Prozessautomatisierung

Definition: Was bedeutet Prozessautomatisierung?

Die Automatisierung von Prozessen ist ein wesentlicher Faktor zur Steigerung der Produktivität und zur Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit.

Im Gegensatz zum Business Process Management (BPM) konzentriert sich die Prozessautomatisierung ausschließlich auf die Automatisierung von Abläufen, ohne deren Optimierung anzustreben. Sie beinhaltet die Transformation sowohl digitaler als auch manueller Prozesse und Dienstleistungen in automatisierte Workflows, häufig mithilfe von Robotic Process Automation (RPA). Diese neuen Abläufe, auch als Workflows bezeichnet, werden automatisiert, um Kosten und Zeit zu sparen, die sonst für manuelle Durchführungen erforderlich wären. Die Grundlage jeder Prozessautomatisierung ist eine Nutzwertanalyse, die untersucht, ob sich die Automatisierung der spezifischen Abläufe lohnt. Eine Automatisierung ist ratsam, wenn der Prozess aus simplen, wiederkehrenden Arbeitsschritten besteht. Selbst komplexe Abläufe können automatisiert werden, erfordern jedoch einen erheblichen Aufwand für die Implementierung.

Verschiedene Aspekte der Automatisierung

1. Verfahrensautomatisierung:
   • Hierbei werden einzelne Arbeitsschritte automatisiert.
2. Prozessautomatisierung:
   • Dabei erfolgt die Automatisierung eines kompletten Produktionsablaufs, beispielsweise durch den Einsatz von Industrierobotern in der Automobilherstellung.
3. Systemautomatisierung:
   • Hier wird die gesamte Fertigung automatisiert, wie es in der Massenproduktion üblich ist.

Warum ist Prozessautomatisierung sinnvoll?

Prozessautomatisierung zeigt ihre Vorteile vor allem in standardisierten Abläufen, also in manuellen Prozessen, die regelmäßig von Mitarbeitern ausgeführt werden. Diese Automatisierung führt zu Kostensenkungen und einer verkürzten Produktionsdauer, wodurch die Produktivität der Mitarbeiter steigt. Mit der gleichen Anzahl an Mitarbeitern kann so mehr Arbeit bewältigt werden, was zu einer Kostenreduktion und einer Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens führt.

Ein weiterer bedeutender Vorteil liegt in der spürbar höheren Mitarbeiterzufriedenheit. Wenn repetitive, langweilige Routineaufgaben durch automatisierte Workflows erledigt werden, profitieren die Mitarbeiter davon, da sie sich auf andere, interessantere Aufgaben konzentrieren können. Dies trägt dazu bei, den Arbeitsplatz attraktiver zu gestalten und die Bindung der Mitarbeiter an den Arbeitgeber zu stärken.

Vorteile

Kosteneinsparungen und Effizienzsteigerungen

Im Geschäftsalltag verursachen ineffiziente administrative Prozesse erhebliche Kosten. Manuelle Abläufe binden produktive Arbeitszeit und beeinträchtigen wertschöpfende Tätigkeiten. Die Automatisierung dieser Prozesse in einem zentralen System führt zu signifikanten Einsparungen sowohl bei den Produktionskosten als auch bei der Zeit, die für die Durchführung benötigt wird.

Ein wesentlicher Kostenfaktor ist das “Papierproblem”. Die Ausgaben für Papier, Druckkosten und die Verwaltung physischer Dokumente können sinnvoller investiert werden. Gehaltsabrechnungen und andere personenbezogene Dokumente können digital im Mitarbeiterportal einer HR-Software bereitgestellt werden, was nicht nur Kosten für Druck und Papier spart, sondern auch zeitintensive Verwaltungsprozesse reduziert. Dadurch gewinnen Mitarbeiter wertvolle Zeit, die für strategische Aufgaben genutzt werden kann, was sowohl die Verwaltung als auch die Finanzbuchhaltung positiv beeinflusst.

Versteckte Potenziale entdecken

Ein weiterer Vorteil liegt in der verbesserten Mitarbeiterzufriedenheit. Automatisierte Workflows nehmen repetitive, langweilige Routineaufgaben von den Mitarbeitern weg, so dass sie sich auf interessantere Aufgaben konzentrieren können. Dies trägt zur Attraktivität des Arbeitsplatzes bei und fördert die Bindung der Mitarbeiter an das Unternehmen.

Bessere interne Kommunikation

Darüber hinaus ermöglicht die Vernetzung der Unternehmensbereiche auf systemtechnischer Ebene eine effizientere interne Kommunikation und steigert die Produktivität. Durch Workflow-Apps können Aufgaben unabhängig vom Arbeitsort schnell bearbeitet werden, was Flexibilität und Geschwindigkeit erhöht.

Fehlervermeidung und bessere Datensicherheit

Automatisierte Prozesse tragen auch zur Fehlervermeidung und zur Verbesserung der Datensicherheit bei. Menschliche Fehler, die etwa bei der manuellen Buchung von Ausgangsrechnungen auftreten können, werden reduziert. Automatisierte Rechnungsbearbeitungssysteme erfassen, genehmigen und dokumentieren Daten selbstständig, wobei sensible Informationen nur autorisierten Personen zugänglich sind. Dies entspricht den Datenschutzrichtlinien und gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.

Insgesamt führt die Prozessautomatisierung zu einer effizienteren Nutzung von Ressourcen, einer höheren Arbeitsqualität und einer gesteigerten Wettbewerbsfähigkeit für Unternehmen.

Welche Prozesse eignen sich zur Automatisierung?

Standardisierte Abläufe für die Prozessautomatisierung finden sich besonders in den Verwaltungsbereichen von Unternehmen wie Finanzwesen, IT und HR.

Diese Abläufe eignen sich vor allem dann für die Automatisierung, wenn sie regelmäßig oder häufig mit einem großen Volumen manuell durchgeführt werden. Sie basieren auf klaren Regeln und haben einen standardisierten Input mit wenig Variation. Ein gutes Beispiel hierfür sind viele Schlüsselprozesse im HR-Bereich, wie etwa die Lohn- oder Gehaltsabrechnung. Auch im Abwesenheitsmanagement spielen regelbasierte Abläufe eine zentrale Rolle, z.B. wenn ein Mitarbeiter eine Krankmeldung bei der HR oder der zuständigen Führungskraft einreicht.

Weitere HR-Bereiche, die sich für die Automatisierung eignen, umfassen regelmäßige Analysen und Reportings sowie Prozesse wie das Onboarding und Offboarding von Mitarbeitern.

Prozessautomatisierung in Unternehmen

Die Möglichkeiten für Unternehmen, ihre eigenen Abläufe zu automatisieren, wachsen stetig. Mit zunehmender Komplexität der Automatisierungslösungen ändert sich auch die Art der Prozesse, die am besten automatisiert werden sollten.

Welche Arten der Prozessautomatisierung gibt es? Hier sind die Hauptarten der Prozessautomatisierung:

1. Simple Prozessautomatisierung: Hierbei gibt es bereits vor der Automatisierung einen festen, vordefinierten Prozessweg, der ohne Abweichungen verläuft. Ein Beispiel hierfür ist der automatisierte Versand von Mahnungen.
2. Regelbasierte Prozessautomatisierung: Im Gegensatz zu einem starren Prozessweg gibt es hier verschiedene aufeinanderfolgende Schritte, die von bestimmten Variablen und Entscheidungen abhängen. Ein Beispiel ist die Bearbeitung von Schadensfällen bei Versicherungen.
3. Intelligente Prozessautomatisierung: Diese Form umfasst komplexe Prozesse, bei denen unerwartete Ausnahmen auftreten können. Wenn vordefinierte Regeln nicht mehr ausreichen, kommen Technologien wie Robotic Process Automation (RPA) und Künstliche Intelligenz (KI) zum Einsatz.

Was ist der Unterschied zwischen Automatisierung und Digitalisierung?
Automatisierung und Digitalisierung werden oft als Synonyme verwendet, sind jedoch unterschiedliche Konzepte. Digitalisierung bezieht sich auf den Prozess der Umwandlung von Informationen in ein digitales Format. Automatisierung hingegen nutzt diese digitalisierten Informationen, um Geschäftsprozesse zu optimieren und zu automatisieren.

Prozessautomatisierung: Welche Möglichkeiten gibt es?
Die Potenziale der Prozessautomatisierung sind vielfältig. Sie vernetzt Menschen und Daten in einer Prozesskette, verbessert Abläufe und trägt erheblich zur Wertschöpfung eines Unternehmens bei. Beispiele hierfür sind abteilungsübergreifende Genehmigungsprozesse oder automatisierte Erinnerungen für anstehende Mitarbeitergespräche – jeder Mitarbeiter weiß genau, was zu tun ist und wann es zu erledigen ist.

Prozessautomatisierung: Relevant für jede Unternehmensgröße
Es zeigt sich, dass Prozessautomatisierung nicht nur für große Konzerne vorteilhaft ist. Studien belegen, dass auch kleine und mittelständische Unternehmen erhebliche Nutzen daraus ziehen können, wenn sie alltägliche Aufgaben mithilfe von Lösungen wie Dokumentenmanagementsystemen (DMS) oder Enterprise-Content-Management (ECM) automatisieren.

Warum lohnt sich die Prozessautomatisierung?

Viele Unternehmen zögern immer noch, ihre Prozesse durch Workflow Management zu automatisieren, da die Einrichtung entsprechender Systeme nicht billig ist. Dennoch bietet die Prozessautomatisierung im Laufe der Zeit zahlreiche Vorteile, da sie Zeit und Kosten sparen kann. Selbst die Automatisierung kleiner, wiederkehrender Tätigkeiten, die eine Stunde Arbeitszeit eines Mitarbeiters beanspruchen können, führt über das Jahr hinweg zu erheblichen Einsparungen wertvoller Arbeitszeit.

Als Faustregel gilt: Wenn die Automatisierung 50 Prozent der Prozessdauer einspart und sich innerhalb eines Geschäftsjahres amortisiert, ist sie empfehlenswert. Bei komplexeren Automatisierungen kann sich die Amortisationsdauer verlängern.

Besonders gut geeignet sind Routineprozesse, die häufig durchgeführt werden und bei denen die Datenstrukturen relativ einheitlich sind. Da keine komplexen Algorithmen benötigt werden, um ähnliche Daten aus verschiedenen Dateiformaten zu extrahieren, lassen sich solche Prozesse gut vernetzen und automatisieren.

… und wann lohnt sich die Prozessautomatisierung nicht?
Unternehmen, die über Prozessautomatisierung nachdenken, sollten sich folgende Fragen stellen:

1. Welche Prozesse eignen sich für eine Automatisierung und welche nicht? Weniger geeignet sind persönliche Kundenbeziehungen und komplexe Arbeitsschritte mit vielen individuellen Daten.
2. Wie digitalisiert ist der Prozess bereits? Gut geeignet sind Prozesse, die bereits digital ablaufen oder deren Daten digital erfasst werden. Sind Prozesse dagegen noch analog und erfordern viel manuelle Arbeit mit Papierakten, könnte zunächst eine Digitalisierung sinnvoll sein.
3. Wie handeln andere Unternehmen? Es kann nützlich sein, zu prüfen, ob Wettbewerber bereits Automatisierungen nutzen und ob dies für das eigene Unternehmen ebenfalls sinnvoll wäre.
4. Wie häufig wird der Prozess durchgeführt und wie aufwändig ist er? Eine Automatisierung kann sich lohnen, wenn der Prozess häufig durchgeführt wird und viel Zeit in Anspruch nimmt. Bei seltenen Vorkommen und geringem Arbeitsaufwand könnte der Nutzen der Automatisierung die Kosten übersteigen.

Passende Tools und die Realisierung

Inzwischen stehen zahlreiche Tools und Softwarelösungen für die Automatisierung von Prozessen zur Verfügung. Besonders interessant sind dabei Cloud-basierte und skalierbare Lösungen, die sich flexibel an wechselnde Anforderungen anpassen lassen.

Es ist von großer Bedeutung, die Mitarbeiter frühzeitig über die Einführung von Automatisierungssoftware und deren Vorteile zu informieren. Es sollte deutlich kommuniziert werden, dass die Software tatsächliche Verbesserungen mit sich bringt und die Mitarbeiter in ihrer Arbeit unterstützen soll.

Zusätzlich kann es vorteilhaft sein, den Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, einfache Prozesse eigenständig zu automatisieren. Viele Anbieter stellen dafür benutzerfreundliche Tools mit grafischen Oberflächen bereit, die keine Programmierkenntnisse erfordern.

Prozessautomatisierung realisieren

1.  Ermittlung der Prozessart
   Der Erfolg der Prozessautomatisierung hängt stark von der Art der Aufgabe ab. Es gibt komplexe Aufgaben, die sich nur schwer zufriedenstellend automatisieren lassen. Daher ist es entscheidend, die Prozesse im Voraus zu skizzieren und den Aufwand sowie die Anforderungen klar zu definieren. Auf diese Weise erhält man ein Verständnis für die Komplexität des Prozesses und kann die Kosten der Automatisierung besser abschätzen.
2. Kosten-Nutzen-Analyse
   Es ist wichtig zu prüfen, welche wirtschaftliche Bedeutung der Prozess für das Unternehmen hat. Eine Automatisierung ist beispielsweise empfehlenswert, wenn der Prozess täglich tausendfach durchgeführt wird. Für hochkomplexe Abläufe, die nur selten vorkommen, sind die hohen Automatisierungskosten in der Regel weniger gerechtfertigt.
3. Auswahl des Automatisierungssystems
   Nach der Auswahl eines geeigneten Prozesses folgt die Entscheidung für die Automatisierungsmethode. Beim Business Process Reengineering können Methoden angewendet werden, die den gesamten Ablauf von Grund auf neu gestalten. Alternativ kann auch eine Teilautomatisierung in Betracht gezogen werden, bei der einzelne Schritte oder Komponenten eines bestehenden Prozesses automatisiert werden.
4. Überwachung der automatisierten Prozesse
   Besonders zu Beginn sollte das automatisierte System nicht unbeaufsichtigt bleiben, um mögliche Ausfälle frühzeitig zu erkennen und zu beheben. Es ist ratsam, den automatisierten Prozess regelmäßig zu überprüfen, um seine Funktionalität und Effizienz zu gewährleisten. Gegebenenfalls können auch Anpassungen erforderlich sein, um veränderten Rahmenbedingungen oder neuen Anforderungen gerecht zu werden.