Personalplanung

Definition: Personalplanung

Die Personalplanung ist ein wesentlicher Bestandteil der Unternehmensplanung und der Personalwirtschaft, der darauf abzielt, sicherzustellen, dass das Unternehmen über die benötigten Mitarbeiter sowohl quantitativ als auch qualitativ verfügt, und zwar zu den richtigen Zeitpunkten und an den richtigen Standorten. Hierfür werden Instrumente wie Laufbahnplanung, Personalstatistiken, Stellenbeschreibungen, Qualifikationsprofile und Stellenbesetzungspläne verwendet.

Relevanz der Personalplanung

Die Personalplanung umfasst kurz-, mittel- und langfristige Zeiträume im Personalwesen:

• Die kurzfristige Planung beinhaltet die tägliche und wöchentliche Organisation der Mitarbeiterarbeitszeiten.
• Die mittelfristige Planung berücksichtigt Urlaubs- und Ausfallzeiten im Verlauf eines Jahres.
• Die langfristige Planung betrachtet Veränderungen in der Unternehmensstruktur über längere Zeiträume.

Die Personalplanung wird oft in strategische, quantitative und qualitative Aspekte unterteilt:

• Die strategische Planung richtet sich langfristig auf veränderte Unternehmensziele und -strukturen aus.
• Die quantitative Planung, auch als Personaleinsatzplanung bekannt, gewährleistet eine ausreichende Mitarbeiterzahl zu jeder Zeit.
• Die qualitative Planung bezieht sich hauptsächlich auf die erforderlichen Qualifikationen der Mitarbeiter für bevorstehende Aufgaben.

Die Bedeutung der Personalplanung manifestiert sich in verschiedenen Aspekten, die entscheidend für das effektive Management von Mitarbeitern in einem Unternehmen sind:

• Personalbestandsplanung: Dies umfasst die Bewertung des aktuellen Mitarbeiterbestands und die Zuweisung von Aufgabenbereichen basierend auf Leistungsfähigkeit und Qualifikation.
• Personalbedarfsplanung: Durch umfassende Analysen wird der zukünftige Personalbedarf ermittelt, um sicherzustellen, dass das Unternehmen über die benötigte Anzahl qualifizierter Mitarbeiter verfügt.
• Personalentwicklung: Ein zentraler Bereich, der die Aus- und Weiterbildung der Mitarbeiter umfasst. Dies führt zu einer Steigerung der Beschäftigungsfähigkeit und Motivation der Mitarbeiter, was wiederum den Unternehmenserfolg fördert.
• Personalbeschaffung: Dies bezieht sich auf die Deckung eines Personaldefizits, sei es durch interne Versetzungen oder externe Rekrutierung.
• Personalfreisetzungsplanung: Wenn ein Unternehmen einen Personalüberschuss hat, ist es notwendig, Personal abzubauen. Dies kann jedoch durch Maßnahmen wie Stundenabbau, Positionswechsel oder vorzeitige Rente erfolgen, um Kündigungen zu vermeiden.

Rechte des Betriebsrats auf Mitbestimmung:
Gemäß dem Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) hat der Betriebsrat Mitbestimmungsrechte bei Personalplanungsentscheidungen, was bedeutet, dass der Arbeitgeber den Betriebsrat über geplante Maßnahmen informieren und dessen Zustimmung einholen muss.

Personalplanung in der Praxis

In der Praxis kann die Personalplanung eine Herausforderung darstellen, insbesondere in kleinen Unternehmen, wo sie oft nebenbei und ohne klare Struktur durchgeführt wird. Dies kann zu Konflikten und ineffizienten Arbeitsabläufen führen, insbesondere wenn Arbeits-, Pausen- und Urlaubszeiten nicht ordnungsgemäß berücksichtigt werden.

Um diese Probleme zu lösen, greifen viele Betriebe auf Softwarelösungen zurück. Traditionelle Tools wie Excel werden häufig verwendet, aber sie bieten nur begrenzte Funktionalität und Flexibilität. Online-Planungstools bieten dagegen die Möglichkeit, von überall und mit jedem Gerät auf die Personalplanung zuzugreifen und sie effizient zu verwalten. Diese Tools bieten automatisierte Funktionen, die den Personalverantwortlichen die Arbeit erleichtern und dazu beitragen, Konflikte zu vermeiden und die Produktivität zu steigern.