Outsourcing

Definition: Outsourcing

Der Begriff Outsourcing, der aus dem Englischen stammt, bedeutet auf Deutsch Auslagerung. Diese Praxis beschreibt eine unternehmerische Strategie, bei der Aufgaben, Arbeitsschritte, Teilbereiche oder ganze Geschäftsprozesse an externe Dienstleister übertragen werden. Durch Outsourcing wird die Wertschöpfungskette verkürzt, was es Unternehmen ermöglicht, sich stärker auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren. Das Gegenteil dieser Vorgehensweise ist das Insourcing.

Unternehmen erwarten von dieser Strategie nicht nur erhebliche Kosteneinsparungen, sondern auch eine Steigerung der Qualität, was wiederum zu einer verbesserten Wettbewerbsposition führt.

Grundsätzlich unterscheidet man zwischen internem und externem Outsourcing. Beim internen Outsourcing werden Aufgaben oder Geschäftsprozesse, wie etwa Produktion oder Buchhaltung, an andere Unternehmen innerhalb desselben Konzerns übertragen. Beim externen Outsourcing hingegen werden Wertschöpfungsaktivitäten an externe Dienstleister oder Zulieferer ausgelagert.

Zu den besonderen Formen des Outsourcings zählen unter anderem:

• Application Service Providing (ASP): Hier betreibt ein Outsourcing-Dienstleister eine bestimmte Software in seinem eigenen Rechenzentrum. Die Kunden greifen über eine gesicherte Internetverbindung auf die Anwendung zu und zahlen regelmäßig eine Mietgebühr.
• Business Process Outsourcing (BPO): Diese Strategie zielt darauf ab, ganze Geschäftsprozesse wie Personalwesen oder Recruiting an externe Anbieter zu delegieren, um sich besser auf das Kerngeschäft konzentrieren zu können.
• Outtasking: Bei dieser Form des Outsourcings werden einzelne, klar definierte Aufgaben an externe Anbieter ausgelagert, wobei die Kontrolle über den Prozess beim Auftraggeber verbleibt. Beispiele hierfür sind die Entwicklung einer Software oder die Erstellung einer Website.
• Out-Servicing: Hier wird ausschließlich der Kundendienst an externe Dienstleister übergeben, häufig in Form von Callcentern, die Kundenanfragen bearbeiten. Diese Form des Outsourcings dient hauptsächlich der Kostensenkung und der Vereinfachung von Prozessen.

Man sollte Outsourcing nicht einseitig betrachten, denn diese Unternehmensstrategie betrifft sowohl Mitarbeiter als auch Arbeitgeber. Beide Parteien haben unterschiedliche Perspektiven, die im Vorfeld berücksichtigt werden sollten.

Überblick: Outsourcing

Was bedeutet Outsourcing für Mitarbeiter?

Für Mitarbeiter kann die Auslagerung bestimmter Aufgaben oder Bereiche ein heikles Thema sein, da sie sich möglicherweise nicht ausreichend wertgeschätzt fühlen. Outsourcing signalisiert ihnen, dass das Unternehmen externe Dienstleistungen bevorzugt und auf Kosten des eigenen Personals sparen möchte. Dies kann zu einem Rückgang der Mitarbeitermotivation und einer erhöhten Fluktuation führen.

Was bedeutet Outsourcing für Arbeitgeber?

Arbeitgeber sehen Outsourcing in der Regel positiver als Mitarbeiter. Die häufigsten Gründe für die Auslagerung von Aufgaben oder ganzen Geschäftsprozessen sind Kostensenkung und die Reduktion von Komplexität. Arbeitgeber möchten ihren Fokus auf das Kerngeschäft legen und die Abhängigkeit von internen Experten mit speziellem Fachwissen verringern. Zudem kann Outsourcing notwendig sein, wenn im Unternehmen bestimmte Kompetenzen fehlen und durch externe Experten ergänzt werden müssen.

Relevanz: Wann ist Outsourcing sinnvoll?

Outsourcing hat stark an Bedeutung gewonnen, hauptsächlich aufgrund des steigenden Kostendrucks. Unternehmen sind bestrebt, ihre Betriebskosten zu senken und gleichzeitig die Qualität zu steigern, um im wettbewerbsintensiven, globalisierten Markt bestehen zu können. Durch die Auslagerung von Wertschöpfungsaktivitäten an externe Anbieter gewinnen sie mehr Zeit für die Entwicklung des eigenen Unternehmens. Um das volle Potenzial des Outsourcings auszuschöpfen und Ressourcen zu sparen, ist eine sorgfältige Gestaltung der Outsourcing-Verträge entscheidend.

In welchem Umfang kann Outsourcing stattfinden?

Outsourcing kann einzelne Aufgaben, Teilbereiche oder ganze Geschäftsprozesse betreffen. Welche Lösungen ein Unternehmen wählt, hängt von den individuellen Bedürfnissen ab. Sicher ist jedoch, dass selbst ein geringfügiges Outsourcing eine interne Reorganisation erfordert, die sowohl positive als auch negative Konsequenzen haben kann.

Ein Unternehmen, das Outsourcing als Unternehmensstrategie in Betracht zieht, sollte sowohl die Chancen als auch die potenziellen Risiken sorgfältig bewerten. So kann es eine fundierte Entscheidung treffen, ob Outsourcing die richtige Vorgehensweise darstellt.

Vor- und Nachteile von Outsourcing

Welche Vorteile bringt Outsourcing mit sich?

• Steigerung der Qualität: Unternehmen können sich stärker auf ihr Kerngeschäft konzentrieren, was die Qualität der Leistungen erhöht.
• Erhöhung der Produktivität: Die gesamte Wertschöpfungskette kann produktiver gestaltet werden.
• Reduktion der Komplexität: Effizienzgewinne und vereinfachte Prozesse reduzieren die betriebliche Komplexität.
• Zeitgewinn und Flexibilität: Outsourcing ermöglicht es, Leistungen kurzfristig anzufordern, was Flexibilität schafft.
• Risikominimierung: Nicht zum Kerngeschäft gehörende Bereiche können effizienter und mit weniger Risiko ausgelagert werden.
• Verringerung der Abhängigkeit: Unternehmen werden weniger abhängig von Mitarbeitenden mit spezifischem Know-how.
• Kosteneinsparungen: Kapital-, Personal- und Sachkosten können reduziert werden.
• Nutzung von externem Know-how: Externes Fachwissen kann effektiv zum Vorteil des Unternehmens genutzt werden.

Welche Nachteile gibt es beim Outsourcing?

• Hoher Koordinations- und Kommunikationsaufwand: Die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern erfordert umfangreiche Abstimmungen.
• Weitergabe von Betriebsgeheimnissen: Externe Dienstleister erhalten Zugang zu sensiblen Unternehmensinformationen.
• Verlust von Wissen: Kritisches Know-how kann durch die Entlassung oder Versetzung von Fachkräften verloren gehen.
• Weniger Kontrolle: Die Qualität der von externen Zulieferern erbrachten Leistungen kann schwerer kontrolliert werden.
• Reputationsverlust: Schlechte Leistungsqualität oder Probleme mit Dienstleistern können das Ansehen des Unternehmens schädigen.
• Abhängigkeit von Drittunternehmen: Eine starke Abhängigkeit von externen Anbietern kann entstehen.
• Wenig Flexibilität: Langfristige Vertragsbindungen können die Anpassungsfähigkeit des Unternehmens einschränken.
• Sinkende Mitarbeitermotivation: Die Motivation der verbleibenden Mitarbeiter kann durch Outsourcing-Maßnahmen negativ beeinflusst werden.
• Vernachlässigung der Personalentwicklung: Die Entwicklung und Weiterbildung interner Mitarbeiter kann vernachlässigt werden

Die Entscheidung über die Auslagerung bestimmter Bereiche hat weitreichende Auswirkungen auf ein Unternehmen und seine internen Strukturen. Daher ist es ratsam, beim Outsourcing schrittweise vorzugehen.

Outsourcing Prozess: Mit vier Schritten zum Erfolg

Jeder Schritt auf dem Weg zur Auslagerung von Aufgaben oder Bereichen ist durch eine hohe Komplexität gekennzeichnet. Ein Unternehmen, das sich für Outsourcing entscheidet, sollte daher einen umfassenden Planungsaufwand und langwierige Verhandlungen mit Drittanbietern einplanen.

Schritt 1: Ist-Analyse und Identifikation der Bereiche Am Anfang steht immer eine sorgfältige Analyse der aktuellen Unternehmenssituation. Nur so kann eine fundierte Entscheidung darüber getroffen werden, ob die Auslagerung, sei es ins In- oder Ausland, tatsächlich sinnvoll ist. Gleichzeitig müssen die Bereiche identifiziert werden, die sich am besten für das Outsourcing eignen. Die Auswahl hängt von den Kernkompetenzen des Unternehmens ab.

Schritt 2: Bestimmung verantwortlicher Mitarbeiter Sobald die relevanten Bereiche feststehen, muss ein verantwortlicher Mitarbeiter für den Outsourcing-Prozess bestimmt werden. Seine Aufgaben umfassen die Entwicklung von Konzepten, die Erstellung von Zeit- und Meilensteinplänen sowie die Identifizierung potenzieller Dienstleister. Außerdem ist er für die Gestaltung relevanter Verträge zuständig.

Schritt 3: Auswahl der Anbieter und Verhandlungen Dieser Schritt erfordert eine solide Vorbereitung und zeitliche Ressourcen. Es ist wichtig, einen tiefen Einblick in die jeweilige Branche zu erhalten und die geeigneten Unternehmen oder Freelancer sorgfältig auszuwählen. Bei den Verhandlungen sollte darauf geachtet werden, dass das Angebot des Outsourcing-Partners den Bedürfnissen und Erwartungen des Unternehmens entspricht.

Schritt 4: Strategieumsetzung und Tagesgeschäft “Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser!” Dieser Grundsatz gilt auch für die Umsetzung des Outsourcings. Ein Unternehmen sollte stets darauf vorbereitet sein, dass es auf Seiten des Partners zu Unregelmäßigkeiten oder Nichteinhaltung der vereinbarten Standards kommen kann. Die Implementierung eines speziellen Berichtswesens für das Outsourcing ermöglicht es, aufkommende Probleme mit den Zulieferern frühzeitig zu erkennen und zu beheben.

Praxisbeispiele

Outsourcing wird in verschiedenen Branchen angewendet und eignet sich für Unternehmen jeder Größe.

Outsourcing in der Baubranche

Ein Bauunternehmen entscheidet sich, seine Website neu zu gestalten, um seine Online-Präsenz zu stärken. Da es keinen eigenen Webdesigner beschäftigt, beauftragt es einen Freelancer mit dieser Aufgabe. Die Dienstleistung wird im Rahmen von Outtasking erbracht.

Outsourcing in der Finanzbranche

Ein Unternehmen im Finanzsektor bietet Haus- und Wohnversicherungen an. Um eine optimale Kundenbetreuung sicherzustellen, gibt es den Kundendienst an ein spezialisiertes Callcenter aus, das potenzielle und bestehende Kunden betreut. Diese Dienstleistung wird im Rahmen von Out-Servicing erbracht.

Outsourcing in der Modebranche

Ein Modeunternehmen strebt an, seine Produktionskosten zu senken, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Daher beschließt es, die Produktion seiner Kleidungskollektionen ins Ausland zu verlagern. Die fertigen Produkte werden dann nach Deutschland verschifft.