Abwesenheitsplan

Definition: Was ist ein Abwesenheitsplan?

In einem Abwesenheitsplan werden verschiedene Abwesenheitsgründe erfasst, wie beispielsweise Dienstreisen, Weiterbildungen oder Krankheitszeiten – Phasen, in denen Mitarbeiter nicht am Arbeitsplatz anwesend sind. Obwohl einige dieser Abwesenheiten unvermeidbar sind, dient der Abwesenheitsplan beispielsweise dazu, Vertretungen durch andere Mitarbeiter zu organisieren. 

Dieses Hilfsmittel unterstützt Arbeitgeber dabei, den Überblick über die Anwesenheit ihrer Mitarbeiter zu behalten und einen reibungslosen Betrieb sicherzustellen. Der Abwesenheitsplan enthält Informationen darüber, warum bestimmte Mitarbeiter nicht arbeiten können und wie lange die Abwesenheit voraussichtlich dauern wird. 

Darüber hinaus ermöglicht der Abwesenheitsplan auch die Konkretisierung des Dienstplans. Während Urlaubszeiten und Feiertage in der Regel langfristig geplant werden können, helfen Abwesenheitspläne auch dabei, kurzfristige Abwesenheiten effektiver zu bewältigen. Daher ist es wichtig, eventuelle Änderungen in den Abwesenheitsplänen so präzise wie möglich darzustellen. 

Warum ist ein Abwesenheitsplan für Unternehmen von Bedeutung?

Ein gut geführter Abwesenheitsplan ermöglicht es Unternehmen, Probleme bei der Besetzung einzelner Abteilungen sowie der allgemeinen Personalausstattung im Betrieb zu erkennen. Insbesondere für die Frage der Vertretung spielt der Abwesenheitsplan eine entscheidende Rolle. 

Hier sind die Vorteile eines Abwesenheitsplans für Unternehmen: 

• Übersicht über An- und Abwesenheiten im Team 
• Verbesserte Ressourcenplanung 
• Festlegung von Abwesenheitsarten 
• Gewährleistung der Urlaubsvertretung 
• Erstellung von Berichten 
• Einführung von Urlaubssperren (zum Beispiel in Spitzenzeiten) 

Empfehlenswert ist ein Abwesenheitsplan, der automatisch Benachrichtigungen generiert, wenn die betrieblichen Abläufe durch eine kritische Anzahl von Abwesenheiten zu einem bestimmten Zeitpunkt beeinträchtigt werden könnten. 

Es sollte auch eine Benachrichtigung oder E-Mail erfolgen, wenn sich vertretende Mitarbeiter gleichzeitig abwesend sein werden. 

Besonders in großen Unternehmen sollte auf den ersten Blick ersichtlich sein, welche qualifizierten Mitarbeiter im Team einen Kollegen im Falle einer Abwesenheit vertreten können. Krankmeldungen sollten unverzüglich in die Abwesenheitsplanung integriert und allen Teammitgliedern zur Verfügung gestellt werden. 

Warum eine Online-Abwesenheitsplanung noch vorteilhafter ist

Digitale Abwesenheitspläne sind praktische Alternativen zu herkömmlichen gedruckten Versionen. Dadurch können Mitarbeiter ihre Abwesenheiten selbst eintragen, und das Management muss sie nur noch überprüfen und mit wenigen Klicks genehmigen. 

Darüber hinaus eignen sich digitale Pläne deutlich besser zur Erfassung nachträglicher Änderungen. 

Zeitersparnis und Entlastung in der Verwaltung 

• Mitarbeiter können ihre Abwesenheiten selbstständig anmelden oder beantragen. Dies kann problemlos über den PC oder das Smartphone, sei es vom Arbeitsplatz oder von zu Hause aus, erledigt werden. 
• Diese Online-Beantragung spart nicht nur Zeit, sondern signalisiert auch Vertrauen. Das Management wird somit bei der Planung von Urlaubstagen und anderen Abwesenheiten effektiv entlastet. 

Transparenz für Mitarbeiter 

• Ein übersichtlicher Abwesenheitsplan bietet den Mitarbeitern ebenfalls klare Vorteile. Wenn beispielsweise zwei Mitarbeiter an einem gemeinsamen Projekt arbeiten, können sie leicht im Abwesenheitsplan nachsehen, ob der jeweils andere zur erforderlichen Zeit anwesend ist. 

Keine Fehlkalkulation bei der Berechnung des Urlaubsanspruchs 

• Die Software übernimmt die Berechnung der Urlaubsansprüche, wodurch Fehler reduziert werden. Die Pläne berücksichtigen automatisch wichtige Faktoren, wie beispielsweise Änderungen im Anstellungsverhältnis oder die Notwendigkeit, Überstunden abzubauen. Auch Urlaubsrückstellungen werden automatisch ermittelt. 

Zentrale Darstellung relevanter Daten 

• Da im Abwesenheitsplan alle wesentlichen Informationen zentral erfasst werden, kann er von überall aus und zu jeder Zeit, einschließlich von zu Hause aus, verwaltet werden. Der Arbeitgeber bestimmt, wer Zugriff auf den Plan hat. Dies bietet der Personalabteilung den Vorteil, dass sie Abwesenheitsinformationen in Echtzeit erhält und somit schneller auf Ressourcenplanungsherausforderungen reagieren kann.