Personalakte

Definition: Personalakte

In einem Unternehmens- oder Organisationskontext werden sämtliche Dokumente eines Angestellten in seiner Personalakte von der Personalabteilung verwaltet. Die Inhalte der Akte, die gesetzlich durch das Bürgerliche Gesetzbuch, das Arbeitsrecht und das Betriebsverfassungsgesetz geregelt sind, umfassen unter anderem persönliche Daten sowie arbeitsbezogene Unterlagen wie Verträge und Leistungsbeurteilungen. Arbeitnehmer haben das Recht, ihre Personalakte einzusehen, auch nach ihrem Ausscheiden aus dem Unternehmen. Sollten sich in der Akte Unterlagen befinden, die nicht den gesetzlichen Vorgaben entsprechen, haben Mitarbeiter das Recht, dagegen vorzugehen. Jedoch besteht bei einer Kündigung kein Anspruch auf Herausgabe der vollständigen Akte. Aufgrund der Datenschutzbestimmungen müssen die Informationen in den Personalakten streng vertraulich behandelt werden, und die Verantwortlichen sind verpflichtet, die spezifischen Aufbewahrungsfristen der Akten einzuhalten.

Personalakte in der Praxis

Über viele Jahre hinweg wurden die Personalakten in den zuständigen Abteilungen der Unternehmen in großen Hängeregistraturen aufbewahrt, die sicher verschlossen wurden. Die Dokumente waren in Hängeordnern abgelegt, was zu einem zeitaufwendigen und arbeitsintensiven Prozess der Mitarbeiterverwaltung führte.

Heutzutage erfolgt die Aufbewahrung der Personalakten hauptsächlich in elektronischer Form. Moderne Datenbanken ermöglichen es, relevante Mitarbeiterinformationen anderen Abteilungen zugänglich zu machen. Beispielsweise kann die Lohnbuchhaltung für ihre Abrechnungen auf die Stammdaten der Mitarbeiter zugreifen. Dennoch müssen auch digitale Akten vor unberechtigtem Zugriff geschützt werden, indem interne Zugriffsrechte genau festgelegt und das IT-System vor externen Angriffen abgesichert werden.

Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen, wenn sie die Mitarbeiterakten automatisiert aufbewahren (bei mindestens 10 Arbeitnehmern) oder anderweitig verarbeiten (bei mehr als 20 Angestellten).

In den Personalakten werden sämtliche wichtigen Informationen der Mitarbeiter archiviert:

• Personalstammdaten wie Name, Vorname, Geburtsdatum und Anschrift
• Bewerbungsunterlagen einschließlich relevanter Zeugnisse
• erforderliche Aufenthalts- und Arbeitserlaubnisse
• der Arbeitsvertrag
• relevante Abrechnungsgrundlagen wie vereinbarte Lohn- oder Gehaltshöhe, Arbeitszeit und Urlaubsregelungen
• Stellenbeschreibungen
• Lohn- und Gehaltsabrechnungen
• Statistiken zu Urlaubstagen und Überstunden
• Unterlagen zur Sozialversicherung wie Anmeldungen bei Kranken-, Renten- und Pflegeversicherungen sowie der Sozialversicherungsausweis
• Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen und Anträge auf Mutterschutz, Elterngeld usw.
• Lohnsteuerkarte
• gegebenenfalls eine Kopie des Führerscheins und ein Gesundheitszeugnis, wenn der Beruf dies erfordert
• ärztliche Untersuchungsbescheinigungen im Rahmen des Arbeitsschutzes
• Beurteilungen, Protokolle von Mitarbeitergesprächen, Personalentwicklungspläne
• Ermahnungen, Abmahnungen und Kündigungen
• Vereinbarungen über Weiterbildungen

Sowohl traditionelle Personalakten in Papierform als auch digitale Varianten erfordern besondere Sensibilität im Umgang mit den enthaltenen Informationen. Regelmäßige Schulungen der Verantwortlichen helfen dabei, das Bewusstsein für den Datenschutz zu schärfen.