweise) umgesetzt. Check/Überprüfung: Es wird gemessen, inwieweit die Ziele durch die Maßnahmen erreicht wurden.
Act/Verbesserung: Basierend auf den Ergebnissen werden die Prozesse angepasst. Der optimierte Prozess wird zum Standard.
Falls die Ziele nicht erreicht wurden, startet ein neuer PDCA-Durchlauf.

Wie erkennt man Prozesse, die optimiert werden müssen?
Schwachstellen und Probleme lassen sich oft durch das Überprüfen von Prozesskennzahlen und Leistungsindikatoren identifizieren. Zusätzlich ist es hilfreich, den Prozess vor Ort zu untersuchen und das Feedback der Mitarbeiter einzuholen. Anzeichen für Optimierungsbedarf können beispielsweise Warteschlangen, häufige Rückfragen, manuelle Nacharbeiten, veraltete Informationen oder unklare Anweisungen sein.