Lohnabrechnung

Definition Lohnabrechnung

Die Lohnabrechnung, auch als Lohnzettel bezeichnet, ist ein rechtlich vorgeschriebenes Dokument, das von jedem Unternehmen, das Mitarbeiter beschäftigt, erstellt werden muss. Diese Abrechnung bietet einen Überblick über den Abrechnungszeitraum und detaillierte Informationen zur Struktur des Arbeitsentgelts.

Die Lohnabrechnung umfasst Angaben zu Zulagen, Zuschlägen, sonstigen Vergütungen, Abzügen, Vorschüssen oder Abschlagszahlungen. Gemäß § 107 der Gewerbeordnung müssen in der Lohnabrechnung das Arbeitsentgelt, gesetzliche Abzüge wie Sozialversicherungsbeiträge und Steuern sowie der Auszahlungsbetrag in Euro berechnet und ausgewiesen werden.

Wenn eine Verdienstabrechnung für die Sozialversicherung erstellt wird, handelt es sich um eine Entgeltbescheinigung, die seit dem 1.7.2013 durch die Entgeltbescheinigungsverordnung geregelt ist.

Was muss in einer Lohnabrechnung angegeben sein?

Die erforderlichen Angaben in einer Lohnabrechnung, gemäß der Gewerbeordnung, umfassen:

• Name und Anschrift des Arbeitgebers
• Name, Anschrift und Geburtsdatum des Arbeitnehmers
• Versicherungsnummer des Arbeitnehmers
• Datum des Beschäftigungsbeginns und bei Beendigung der Beschäftigung das Datum des Beschäftigungsendes
• Abrechnungszeitraum und darin enthaltene Steuer- und Sozialversicherungstage
• Steuerklassen, Kinderfreibeträge, Merkmale für den Kirchensteuerabzug
• Steuerfreibeträge, Steuerhinzurechnungsbeträge und Steueridentifikationsnummer
• Beitragsgruppenschlüssel und zuständige Einzugsstelle des Gesamtsozialversicherungsbeitrags
• Beitragszuschlag für Kinderlose
• Gegebenenfalls Angaben darüber, ob es sich um ein Beschäftigungsverhältnis in der Gleitzone oder um eine Mehrbeschäftigung handelt
• Bezeichnung und Betrag aller Bezüge und Abzüge, außer den Beiträgen und Arbeitgeberzuschüssen zur freiwilligen und privaten Pflege- und Krankenversicherung
• Saldo der Bezüge und Abzüge als steuerpflichtiger Arbeitslohn, Sozialversicherungsbruttoentgelt und Gesamtbruttoentgelt
• Gesetzliche Abzüge vom steuerpflichtigen Arbeitslohn und Sozialversicherungsbruttoentgelt

Lohnabrechnung im Überblick

Einmalig gezahltes Arbeitsentgelt (EGA), Minijob, Teilzeit oder Vollzeit – die Lohnabrechnung, umgangssprachlich auch als Lohnzettel bezeichnet, muss gesetzlich bei allen die gleichen Angaben enthalten. In der Praxis stehen diverse Möglichkeiten zur Verfügung, um eine Lohnabrechnung zu erstellen. Hierzu zählen das Herunterladen geeigneter Freeware online, der Erwerb von Lohnrechner-Software wie SAP und SBS oder die Nutzung von Brutto-Netto-Rechnern.

Manche Unternehmen lagern die Lohnabrechnung auch aus und lassen sie von externen Dienstleistern wie Steuerberatern oder Abrechnungssystemen erstellen. Alternativ können Lohnabrechnungen mithilfe geeigneter Vorlagen in Open Office oder Excel erstellt werden.

Die relevanten Abzüge in einer Lohnabrechnung beziehen sich vor allem auf Steuern und Sozialversicherungsbeiträge. Hierzu gehören insbesondere:

Steuern:

• Lohnsteuer
• Solidaritätszuschlag
• Kirchensteuer (falls zutreffend)

Sozialversicherung:

• Rentenversicherung Arbeitnehmeranteil
• Arbeitslosenversicherung Arbeitnehmeranteil
• Krankenversicherung Arbeitnehmeranteil
• Pflegeversicherung Arbeitnehmeranteil
• Zuschlag zur Pflegeversicherung

Es ist zu beachten, dass die gesetzliche Kranken- und Pflegeversicherung einer Beitragsbemessungsgrenze unterliegen. Die Abzüge werden prozentual auf den Bruttolohn berechnet und steigen nicht weiter an, wenn der Bruttolohn die Beitragsbemessungsgrenze übersteigt.

Zusätzlich können weitere Beträge den Brutto- und Nettolohn beeinflussen, darunter:

• Vermögenswirksame Leistungen
• Geldwerte Sachbezüge
• Betriebliche Altersvorsorge
• Persönliche Abzüge wie Lohnpfändungen

Die Lohnabrechnung sollte alle erforderlichen Angaben zu den Bezügen und Abzügen des Arbeitnehmers enthalten, darunter Gesamtbruttoentgelt, Angaben zu Zuschlägen und Abzügen, geldwerte Vorteile, Sozialversicherungsbrutto, Steuerbrutto, Nettoentgelt und weitere relevante Informationen. Sie muss gemäß § 108 der Gewerbeordnung in Textform erstellt werden, wobei digitale Formate wie PDF zulässig sind.

Es besteht keine Bringschuld des Arbeitgebers, die Lohnabrechnung zu übermitteln, digitale Übermittlungen müssen sicherstellen, dass der Arbeitnehmer das Dokument abrufen kann. Die Lohnabrechnung enthält personenbezogene Daten und unterliegt daher den Datenschutzrichtlinien. Ein korrektes Vorgehen bei der Erstellung und Übermittlung ist erforderlich, um den Datenschutz zu wahren. Der Arbeitgeber ist grundsätzlich für die Lohnabrechnung verantwortlich, kann jedoch externe Dienstleister beauftragen, wobei datenschutzrechtliche Vereinbarungen zu beachten sind.

Es gibt verschiedene Softwareprogramme zur Lohnabrechnung, darunter DATEV und andere Anbieter. Bei der Auswahl sind Kriterien wie Benutzerfreundlichkeit, Funktionsumfang, Schnittstellen, Kosten und die Fähigkeit zur Integration mit anderen HR-Softwareanwendungen zu berücksichtigen.

Die Steuerklasse beeinflusst die Berechnung der Einkommensteuer auf der Lohnabrechnung, wobei es sechs verschiedene Steuerklassen gibt. Die Zuweisung erfolgt durch das Finanzamt und hängt vom Familienstand des Arbeitnehmers ab.

Der Nettolohn eines Arbeitnehmers berechnet sich aus dem Bruttolohn abzüglich Steuern und anderen Abgaben, wie Einkommensteuer, Solidaritätszuschlag, Kirchensteuer und Sozialversicherungsbeiträgen.