Digitale Personalakte
Definition: Was ist die digitale Personalakte?
Die digitale Personalakte ist ein essenzieller Bestandteil eines papierlosen und digitalen Verwaltungssystems im Bereich des Human Resources Managements. In diesem Konzept werden Personaldaten unabhängig vom Standort elektronisch aufbereitet und in einem digitalen HR-System bereitgestellt, um ein effizientes Dokumentenmanagement zu gewährleisten.
Im Wesentlichen stellt die digitale Personalakte die elektronische Form der traditionellen, papiergebundenen Personalakte dar.
Vorteile einer digitalen Personalakte?
Die Vorteile einer digitalen Personalakte überwiegen in der Regel, weshalb viele Unternehmen auf Softwarelösungen zur Digitalisierung ihrer Personalakten zurückgreifen. Unternehmen aller Größen streben damit danach, die HR-Prozesse innerhalb ihrer Personalabteilung nachhaltig zu verbessern.
Eine der offensichtlichen Vorteile einer digitalen Personalakte besteht darin, dass Personalabteilungen den Papierkram bei HR-Aufgaben minimieren können. Die Büros sind nicht mehr mit wachsenden und umständlichen Papierakten gefüllt, was das mühsame Suchen in Akten und Ordnern überflüssig macht. Durch einfache Klicks sind die Daten am Bildschirm verfügbar, Änderungen und Ergänzungen lassen sich mühelos vornehmen. Der Umstieg auf das digitale System spart nicht nur Platz, sondern reduziert auch Sachmittelkosten für Papier und Ordner.
Digitale Personalakten erleichtern die Verwaltung von Mitarbeiterdaten über verschiedene Standorte hinweg, indem Informationen mit gemeinsamen Vorlagen in eine zentrale Datenbank eingegeben werden können. Dies gilt auch für Versetzungen oder Entlassungen, die beispielsweise durch den Versand elektronischer Kündigungsschreiben erleichtert werden.
Die digitale Personalakte ermöglicht einen leichteren Zugang zu den Daten und mehr Transparenz, da sie allen Personen mit entsprechenden Berechtigungen und Zugang zur Software zugänglich ist, ohne dass der physische Standort der Akte aufgesucht werden muss. Zudem ermöglichen die Softwarelösungen die Automatisierung von Abläufen im HR, was zu einer Entlastung und Effizienzsteigerung der Personalabteilungen führt.
Zusammengefasst bieten digitale Personalakten:
- Spürbare Entlastung der HR-Abteilung
- Automatisierte Abläufe
- Kosteneinsparungen und mehr Platz im Büro
- Leichterer Zugriff und mehr Transparenz
Was sind die Inhalte einer digitalen Personalakte?
Es ist wichtig zu beachten, dass digitale Personalakten auch dazu genutzt werden können, frühere Beschäftigungs- oder Ausbildungsverhältnisse zu dokumentieren, weshalb sie oft auch als historische Arbeitszeugnisse bezeichnet werden.
Inhaltlich umfasst die digitale Personalakte sämtliche Dokumente und Daten, die von der Personalabteilung bereits von den Mitarbeitern erfasst wurden. Dazu gehören Bewerbungsunterlagen, Arbeitsverträge, Abmahnungen und Arbeitszeugnisse. Bilder, Fotos und handschriftliche Unterlagen werden digitalisiert und eingescannt. Des Weiteren können Fotos und Texte mit Schlagwörtern versehen oder zur einfacheren Suche in Listen aufbereitet werden.
Rechtliche Grundlagen und Risiken
Es ist von größter Bedeutung, die rechtlichen Rahmenbedingungen und Datenschutzanforderungen gemäß der Datenschutz-Grundverordnung sowie dem Bundesdatenschutzgesetz einzuhalten. Die Regelungen zu Berechtigungen, Zugriffsschutz, Auskunfts- und Einsichtsrechten sowie dem Einsatzzweck sollten in einer Betriebsvereinbarung festgehalten werden.
Trotz der zahlreichen Vorteile gibt es auch Nachteile und Risiken im Zusammenhang mit digitalen Personalakten. Die Umstellung auf ein rein digitales System ist mit Kosten verbunden, einschließlich der Anschaffung der Software und möglicherweise notwendiger Infrastrukturänderungen. Datenschutzanforderungen müssen strikt eingehalten werden, was sowohl technische als auch organisatorische Maßnahmen erfordert. Es ist wichtig, die rechtlichen Rahmenbedingungen zu beachten und gegebenenfalls einen Datenschutzbeauftragten einzubeziehen. Die Einführung digitaler Personalakten erfordert daher eine kooperative Zusammenarbeit zwischen HR, IT, Betriebsrat, Vorgesetzten und Administratoren.
Generell überwiegen die positiven Aspekte, und ein Umstieg auf digitales HR-Management bietet sich grundsätzlich an. Unternehmen sollten jedoch die Kosten im Auge behalten und idealerweise von Anfang an auf die digitale Aufbewahrung und Verwaltung von Personalakten setzen.
Die Wahl der richtigen Software ist entscheidend, und verschiedene Lösungen, darunter SaaS-Lösungen, der Kauf von Software oder Lizenzen, können je nach Unternehmensgröße und Bedürfnissen in Betracht gezogen werden.
Abschließend lässt sich festhalten, dass digitale Personalakten eine flexiblere Verwaltung der Mitarbeiter im Unternehmen ermöglichen und einen wichtigen Schritt hin zur papierlosen Personalverwaltung darstellen. Sie bieten Chancen für mehr Effizienz, müssen jedoch auch mit den genannten Herausforderungen und Anforderungen an Datenschutz und Rechtssicherheit in Einklang stehen.