Arbeitsorganisation

Definition: Was ist Arbeitsorganisation?

Die Arbeitsorganisation umfasst gemäß ihrer Definition die strukturierte Gestaltung von Arbeitsprozessen. Dieser Begriff umfasst nicht nur die Art der Tätigkeiten, sondern auch den Umfang der Aufgaben und die Arbeitsbedingungen. Ihr Ziel ist es, die Effizienz und Produktivität eines Unternehmens zu erhalten und zu steigern. Dieses Ziel soll durch die optimale Nutzung der verfügbaren Ressourcen und Kompetenzen erreicht werden. 

Wie hängt Arbeitsorganisation mit Arbeitsgestaltung zusammen? 

Arbeitsorganisation ist ein Teilaspekt der Arbeitsgestaltung. Neben der Arbeitsorganisation gehören auch der Arbeitsablauf und die Aufgabeninhalte zur Arbeitsgestaltung. Die Arbeitsorganisation übernimmt unter anderem die Planung von Kompetenzbereichen und Arbeitszeiten sowie die Erfassung aller zu erledigenden Aufgaben. 

Die Arbeitsgestaltung plant dann auf der Grundlage der Arbeitsorganisation die konkreten Arbeitsabläufe im Unternehmen. 

Wessen Verantwortung ist die Arbeitsorganisation?

Die Arbeitsorganisation kann entweder vom Unternehmen selbst oder von Behörden übernommen werden. In einem nicht behördlich strukturierten Betrieb obliegt es dem Arbeitgeber und dem Betriebsrat, die Bedingungen für die Arbeitsgestaltung festzulegen. Gemäß § 106 der Gewerbeordnung hat der Arbeitgeber das Recht, den Arbeitsinhalt, den Arbeitsort, die Arbeitszeit und die Arbeitsleistung in seinem Unternehmen näher zu bestimmen. Dabei muss er nach billigem Ermessen handeln und ist an verschiedene gesetzliche Vorschriften und Richtlinien gebunden, die sich aus Tarifverträgen und Arbeitsverträgen ergeben können. Zudem muss er die Bestimmungen der Betriebsvereinbarung zwischen ihm und dem Betriebsrat beachten. Die Arbeitsorganisation und der gesamte Arbeitsprozess sollten in schriftlichen Arbeits- oder Dienstanweisungen festgehalten werden. 

Was gehört zur Arbeitsorganisation?

Um eine bestmögliche Koordination und maximale Effizienz in der Arbeit zu ermöglichen, ist die sorgfältige Planung und Strukturierung verschiedener Arbeitsbereiche von entscheidender Bedeutung. Zur unternehmerischen Organisation gehören daher unter anderem die folgenden Aspekte: 

• Die Erfassung aller anfallenden Aufgaben in einem Arbeitsprozess. 
• Die Verknüpfung einer Stellenbeschreibung mit den Aufgabenbereichen eines Mitarbeiters, wobei die Zuständigkeiten in einem Organigramm festgehalten werden können. 
• Die Festlegung der einzelnen Schritte, die zur Erledigung einer Arbeitsaufgabe erforderlich sind. 
• Die Bestimmung der Arten der Zusammenarbeit, darunter Job Enrichment, Job Enlargement, Job Sharing oder Job Rotation. 
• Die Förderung der Kommunikation innerhalb des Unternehmens. 
• Die Motivation der Mitarbeiter. 
• Die Überwachung der Mitarbeiterleistung. 
• Die Gestaltung der Arbeits- und Pausenzeiten. 

Häufige Fehler bei der Arbeitsorganisation

In vielen Betrieben besteht ein erheblicher Bedarf an Verbesserungen in Bezug auf die Arbeitsorganisation. Zu den häufigsten Gründen für eine unzureichende Arbeitsorganisation gehören beispielsweise eine mangelhafte oder unzureichende interne Abstimmung bezüglich der Aufgabenzuweisung und der Arbeitsaufgaben. Ebenso führt ein nicht-systematisches Kommunikationssystem zu verminderter Effektivität. Ein aufkommendes Problem ist zudem die fehlende Bereitschaft des Arbeitgebers, Änderungen an der langjährigen Betriebsstruktur vorzunehmen. All diese Faktoren hindern ein Unternehmen daran, seine Produktivität zu steigern. 

Arbeitsorganisation in einem Unternehmen

In einem Unternehmen erstreckt sich die Arbeitsorganisation über die Planung nicht nur der räumlichen und zeitlichen Ressourcen, sondern auch über die Personalbesetzung und die Nutzung von Betriebsmitteln. Diese verschiedenen Aspekte sollen in optimaler Weise miteinander interagieren, um die wirtschaftlichen Ziele des Unternehmens zu sichern und zu optimieren. Als HR-Verantwortlicher gibt es Möglichkeiten, die Arbeitsorganisation zu verbessern und die Produktivität des Unternehmens um etwa 20 % zu steigern. 

5 Tipps für eine nachhaltige Arbeitsorganisation

• Tipp 1: Eine effektive Arbeitsorganisation kann je nach Art des Unternehmens unterschiedlich aussehen. Ein Dachdeckerbetrieb hat möglicherweise andere Anforderungen als eine Software-Firma. Beginnen Sie daher mit einer gründlichen Analyse der aktuellen Situation in Ihrem Unternehmen und identifizieren Sie die Bereiche, in denen es Schwierigkeiten gibt. Hier sollten Sie ansetzen. 
• Tipp 2: Stellen Sie Ihren Mitarbeitern Muster, Checklisten und Vorlagen zur Verfügung, die sie bei ihrer Arbeit unterstützen können. Dadurch werden Arbeitsabläufe beschleunigt und Fehler minimiert. 
• Tipp 3: Erstellen Sie für Ihre Mitarbeiter tägliche To-Do-Listen mit allen anstehenden Aufgaben. Das Festlegen von Prioritäten kann ebenfalls dazu beitragen, die Arbeitsweise strukturiert und effektiv zu gestalten. 
• Tipp 4: Verteilen Sie Aufgaben sinnvoll an Ihre Mitarbeiter und fördern Sie die Zusammenarbeit zwischen Kollegen. Durch die erhöhte Kompetenz der Beteiligten können Aufgaben insgesamt effizienter erledigt werden. 
• Tipp 5: Vereinbaren Sie klare Ziele mit Ihren Mitarbeitern oder Abteilungen. Gut definierte Ziele strukturieren den Arbeitsalltag und steigern die Motivation. Sie können die Zielvereinbarungen auch mit Leistungsbeurteilungen oder Gehaltserhöhungen verknüpfen, um die Mitarbeitermotivation weiter zu steigern. 

Fokus auf individuelle Arbeitsorganisation 

Die unternehmerische Arbeitsorganisation ist nur ein Teil der Optimierung der Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern und Betriebsmitteln. Die individuelle Arbeitsorganisation, also die Produktivität eines einzelnen Mitarbeiters in der Praxis, spielt ebenfalls eine wichtige Rolle. Das HR-Management kann motivierend wirken und so die Gesamtstruktur des Arbeitsgefüges verbessern. 

3 Tipps für eine bessere individuelle Arbeitsorganisation

• Tipp 1: Der Arbeitsplatz und die Arbeitsumgebung sollten stets ordentlich und übersichtlich sein. Es ist ratsam, den Schreibtisch täglich kurz aufzuräumen und nur die Unterlagen liegen zu lassen, die für die aktuellen Aufgaben benötigt werden. 
• Tipp 2: Bei Fragen oder Unklarheiten sollten Mitarbeiter direkt um Hilfe bitten, da ausgedehnte Recherchen die Arbeitszeit unnötig verlängern. Kurze Telefongespräche sind oft effizienter als E-Mail-Korrespondenz. 
• Tipp 3: Pünktlichkeit ist von entscheidender Bedeutung. Dies betrifft nicht nur den Arbeitsbeginn, sondern auch die Teilnahme an Meetings. Wenn ein Mitarbeiter die vereinbarten Zeitpläne nicht einhält, hat dies Auswirkungen auf die gesamte Belegschaft und führt zu Zeitverlust. Als Vorgesetzter sollten Sie hier mit gutem Beispiel vorangehen.