Personaleinsatzplanung (PEP)

Definition: Personaleinsatzplanung (PEP)

Eine wesentliche Verantwortung des Arbeitgebers besteht darin, seine Mitarbeiter mittels einer vorausschauenden Personaleinsatzplanung effizient zu organisieren und damit Engpässe oder Überkapazitäten zu vermeiden. Die Personaleinsatzplanung zielt darauf ab, die Mitarbeiter entsprechend des Bedarfs optimal auf die vorhandenen Arbeitsplätze zu verteilen, unter Berücksichtigung einer Kosten-Nutzen-Relation.

Zusätzlich dient die Personaleinsatzplanung als Grundlage für wichtige Personalentscheidungen, wie Neueinstellungen, Entlassungen, Weiterbildungen und Versetzungen von Mitarbeitern.

Die Personaleinsatzplanung ist Teil des umfassenderen Konzepts des Workforce Managements. Workforce Management umfasst Prozesse, die darauf abzielen, die Arbeitskräfteressource im Unternehmen zu optimieren und dadurch die Produktivität zu steigern. Neben der Personaleinsatzplanung gehören dazu auch Aspekte wie Personalbedarfsprognosen, Budgetverteilung und Recruiting.

Im Kontext der Personalplanung lässt sich die Personaleinsatzplanung als ein spezifischer Teilbereich einordnen. Die Personalplanung wiederum ist Teil des übergeordneten Personalmanagements.

Arten

Es gibt drei grundlegende Formen der Personaleinsatzplanung:

1. Quantitative Personaleinsatzplanung: Die quantitative Personaleinsatzplanung überwacht, ob der Personalbedarf je nach Arbeitsanfall mit den vorhandenen Mitarbeitern gedeckt werden kann. Idealerweise wird der Bedarf frühzeitig ermittelt und ein Einsatzplan über einen längeren Zeitraum erstellt. Dadurch kann flexibel auf Schwankungen reagiert und Engpässe kurzfristig ausgeglichen werden.
2. Qualitative Personaleinsatzplanung: Die qualitative Personaleinsatzplanung konzentriert sich auf das Qualifikationsprofil der Mitarbeiter. Dabei wird analysiert, ob betriebliche Weiterbildungen erforderlich sind, um den Anforderungen zukünftiger Arbeitsplätze gerecht zu werden. Zudem werden Personalentscheidungen im Hinblick auf Qualifikationen getroffen.
3. Zeitliche Komponente (Saisonalität): Die zeitliche Komponente bezieht sich auf saisonale Schwankungen im Personalbedarf. Beispielsweise muss bei der Planung von Saisonarbeit das verstärkte Weihnachtsgeschäft im Einzelhandel rechtzeitig berücksichtigt werden.

Wichtigkeit

Die Arbeitskraft der Belegschaft stellt das entscheidende Kapital eines jeden Unternehmens dar. Eine effektive Personaleinsatzplanung (PEP) ist von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass diese Ressource optimal genutzt wird und zur Steigerung der Produktivität beiträgt.

Aufgaben

In der Personaleinsatzplanung werden Mitarbeiter den Arbeitsplätzen zugewiesen, die ihren Fähigkeiten am besten entsprechen, um sicherzustellen, dass die Anforderungen der Position und die Qualifikation des Mitarbeiters harmonieren.

Wenn diese Grundvoraussetzungen nicht erfüllt sind, kann der Mitarbeiter beispielsweise durch Weiterbildung qualifiziert werden, um den Anforderungen der Position gerecht zu werden. Alternativ kann ihm auch eine neue Position zugewiesen werden. Ein optimaler Einsatz liegt vor, wenn das Kosten-Nutzen-Verhältnis aus Unternehmenssicht optimiert wird, wobei gleichzeitig die Interessen und Potenziale des Mitarbeiters berücksichtigt werden müssen. Anders ausgedrückt: Der Mitarbeiter sollte zur richtigen Zeit am richtigen Ort sein.

Ziel Personaleinsatzplanung

Erfassung des Personalbedarfs

Eine präzise Personalbedarfsplanung ermöglicht die Vorhersage des zu erwartenden Arbeitsaufkommens, das die Grundlage für eine bedarfsorientierte Einsatzplanung bildet. Dabei werden branchen- und unternehmensspezifische Bedarfseinflüsse analysiert, wie beispielsweise Umsatzdaten, Auftragslage, Transaktionsvolumen, Patientenaufkommen oder Anrufmengen.

Langfristige Personalplanung

Im nächsten Schritt wird die Personalstruktur analysiert, um festzustellen, ob genügend Arbeitskräfte für den ermittelten Personalbedarf vorhanden sind oder ob Einstellungen oder spezifische Weiterbildungen erforderlich sind. Anschließend erfolgt die Kapazitätsplanung, bei der das erwartete Arbeitsaufkommen in konkrete Arbeitsplätze oder Schichten umgewandelt wird. Auf diese Weise wird langfristig deutlich, ob Über- oder Unterdeckungen vorliegen und entsprechende Maßnahmen können eingeleitet werden.

Planung von Personal auf Arbeitsplätze und Schichten

Abschließend erfolgt die gezielte Zuweisung der verfügbaren Mitarbeiter zu den zu besetzenden Schichten und Positionen. Hierbei müssen neben den individuellen Vorlieben der Belegschaft auch gesetzliche Vorschriften, betriebliche Vereinbarungen sowie geltende Arbeitszeitmodelle berücksichtigt werden.

Profit für Unternehmen

Das zentrale Ziel der Personaleinsatzplanung ist es, die optimale Zuordnung von Mitarbeitern zu Arbeitsplätzen zu gewährleisten, um dadurch einen maximalen Nutzen für das Unternehmen zu erzielen. Eine effiziente Personaleinsatzplanung trägt maßgeblich zur Steigerung von Umsatz, Servicequalität, Kostenoptimierung und Mitarbeiterzufriedenheit bei.

Vorteile und Herausforderungen: Personaleinsatzplanung

Die Vorteile einer erfolgreichen Personaleinsatzplanung im Überblick sind:

• Vereinfachte und flexible Personalplanung unter Nutzung vorhandener Ressourcen
• Schnelle Anpassung an Schwankungen in der Arbeitsauslastung
• Verbesserte Planungsqualität
• Optimierung von Bedarfs-, Service- und Kostenaspekten
• Reduzierung unproduktiver Arbeitszeiten zugunsten einer höheren Arbeitsproduktivität
• Erhöhte Transparenz der Personalprozesse und Kostenstrukturen
• Fairere und flexiblere Arbeitszeitgestaltung für die Mitarbeiter

Die digitale Personaleinsatzplanung bietet darüber hinaus weitere Vorteile:

• Steigerung der Effizienz und Zeitersparnis durch den Einsatz digitaler Tools
• Einfache und strukturierte Kommunikation über ein Medium
• Minimierung von Fehlern bei der Erstellung von Einsatzplänen
• Verbesserter Überblick durch Echtzeit-Planungsfunktionen
• Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorgaben durch Integration relevanter Regulierungen in das System
• Förderung von Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung
• Gewährleistung der Einhaltung relevanter Datenschutzbestimmungen

Herausforderungen

Die zunehmende Digitalisierung stellt neben dem demographischen Wandel und dem damit einhergehenden Fachkräftemangel eine der größten Herausforderungen für die Personaleinsatzplanung dar. Eine ganzheitliche Personalplanung muss daher flexibel auf interne und externe Einflüsse reagieren können und verschiedene Eventualitäten berücksichtigen, wie beispielsweise:

• Schwankungen in der Nachfrage
• Verkürzte Produktlebenszyklen
• Lieferengpässe
• Saisonale Variationen
• Wetterbedingte Einflüsse

Die Personaleinsatzplanung hat sich im Zuge dieser Entwicklungen stark gewandelt. Früher oft in Form von handschriftlichen Tabellen durchgeführt, wird sie heute in der Regel mithilfe spezialisierter Softwarelösungen durchgeführt. Diese Programme können individuell an die Anforderungen jedes Unternehmens und jeder Branche angepasst werden. Dabei können nicht nur Arbeitsbereiche und -zeiten, sondern auch weitere Kriterien wie Qualifikationen, Urlaubsplanungen und Wunscharbeitszeiten problemlos integriert werden.

PEP im Unternehmen

Unternehmen stehen vor der anspruchsvollen Aufgabe, den gestiegenen Erwartungen der Verbraucher gerecht zu werden, sei es durch längere Öffnungszeiten oder kompetente Beratung. Daher müssen die Verantwortlichen für die Personaleinsatzplanung eine Planung entwickeln, die sowohl äußerst flexibel als auch langfristig und vorausschauend ausgerichtet ist.

Was ist ein Personaleinsatzplan in Kürze erklärt?

Der Personaleinsatzplan ist ein bewährtes Instrument zur Gestaltung der Personaleinsatzplanung. Er bietet die notwendige Übersichtlichkeit und reduziert den Verwaltungsaufwand bei der Zuweisung von Personal. Typischerweise wird er in Form einer Tabelle erstellt, die Mitarbeiter bestimmten Zeiträumen zuordnet.

Wer ist für die Personaleinsatzplanung verantwortlich?

Die Zuständigkeiten für die Personaleinsatzplanung variieren je nach Unternehmensgröße. In der Regel obliegt die strategische Planung der Geschäftsleitung, während die operative Planung von der Personalabteilung übernommen wird. Die Geschäftsleitung legt beispielsweise fest, welche Abteilungen zusätzliches Personal benötigen, während die Personalabteilung den konkreten Bedarf ermittelt und die Abteilungen bei der Planung unterstützt.

Was sind die Aufgaben eines Personaleinsatzplaners?

Der Personaleinsatzplaner verteilt die verfügbaren Mitarbeiter innerhalb eines definierten Zeitraums unter Berücksichtigung gesetzlicher Vorgaben auf die Arbeits- oder Schichtzeiten, insbesondere im Rahmen von Schichtarbeit.

Wie unterscheiden sich Personaleinsatzplanung und Personaldisposition?

Die Personaldisposition ist ein Teilbereich der Personalplanung, der darauf abzielt, kurzfristige Personalbedarfe auszugleichen. Dies ist insbesondere relevant, wenn Unternehmen kurzfristige Aktivitäten planen, wie beispielsweise Messen oder Werbeveranstaltungen. Im Gegensatz zur herkömmlichen Personaleinsatzplanung plant die Personaldisposition also kurzfristige (tages- oder stundenweise) Personaleinsätze, bei denen es darum geht, die erforderliche Anzahl von Mitarbeitern an einem bestimmten Einsatzort zu koordinieren.

Praxis: PEP

Eine erfolgreiche bedarfsorientierte Personaleinsatzplanung erfordert eine umfassende Kenntnis sowohl des Personalbedarfs als auch des Flexibilitätsbedarfs innerhalb des Unternehmens.

Analyse des Personalbedarfs

Durch eine Analyse des Arbeitsanfalls können wiederkehrende Muster und Verläufe in den Arbeitsabläufen der Belegschaft identifiziert werden. Hierbei werden feste Größen wie Umsatz, Kundenkontakte und -frequenzen sowie Anrufe herangezogen. Durch den Vergleich des festgestellten Arbeitsanfalls mit der Anzahl der eingesetzten Mitarbeiter lassen sich wertvolle Erkenntnisse zur Unter- oder Überdeckung gewinnen.

Zielsetzung

Es ist wichtig, klare Ziele für die Personaleinsatzplanung zu definieren. Geht es um die Steigerung der Attraktivität als Arbeitgeber oder steht die effiziente Bedarfsdeckung im Mittelpunkt? Nur durch das Verständnis des Nutzens können angemessene Lösungsansätze identifiziert werden.

Definition interner Prozesse

Verschiedene Unternehmensbereiche haben oft unterschiedliche Planungsansätze, was grundsätzlich akzeptabel ist. Dennoch sollten die Verantwortlichen der Personaleinsatzplanung die internen Prozesse klar und einheitlich definieren. Abweichungen sind nur dann gestattet, wenn sie durch die interne Struktur eines Bereichs erforderlich sind.

Einbeziehung der Stakeholder

Da viele Details der Personaleinsatzplanung mitbestimmungspflichtig sind, ist es ratsam, möglichst viele Arbeitnehmer und die Mitarbeitervertretung in den Planungsprozess einzubeziehen.

Vereinfachung der Personaleinsatzplanung

Die Nutzung einer Software für die Personaleinsatzplanung bietet zahlreiche Vorteile. PEP-Verantwortliche können so unabhängig von Ort, Zeit und Gerät arbeiten und von überall aus auf wichtige Daten zugreifen. Zudem entfällt der zeitaufwändige Umgang mit Excel-Tabellen.

Was muss man beachten

Die Gestaltung der Personaleinsatzplanung erfordert ein hohes Maß an Flexibilität, um auf verschiedene Anforderungen wie Krankheits- und Urlaubsfälle sowie Phasen mit unterschiedlicher Auftrags- und Projektlage reagieren zu können. Eine effektive Einsatzplanung, die Mitarbeiter entsprechend ihrer Fähigkeiten und den tatsächlich anfallenden Aufgaben einsetzt, profitiert von flexiblen Arbeitszeitmodellen, die sich an Schwankungen in den Aufträgen orientieren.

Des Weiteren sollte eine gute Personaleinsatzplanung die Wünsche und Bedürfnisse der Mitarbeiter berücksichtigen, die beispielsweise durch regelmäßige Mitarbeiterbefragungen erfasst werden können.

Welche Vorschriften sind bei der Personaleinsatzplanung zu beachten?
Bei der Personaleinsatzplanung müssen die gesetzlichen Ruhezeiten und Pausenregelungen eingehalten werden.

Welchen Einfluss hat der Betriebsrat auf die Personaleinsatzplanung?
Gemäß § 92 BetrVG muss der Betriebsrat oder die Personalvertretung in die Personalplanung einbezogen werden.