Personalkosten

Definition: Personalkosten

Personalkosten, auch als Personalaufwand bezeichnet, umfassen alle Kosten, die einem Unternehmen durch die Beschäftigung von Mitarbeitenden entstehen. Dazu zählen direkte und indirekte Personalkosten. Direkte Personalkosten sind hauptsächlich das Bruttoarbeitsentgelt, während indirekte Personalkosten zusätzliche Ausgaben des Unternehmens darstellen.

Personalkosten sind überwiegend Fixkosten, können aber auch variable Bestandteile enthalten. In vielen Unternehmen und Branchen machen sie den größten Kostenfaktor aus, mit einem Anteil von 40 bis 60 Prozent am Umsatz.

Der Begriff “Personalkosten” wird im internen Rechnungswesen verwendet. Im externen Rechnungswesen spricht man gemäß § 275 HGB von “Personalaufwand”, der in der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) ausgewiesen wird.

Zusammensetzung der Personalkosten

Wie bereits angedeutet, unterteilen sich Personalkosten in direkte und indirekte Personalkosten.

Direkte Personalkosten

Diese bestehen hauptsächlich aus dem Bruttoarbeitsentgelt, also aus dem Bruttolohn oder Bruttogehalt, das Arbeitnehmer in regelmäßigen Abständen, meist monatlich, erhalten. Zudem können direkte Personalkosten folgende Bestandteile umfassen:

• Beiträge zur Berufsgenossenschaft
• Sozialabgaben für Kranken-, Unfall-, Renten-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung
• Entgeltfortzahlung im Falle der Arbeitsunfähigkeit
• Beiträge zur betrieblichen Altersversorgung (vermögenswirksame Leistungen)
• Umlagen zur Entgeltfortzahlung und zum Insolvenzgeld (U1, U2, U3)
• Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- oder Nachtarbeit
• Urlaubsgeld und Weihnachtsgeld
• Kosten für Aus-, Fort- und Weiterbildung
• Reisekosten für Mitarbeiter

Indirekte Personalkosten

Auch als Personalnebenkosten oder Personalzusatzkosten bezeichnet, sind dies jene Kosten, die zusätzlich zum Bruttoarbeitsentgelt anfallen. Sie werden auf gesetzlicher, tariflicher oder freiwilliger Basis getragen und beziehen sich auf den Arbeitsplatz des Angestellten. Dazu gehören unter anderem:

• Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung
• Kosten für Arbeitsmittel
• Kosten für die Ausstattung des Arbeitsplatzes
• Geldwerte Vorteile (zum Beispiel Dienstwagen, Mobiltelefon, Laptop)
• Bonuszahlungen (Geldprämien und Sachleistungen)
• Rekrutierungs- und Fluktuationskosten
• Ausgaben für Berufsbekleidung und Fachliteratur
• Verpflegung der Mitarbeitenden in der betriebseigenen Kantine
• Mieten für stationäre Büros und Co-Working-Spaces

Wissenswertes über Personalnebenkosten:

Personalnebenkosten sind zusätzliche Kosten, die ein Arbeitgeber über das Bruttoarbeitsentgelt (Bruttolohn oder Bruttogehalt) hinaus tragen muss, basierend auf gesetzlichen oder tariflichen Bestimmungen. Dazu gehören vor allem die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung. Sie können auch freiwillige Leistungen umfassen, wie beispielsweise betriebliche Vermögensbildung. Diese Kosten müssen deutlich auf der Entgeltabrechnung ausgewiesen werden.

Unterschied Lohn und Gehalt

Die Begriffe Lohn und Gehalt werden häufig synonym verwendet, da sie das Entgelt beschreiben, das ein Arbeitnehmer aufgrund seiner geleisteten Arbeit erhält. Dennoch gibt es einen grundlegenden Unterschied zwischen beiden, den Arbeitgeber beachten sollten.

Löhne basieren auf der tatsächlich geleisteten Arbeit innerhalb eines Abrechnungszeitraums. Sie können daher von Monat zu Monat variieren, abhängig von Arbeitsstunden und der produzierten Stückzahl. Beispiele hierfür sind stundenbasierter Zeitlohn und Akkordlohn.

Im Gegensatz dazu bleiben Gehälter jeden Monat gleich, unabhängig davon, ob ein Mitarbeiter gearbeitet hat, krankgeschrieben war oder sich im Urlaub befand. Gehälter werden individuell mit den Arbeitnehmern vereinbart und vertraglich festgehalten. Hierzu gehören Tarif- oder Grundgehälter sowie Pauschalen für Mehrarbeit.

Form von Sozialkosten

Sozialkosten sind ein bedeutender Bestandteil der Personalkosten. Einige davon sind gesetzlich vorgeschrieben, wie die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung. Andere basieren auf betrieblichen oder tariflichen Vereinbarungen und werden von beiden Seiten akzeptiert. Dazu zählen zum Beispiel Fahrtkostenzuschüsse, Mitarbeiterverpflegung, das 13. Monatsgehalt und betriebliche Kinderbetreuung.

Die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung ab Januar 2024 gestalten sich wie folgt:

• Krankenversicherung: Der Beitragssatz beträgt 14,6 Prozent, wobei Arbeitgeber und Arbeitnehmer jeweils die Hälfte (7,3 Prozent) tragen.
• Rentenversicherung: Der Beitragssatz beträgt 18,6 Prozent. Arbeitgeber und Arbeitnehmer teilen sich diesen Beitrag ebenfalls jeweils zur Hälfte (9,3 Prozent). Ausnahme bildet die knappschaftliche Rentenversicherung mit 24,7 Prozent, wobei der Arbeitgeberanteil 15,4 Prozent und der Arbeitnehmeranteil 9,3 Prozent beträgt.
• Pflegeversicherung: Der Beitragssatz beträgt 3,4 Prozent. Arbeitgeber zahlen 1,7 Prozent und Arbeitnehmer ebenfalls 1,7 Prozent. Arbeitgeber in Sachsen tragen einen reduzierten Anteil von 1,2 Prozent, während Arbeitnehmer 2,2 Prozent übernehmen.
• Arbeitslosenversicherung: Der Beitragssatz beträgt 2,6 Prozent, den Arbeitgeber und Arbeitnehmer jeweils zur Hälfte tragen (1,3 Prozent).
• Unfallversicherung: Der Beitragssatz variiert je nach Unfallrisiko, wobei Arbeitgeber den gesamten Anteil übernehmen.

Berechnung der Personalkosten

Angesichts der Tatsache, dass Personalkosten einen der größten Kostenfaktoren darstellen, ist es für Arbeitgeber wichtig zu wissen, wie viel ihre Mitarbeiter tatsächlich kosten. Um einen umfassenden Überblick über die personalbezogenen Aufwendungen zu erhalten, verwenden sie folgende Berechnungsformel:

Bruttoentgelt (Bruttolohn oder Bruttogehalt) des Angestellten

+ alle Personalnebenkosten, die gesetzlich, tariflich oder freiwillig anfallen

+ sonstige Personalkosten

= Summe aller Personalkosten

Gängige Personalkostenkennzahlen

In der Unternehmenswelt werden verschiedene Kennzahlen verwendet, um Personalkosten zu berechnen. Zu den wichtigsten gehören:

Personalkosten pro Stunde: Die Gesamtpersonalkosten geteilt durch die Anzahl aller Arbeitsstunden im Unternehmen ergibt die Personalkosten pro Stunde.

Personalaufwandsquote: Die Personalkosten dividiert durch die Gesamtleistung des Unternehmens ergibt die Personalaufwandsquote.

Personalzusatzkostenquote: Die Personalnebenkosten geteilt durch die Personalkosten ergeben die Personalzusatzkostenquote.

Personalkosten pro Mitarbeiter: Die Gesamtpersonalkosten geteilt durch die Anzahl der Beschäftigten im Unternehmen ergeben die Personalkosten pro Mitarbeiter.

Personalintensität: Die Personalkosten dividiert durch die Gesamtleistung des Unternehmens, multipliziert mit 100, ergibt die Personalintensität.

Bewertung der Personalkosten für Unternehmen

Um Personalkosten besser zu bewerten, sind zwei wichtige Kennzahlen zu ermitteln:

Anteil der Personalkosten an den Gesamtkosten: Diese Kennzahl zeigt den prozentualen Anteil der Personalkosten an den Gesamtkosten eines Unternehmens. Dieser Anteil kann je nach Branche stark variieren und hängt von den spezifischen Rahmenbedingungen des Unternehmens ab.

Beispielhaft lässt sich dies wie folgt erklären: Ein Produktionsunternehmen mit einem großen Maschinenpark, der von wenigen hochqualifizierten Fachkräften bedient wird, hat vergleichsweise niedrige Personalkosten im Verhältnis zu den Gesamtkosten. Im Gegensatz dazu stellen die Gehälter der Mitarbeiter in einem Beratungsunternehmen oft den größten Kostenfaktor dar, während die Personalnebenkosten, die mit dem Arbeitsplatz verbunden sind, vergleichsweise gering ausfallen.

Es ist ratsam, den Anteil der eigenen Personalkosten an den Gesamtkosten mit branchenüblichen Werten zu vergleichen, die aus Marktstudien, Daten von Branchenverbänden oder der IHK stammen. Dabei sollte der eigene Anteil nicht signifikant über dem Branchendurchschnitt liegen. Gleichzeitig sind jedoch branchenspezifische Besonderheiten und Unterschiede zu berücksichtigen.

Personalkosten im Verhältnis zum Ergebnis: Diese Kennzahl setzt die Personalkosten ins Verhältnis zur Gesamtleistung des Unternehmens, um die Effizienz und Rentabilität des Personaleinsatzes zu bewerten. Dies kann beispielsweise durch die Berechnung der Personalkosten pro produzierter Einheit, pro erzieltem Umsatz oder pro bedientem Kunden erfolgen, abhängig von der Branche und der Art des Unternehmens.

Auch hier ist es wichtig, Vergleiche mit anderen Unternehmen derselben Branche anzustellen, um die eigenen Ergebnisse richtig einordnen zu können. Informationen und Daten hierfür bieten Jahresabschlüsse und Kennzahlenanalysen rechnungslegungspflichtiger Unternehmen. Um aktuelle Entwicklungen zu verfolgen, empfiehlt es sich, diese Kennzahlen regelmäßig zu aktualisieren und zu überprüfen.

Reduktion von Personalkosten

Personalkosten sind ein bedeutender Kostenfaktor in Unternehmen, weshalb viele Unternehmer nach Möglichkeiten zur Kosteneinsparung suchen. Die Kündigung von Mitarbeitern oder Lohnkürzungen sind jedoch keine nachhaltigen Lösungen zur Verbesserung der Situation oder Stärkung der Marktposition. Stattdessen gibt es verschiedene nachhaltige Ansätze:

Steuerliche Entlastung: Viele Unternehmen nutzen steuerfreie oder pauschal besteuerte Leistungs- und Sachzuwendungen wie Gutscheine und Zuschüsse, um Mitarbeiter steuergünstiger zu beschäftigen. Diese Maßnahmen helfen dabei, qualifizierte Mitarbeiter zu binden, ohne sofort zu Gehaltserhöhungen greifen zu müssen. Individuell angepasste Bonussysteme können hierbei für beide Seiten vorteilhaft sein.

Flexible Arbeitszeitgestaltung: Arbeitgeber können durch den Abbau von Überstunden durch Zeitausgleich, die Nutzung von Teilzeitarbeit zur Einsparung von Kosten für Arbeitsplatzausstattung sowie die Beschäftigung von Werkstudenten effizient Personalkosten senken. Zudem bieten diese Maßnahmen die Möglichkeit, talentierte Nachwuchskräfte zu gewinnen.

Personalentwicklung: Eine gezielte Personalentwicklung kann dazu beitragen, Fehlzeiten zu reduzieren und die Leistung der Mitarbeiter zu steigern. Zufriedenere Mitarbeiter bleiben länger im Unternehmen, was sich positiv auf die Kosten für Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall und die Rekrutierung auswirkt. Eine starke Wettbewerbsposition und Krisenresilienz können so unterstützt werden.

Rücklagenbildung: Um auf unvorhergesehene Krisen vorbereitet zu sein, legen Unternehmen Rücklagen an. Dies hilft, Kündigungen in schwierigen Zeiten zu vermeiden. Beispielsweise können Vergünstigungen wie Zuschüsse zum Mittagessen in der betriebseigenen Kantine gestrichen werden, um Kosten zu senken.

Automatisierung: Die Automatisierung von Arbeitsprozessen durch fortschreitende Digitalisierung und neue Technologien ermöglicht es Unternehmen, Personalkosten zu reduzieren. Automatisierung beschleunigt Geschäftsprozesse und ermöglicht es Mitarbeitern, sich stärker auf wertschöpfende Tätigkeiten zu konzentrieren, was die Wettbewerbsfähigkeit und Mitarbeitermotivation fördert.

Outsourcing: Das Auslagern von Aufgaben an externe Dienstleister oder Freiberufler bietet Unternehmen Flexibilität und ermöglicht es, sich auf das Kerngeschäft zu konzentrieren. Outsourcing ist besonders vorteilhaft, wenn spezialisiertes Know-how benötigt wird oder Aufgabenbereiche wenig Fachwissen erfordern.

Diese Maßnahmen zeigen, dass es zahlreiche Möglichkeiten gibt, Personalkosten nachhaltig zu senken und gleichzeitig die Effizienz und Leistungsfähigkeit des Unternehmens zu steigern.