Zeiterfassungssysteme

Zeiterfassungssysteme: Die wichtigsten Fakten

Ein Zeiterfassungssystem dient dazu, die Arbeitszeiten der Mitarbeiter zu erfassen und zu kontrollieren, um die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sicherzustellen.

Es gibt verschiedene Arten von Zeiterfassungssystemen, darunter manuelle, analoge und elektronische Systeme, die sich hinsichtlich ihrer Flexibilität und Kosten unterscheiden.

Das neue Arbeitszeitgesetz wird voraussichtlich bald verabschiedet, wodurch auch die Regelungen zur Arbeitszeiterfassung für Unternehmen festgelegt werden. Die Auswahl des passenden Zeiterfassungssystems obliegt den Unternehmen, die dabei die unterschiedlichen Systeme und ihre Eignung für ihre Bedürfnisse abwägen müssen.

Was ist ein Zeiterfassungssystem?

Ein Zeiterfassungssystem ermöglicht die Erfassung und Dokumentation der Arbeits- und Pausenzeiten der Mitarbeiter in einem Unternehmen. Dies ist notwendig, um sicherzustellen, dass gesetzliche Vorgaben zur Arbeitszeit eingehalten werden und Überstunden korrekt erfasst werden. Zudem dient es als Nachweis für erbrachte Arbeitsleistungen und ist insbesondere für Arbeitnehmer wichtig, die nach Zeitlohn bezahlt werden.

Nach dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts im September 2022 ist klar, dass Unternehmen in Deutschland zur Arbeitszeiterfassung ihrer Mitarbeiter verpflichtet sind. Dies wurde bereits 2019 vom Europäischen Gerichtshof festgestellt, der “objektive, verlässliche und zugängliche” Zeiterfassungssysteme forderte. Diese müssen sicherstellen, dass Arbeitnehmer ihre Arbeitszeiten erfassen und dokumentieren können. Die geforderten Eigenschaften von Zeiterfassungssystemen sind wie folgt zu verstehen:

• Objektivität: Die Zeiterfassung muss gewährleisten, dass Arbeitnehmer ihre Arbeitszeit objektiv nachweisen können.
• Verlässlichkeit: Die Dokumentation muss vor Manipulationen geschützt sein.
• Zugänglichkeit: Arbeitnehmer müssen Einsicht in ihre erfassten Arbeitszeiten erhalten und diese gegebenenfalls als Beweismittel verwenden können.

Der aktuelle Gesetzentwurf des Bundesarbeitsministeriums konkretisiert die Anforderungen an die Arbeitszeiterfassung in Unternehmen weiter:

1. Die Arbeitszeiterfassung muss elektronisch erfolgen, wobei Ausnahmen möglich sind, beispielsweise durch Vereinbarungen zwischen den Tarifparteien.
2. Die Arbeitszeit muss am Tag der Erbringung erfasst werden.
3. Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit müssen erfasst werden.

Arten von Zeiterfassungssystemen

Es existiert eine Vielzahl von Zeiterfassungssystemen, die sich nach verschiedenen Kriterien unterscheiden lassen. Die Unterscheidung erfolgt hauptsächlich anhand der technischen Grundlage (analog vs. digital), der Nutzungsorte (stationär vs. mobil) und der Funktionalität (Einzelsystem vs. Kombination mit anderen Funktionen).

Analoge und digitale Zeiterfassungssysteme

• Eine grundlegende Unterscheidung besteht zwischen analogen und digitalen Zeiterfassungssystemen. Zu den analogen Systemen gehören traditionelle Stundenzettel und mechanische Stechuhren.
• Digitale Zeiterfassungssysteme hingegen erfassen und speichern die Daten elektronisch, was eine einfachere Weiterverarbeitung ermöglicht.
• Es gibt verschiedene Arten digitaler Systeme, wie stationäre Stempeluhr-Apps, mobile Apps, browserbasierte Erfassung und die Integration in digitale Dienstpläne.

Stationäre und mobile Zeiterfassungssysteme

• Zeiterfassungssysteme können entweder stationär, also nur am Arbeitsplatz, oder mobil, von überall aus, genutzt werden.
• Beispiele für stationäre Systeme sind klassische Stechuhren, bei denen Mitarbeiter vor Ort “stempeln”.
• Mobile Systeme hingegen ermöglichen die flexible Erfassung von Arbeitszeiten, besonders vorteilhaft für Mitarbeiter im Homeoffice oder unterwegs.

Zeiterfassung als Einzelsystem oder in Kombination mit anderen Funktionen

• Ein weiteres Unterscheidungsmerkmal ist die Funktionalität der Zeiterfassungssysteme.
• Manche dienen ausschließlich der Erfassung von Arbeitszeiten, während andere mit zusätzlichen Funktionen kombiniert werden, z.B. Zugangskontrolle oder Dienstplanungstools.

Ein gutes Zeiterfassungssystem sollte den Bedürfnissen und Anforderungen des Unternehmens gerecht werden und folgende Aspekte berücksichtigen:

Unternehmensgröße und -struktur:

• Flexibilität und Skalierbarkeit des Systems, um mit dem Unternehmen mitwachsen zu können und die Verwaltung der erfassten Daten effizient zu gestalten.

Art der Tätigkeiten:

• Berücksichtigung der verschiedenen Arbeitsumgebungen und -bedingungen, um sowohl stationäre als auch mobile Arbeitsmodelle abdecken zu können

Art der Personaleinsatzplanung:

• Integration von Dienstplänen und anderen planungsrelevanten Funktionen

Rechtliche Vorgaben:

• Gewährleistung der Objektivität, Verlässlichkeit und Zugänglichkeit der Zeiterfassung gemäß den rechtlichen Vorgaben, insbesondere des EuGH-Urteils

Schnittstellen zu anderen Systemen:

• Möglichkeit der Integration mit anderen Unternehmenssystemen wie Lohnbuchhaltung und ERP-Systemen

Datenschutz:

• Einhaltung der Datenschutzbestimmungen, insbesondere der DSGVO, um die Privatsphäre der Mitarbeiter zu schützen