Personalverwaltung

Definition: Was bedeutet Personalverwaltung?

Die Personalverwaltung ist ein unverzichtbarer Bestandteil des Personalmanagements und wird auch als Personaladministration oder transaktionale Personalarbeit bezeichnet.

Sie umfasst sämtliche administrativen und strategischen Aufgaben, die eng mit der Personalführung und der Personalwirtschaft verbunden sind.

Bei der Ausführung ihrer Routineaufgaben ist es entscheidend, dass die Personalverwaltung stets im Einklang mit den rechtlichen Bestimmungen handelt. Besondere Aufmerksamkeit gilt dem verantwortungsvollen Umgang mit Personaldaten, deren Sicherheit gemäß der europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) höchste Priorität hat.

Die Personalverwaltung pflegt enge Kontakte zu relevanten Ämtern und Behörden. Sie übermittelt Lohnsteueranmeldungen an das zuständige Finanzamt und stellt Meldebescheinigungen zur Sozialversicherung für das Personal aus. Ihr Ziel ist es, Personalprozesse zu optimieren und die Beziehungen zwischen Arbeitnehmern und Unternehmen effizient zu gestalten.

Aufgaben der Personalverwaltung

Die Personalverwaltung übernimmt eine Vielzahl von Aufgaben, die in zwei Hauptkategorien unterteilt werden können. Zum einen kümmert sie sich um Personalverwaltungsaufgaben, die aus betrieblichen oder gesetzlichen Gründen entstehen. Zum anderen ist sie für verschiedene Verwaltungsaufgaben verantwortlich, die als Grundlage für personalpolitische und strategische Entscheidungen dienen. Nachfolgend sind die wichtigsten Aufgabenbereiche der Personalverwaltung aufgeführt:

Personalverwaltungsaufgaben:

• Anlegung und Führung von Personalakten
• Erstellung von Arbeitsverträgen und Betriebsvereinbarungen
• Bearbeitung von Mitarbeiteranträgen (z.B. Urlaub, Weiterbildung)
• Korrespondenz mit relevanten Ämtern und Behörden
• Erfassung und Verwaltung von Arbeitszeiten
• Verwaltung von Mitarbeiterfehlzeiten aller Art
• Führung der Personalstatistik
• Durchführung von Lohn- und Gehaltszahlungen
• Betreuung von Mitarbeitern bei Eintritt und Austritt
• Erfassung von Personalveränderungen

Verwaltungsaufgaben:

• Analyse von Mitarbeiterbefragungen zur Bedarfsanalyse
• Identifikation und Bewertung von Trends
• Leistungsvergleiche
• Auswahl und Berechnung von Managementkennzahlen

Aufgaben eines Personalleiters: Als Leiter der Personalabteilung ist der Personalleiter verantwortlich für die reibungslose Durchführung der Prozesse sowie für die Effizienz und Qualität der Personalabteilung. Er entwickelt neue Personalstrategien und führt die Personalbedarfsplanung durch. Zudem fungiert er als Vermittler zwischen der Geschäftsführung, dem Betriebsrat und den Mitarbeitern, steht als Ansprechpartner bei Problemen und Konflikten zur Verfügung und trifft Entscheidungen bei Einstellungen, Beförderungen und Entlassungen. Unter Berücksichtigung der strategischen Unternehmensziele entwickelt der Personalleiter Aus- und Weiterbildungspläne, um die Mitarbeiter sowohl fachlich als auch persönlich weiterzuentwickeln.

Ziele der Personalverwaltung

Die Hauptziele der Personalverwaltung sind die Gewährleistung der Aktualität, Fehlerfreiheit, Transparenz und Wirtschaftlichkeit in allen personalbezogenen Angelegenheiten. Sie fördert eine Unternehmenskultur, die auf Mitarbeiterfreundlichkeit ausgerichtet ist und legt besonderen Wert auf eine effektive interne Kommunikation sowie den Aufbau einer positiven Mitarbeitererfahrung (Employee Experience).

Eine gut funktionierende Personalverwaltung trägt dazu bei, die Motivation der Mitarbeiter zu steigern, was sich wiederum positiv auf die Arbeitsproduktivität und die Bindung der Mitarbeiter auswirkt. Zahlreiche HR-Experten sind sich einig, dass zufriedene Mitarbeiter weniger geneigt sind, den Arbeitgeber zu wechseln, weniger Krankheitstage verzeichnen und insgesamt zum Erfolg des Unternehmens beitragen.

Weg zur digitalen Personalverwaltung – warum er sich in der modernen Arbeitswelt lohnt

Die zunehmende Digitalisierung hat einen signifikanten Einfluss auf die Struktur und Funktionalität des Personalwesens. Immer mehr Unternehmen verlagern ihre analoge Personalverwaltung hin zu digitalen Lösungen, die eine hohe Prozesseffizienz, Modernisierung der Personaladministration und Zeitersparnis ermöglichen.

Modernes Personalmanagement spielt auch eine entscheidende Rolle in Bezug auf Datensicherheit und Entlastung der Mitarbeiter. Diese beiden Aspekte sind unerlässlich für die Einhaltung rechtlicher Vorgaben und die Beschleunigung der HR-Prozesse.

Spezialisierte Softwarelösungen für die Personalverwaltung übernehmen viele Routineaufgaben. Sie gewährleisten gleichzeitig die Einhaltung aller gesetzlichen und tarifvertraglichen Bestimmungen sowie Betriebsvereinbarungen zwischen Unternehmen und Betriebsrat.

Zu den Funktionen einer Personalverwaltungssoftware gehören unter anderem:

• Bereitstellung digitaler Personalakten mit umfassenden Informationen zu Mitarbeitern eines Unternehmens.
• Automatisierte Abwicklung von Personalveränderungen wie Beförderungen, Neueinstellungen, Kündigungen und Versetzungen.
• Erstellung und Übermittlung von Meldungen an relevante Ämter und Behörden, einschließlich der Sozialversicherungsträger und Industrie- und Handelskammern (IHK).
• Überwachung der Arbeitszeit durch das Führen eines Verzeichnisses über Fehlzeiten und geleistete Überstunden jedes Mitarbeiters.

5 Tipps zur Digitalisierung in Personalverwaltungen:

Tipp 1: Modernisieren Sie Ihre Personaleinsatzplanung mit Hilfe einer passenden Dienstplanungssoftware

Tipp 2: Wechseln Sie zu digitalen Personalakten

Tipp 3: Führen Sie eine digitale Zeiterfassung ein

Tipp 4: Verwalten Sie Mitarbeiterabwesenheiten und Ausfälle digital

Tipp 5: Digitalisieren Sie die Lohnabrechnung