Fehlzeitenmanagement

Definition: Fehlzeitenmanagement

Das Fehlzeitenmanagement ist eine personalwirtschaftliche Maßnahme, die darauf abzielt, einen umfassenden Überblick über die Fehlzeiten von Mitarbeitern zu gewinnen, diese zu analysieren und letztendlich zu reduzieren. Um präventive Maßnahmen erfolgreich einzuleiten, ist es entscheidend, die Ursachen für Fehlzeiten im Unternehmen oder in bestimmten Abteilungen zu identifizieren und zu beseitigen. Ein effektives Fehlzeitenmanagement beinhaltet daher Mitarbeitergespräche zu Ausfallzeiten, Rückkehrgespräche und die erfolgreiche Wiedereingliederung von Mitarbeitern nach längeren Abwesenheitszeiten.

Häufige Mitarbeiterabsenzen können für Unternehmen kostspielig sein, weshalb ein gut durchdachtes Fehlzeitenmanagement von großer Bedeutung ist. Die Produktivität des Teams leidet nicht nur unter dem Fehlen von Mitarbeitern, was zu Wissenslücken und einer höheren Arbeitslast für die verbleibenden Kollegen führt, sondern letztendlich auch zu Umsatzeinbußen. Dauerhaft hohe Fehlzeiten gelten zudem als Indikator dafür, dass im Unternehmen etwas nicht optimal läuft, sei es aufgrund von übermäßiger Arbeitsbelastung oder zwischenmenschlichen Konflikten.

Beispiele für Ursachen von Fehlzeiten können sein:

• Betriebliche Gründe:
  • Unzufriedenheit mit Vorgesetzten, den Führungskräften, beruflichen Aufgaben, Arbeitsklima oder Gehalt
• Persönliche Gründe:
  • Fehlende Qualifikationen, fortgeschrittenes Alter Umweltfaktoren: Saisonale Einflüsse wie wirtschaftliche Flaute
    

Fehlzeitenmanagement im Überblick

Um einen klaren Überblick über die Art der Abwesenheit zu erhalten, ist die Erstellung einer Fehlzeitenstatistik empfehlenswert, die beispielsweise mithilfe einer speziellen Software für das Fehlzeitenmanagement durchgeführt werden kann. Die Kategorisierung nach verschiedenen Abwesenheitsgründen, wie:

• klassische Krankmeldungen
• Unfallkrankschreibungen
• Arbeitsunfällen
• Dienstabbrüchen
• Sonderurlaub
• Weiterbildungen

ermöglicht eine detaillierte Analyse und die Umsetzung gezielter Maßnahmen.

Bei der Analyse ist es hilfreich, Fragen nach bestimmten Mitarbeitergruppen zu stellen, die häufiger fehlen, und Unterschiede in den Abwesenheitsmustern zu ermitteln, beispielsweise zwischen jüngeren und älteren Mitarbeitern. Auch die Dauer der Abwesenheit und die Monate mit den meisten Fehltagen können wichtige Hinweise liefern. Die Identifikation von veränderten Arbeitsbedingungen sowie strukturellen oder personellen Veränderungen im Unternehmen trägt dazu bei, die Gründe für Fehlzeiten besser zu verstehen.

Maßnahmen zur praktischen Umsetzung des Fehlzeitenmanagements umfassen verschiedene Schritte, um die Fehlzeiten der Mitarbeiter zu überwachen und zu reduzieren. Eine zentrale Kennzahl dabei sind die Fehlzeiten, die nach Abteilungen oder Filialen aufgeschlüsselt werden sollten, um spezifische Vergleichswerte für Teams und Regionen zu erhalten.

Zeitliche Vergleiche spielen eine wichtige Rolle im Fehlzeitenmanagement. Hierbei werden die Fehlzeiten pro Monat analysiert und mit den Vormonaten verglichen. Darüber hinaus können quartalsweise Vergleiche und eine jährliche Analyse der Krankheitsstände durchgeführt werden. Dies ermöglicht die Identifizierung von Trends und Entwicklungen, was wiederum die Optimierung der Personalbedarfsplanung und die Vermeidung von Leerläufen in einzelnen Abteilungen unterstützt.

Die richtige Reaktion des Arbeitgebers bei häufigem oder langem Mitarbeiterausfall ist entscheidend. Ein gutes Fehlzeitenmanagement sieht vor, dass Führungskräfte ihre Fürsorgepflicht ernst nehmen. Als symbolische Geste können beispielsweise Genesungskarten oder Blumen an die betroffenen Mitarbeiter versendet werden. Bei längeren Abwesenheitszeiten, insbesondere über sechs Wochen, ist eine stufenweise Wiedereingliederung angebracht, bei der der Mitarbeiter schrittweise wieder an seine Aufgaben herangeführt wird.

Im Rahmen von Fehlzeitengesprächen, die nach der Rückkehr des Mitarbeiters stattfinden, kann über die Ursachen der längeren Abwesenheit gesprochen werden. Hierbei ist jedoch Vorsicht geboten, insbesondere bei schwerwiegenden Erkrankungen, um die Persönlichkeitsrechte der Arbeitnehmer zu wahren. Je nach Ursache können in solchen Gesprächen auch Maßnahmen zur Vermeidung erneuter Abwesenheiten erörtert und festgelegt werden.