Personalfragebogen

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Definition: Personalfragebogen

Der Personalfragebogen bietet Unternehmen eine standardisierte Methode, um alle wesentlichen beruflichen und tätigkeitsbezogenen Informationen ihrer Mitarbeiter oder Bewerber zu erfassen und zu dokumentieren. Durch die einheitlichen Fragen ermöglicht der Fragebogen praktische Vergleiche zwischen den Befragten.

Zweck und Inhalt des Personalfragebogens

Zweck

Der Personalfragebogen ermöglicht es, relevante Informationen und Daten über den jeweiligen Bewerber zu sammeln. Diese umfassen persönliche Angaben sowie berufsbezogene Informationen wie Qualifikationen, Fähigkeiten und Kenntnisse, die mit der angestrebten Stelle in Verbindung stehen.

Durch den Fragebogen wird der Aufwand für die Personalabteilung reduziert, da alle benötigten Daten strukturiert abgefragt werden. Zudem wird sichergestellt, dass keine wichtigen Informationen übersehen werden. Die Verwendung eines standardisierten Fragenkatalogs erleichtert zudem den Vergleich der Bewerber. Auf diese Weise können Recruiter schnell feststellen, ob die Mindestanforderungen erfüllt sind oder nicht.

Inhalt

Arbeitgeber streben danach, umfassende Informationen über ihre aktuellen oder potenziellen Mitarbeiter zu erhalten. Allerdings führen Personalfragebögen zunehmend zu Konflikten, da Bewerber sich gegen die Offenlegung privater Informationen wehren. Generell gelten als zulässige Fragen nur solche, die im berechtigten Interesse des Arbeitgebers liegen. Die Unterscheidung zwischen zulässigen und unzulässigen Fragen hängt in der Praxis vom Zeitpunkt der Datenerhebung und der Art der Tätigkeit ab.

Wie wird er ausgefüllt

Beim Ausfüllen des Personalfragebogens ist es für Arbeitnehmer äußerst wichtig, sorgfältig vorzugehen und gut lesbar zu schreiben. Zudem sollten alle Fragen nach bestem Wissen und Gewissen ehrlich beantwortet werden. Der Grund hierfür ist, dass falsche Angaben im Personalfragebogen im schlimmsten Fall zu einer fristlosen Kündigung führen können. Daher sollten selbst als unangenehm empfundene Fragen, wie beispielsweise nach vorhandenen Lohnpfändungen, wahrheitsgemäß beantwortet werden.

Akzeptable Fragen im Personalfragebogen:

Persönliche Angaben: Name, Adresse, Geburtsdatum, Kontodaten für die Gehaltszahlung, Familienstand
Berufliche Ausbildung: Schulabschluss, berufliche Ausbildung oder Studium, spezielle Qualifikationen, Fort- und Weiterbildungen, Schul- und Arbeitszeugnisse, Fremdsprachenkenntnisse
Daten zur Sozialversicherung und Lohnsteuerabzug: Sozialversicherungsnummer, Steuer-ID, Steuerklasse, Freibeträge, Name der Krankenkasse
Vereinbarung über vermögenswirksame Leistungen: Betrag, Kontodaten des Empfängers, Beginn der vermögenswirksamen Leistungen
Frage nach dem Bestehen eines Wettbewerbsverbots

Typische Fragen im Personalfragebogen:

Personaldaten: Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse (zur Personalakte)
Stellenbezug: Bezug zur beworbenen Stelle
Schulbildung: Angabe der verschiedenen Bildungsstationen
Berufsausbildung und beruflicher Werdegang: Ausbildung und bisherige Berufserfahrung
Bankverbindung (für Gehaltszahlung)
Steuer- und Sozialversicherungsangaben (für Lohnabrechnung)
Zusätzliche Angaben (abhängig von der Stelle, z.B. Führerschein)

Erforderliche Bescheinigungen:

Arbeitsvertrag
Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse oder Bescheinigung über private Krankenversicherung
Kopie des Sozialversicherungsausweises
Bescheinigung über den Lohnsteuerabzug
Gegebenenfalls Immatrikulationsbescheinigung
Einverständniserklärung zur elektronischen Übermittlung von Bescheinigungen

Was darf nicht gefragt werden?

Selbstverständlich streben Arbeitgeber danach, sich ein umfassendes Bild von Bewerbern oder Mitarbeitern zu machen. Dennoch regelt das Gesetz klar, welche Fragen zulässig sind und welche Informationen nicht abgefragt werden dürfen.

Gemäß Artikel 75 Absatz 2 des Betriebsverfassungsgesetzes (BetrVG) sind sowohl Arbeitgeber als auch Betriebsrat verpflichtet, die Persönlichkeitsrechte der Arbeitnehmer zu schützen. Fragen, die die Privatsphäre des Arbeitnehmers betreffen, sind demnach unzulässig. Dazu gehören insbesondere Fragen zu folgenden Themenbereichen:

Gesundheit
Schwangerschaft und Kinderwunsch
Heiratsabsichten
Ethnische Herkunft
Partei- oder Gewerkschaftszugehörigkeit (mit Ausnahme von Tendenzbetrieben gemäß § 118 BetrVG)
Höhe der bisherigen Vergütung
Vermögensverhältnisse
Vorstrafen (mit Ausnahme offensichtlicher Zusammenhänge zur Stelle)

Es ist wichtig zu beachten, dass die Beurteilung zulässiger und unzulässiger Fragen im Personalfragebogen davon abhängt, wann der Fragebogen ausgefüllt werden soll und für welche Organisation man sich bewirbt. Wird der Fragebogen beispielsweise bereits im Vorstellungsgespräch ausgefüllt, darf der Arbeitgeber normalerweise nicht nach der Religionszugehörigkeit des Bewerbers fragen (mit Ausnahme von religionsgebundenen Einrichtungen wie konfessionellen Krankenhäusern oder Kitas). Wenn der Fragebogen jedoch einem bereits eingestellten Mitarbeiter vorgelegt wird, ist die Frage nach der Religionszugehörigkeit zulässig. Dies dient dem Unternehmen dazu festzustellen, ob Kirchensteuer abgeführt werden muss oder nicht.

Datenschutz und Personalfragebogen

In der Regel wird der Personalfragebogen in der Personalakte aufbewahrt. Die darin enthaltenen Informationen sind vertraulich, da die persönlichen Daten der Beschäftigten in Deutschland dem Datenschutzrecht unterliegen, insbesondere dem Beschäftigtendatenschutz. Dies bedeutet, dass der Arbeitgeber dafür verantwortlich ist, sicherzustellen, dass die Daten vor dem Zugriff unbefugter Dritter geschützt sind. Die einzigen Personen, die Zugang zur Personalakte und deren Inhalten haben dürfen, sind neben dem Mitarbeiter selbst der Arbeitgeber und der Personalverantwortliche.

Bei der Verarbeitung dieser Daten müssen die Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), die seit 2018 in Kraft ist, eingehalten werden. Die Verarbeitung der Daten ist nur dann zulässig, wenn sie den folgenden Zwecken im Beschäftigungsverhältnis dient:

Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses
Interessenvertretung des Beschäftigten (Ausübung von Rechten aus Gesetzen, Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung)
Aufdeckung von Straftaten