Prozessmanagement

Definition: Was wird unter Prozessmanagement verstanden?

In jedem Unternehmen spielen zahlreiche Prozesse eine entscheidende Rolle für den wirtschaftlichen Erfolg. Dazu gehören unter anderem die Auftragsbearbeitung, die Produkt- oder Leistungserstellung, die Auslieferung und die Abrechnung. Die Hauptaufgabe des Prozessmanagements besteht darin, sämtliche Abläufe im Unternehmen auf ihre Effizienz und Optimierungspotenziale zu prüfen.

Das Konzept des Prozessmanagements, auch bekannt als Geschäftsprozessmanagement oder Business Process Management (BPM), konzentriert sich auf die Identifizierung, Gestaltung und Optimierung von Arbeitsabläufen innerhalb eines Unternehmens. Es zielt darauf ab, die übergreifende Organisation, Planung und Steuerung der Unternehmensprozesse zu verbessern.

Für den langfristigen Erfolg eines prozessorientierten Unternehmens ist das Geschäftsprozessmanagement unverzichtbar. Es dokumentiert und steuert die Prozesse im Unternehmen, um die Wirtschaftlichkeit und den Kundenservice zu verbessern. In der Regel erfolgt dies durch die vier Entwicklungsstufen des PDCA-Zyklus: Prozessidentifikation, Prozesseinführung, Prozessanalyse und Prozessoptimierung.

Die Ziele des Geschäftsprozessmanagements sind eine verbesserte interne Transparenz, eine höhere Effizienz im Arbeitsfluss, die Sicherung der Produktqualität und die Vernetzung der Prozesse zwischen den verschiedenen Ebenen der Organisation.

Ein Prozess, wie ihn das Prozessmanagement versteht, besteht aus einer Reihe von Aktivitäten, die einen Input in einen Output umwandeln. Jeder Prozess hat einen festen Anfangs- und Endpunkt, ein oder mehrere Auslöser, einen typischen Ablauf, das Potenzial zur Verbesserung, mindestens einen Eigentümer und ein oder mehrere Kunden sowie benötigte Vorgaben und eine regelmäßige Überprüfung.

Welche Arten von Prozessmanagement gibt es?

Das Prozessmanagement kann aus zwei Perspektiven betrachtet werden: der Geschäftsprozessoptimierung und dem Business Process Reengineering (BPR). Die Geschäftsprozessoptimierung zielt darauf ab, geschäftliche Abläufe durch Automatisierung zu rationalisieren und wurde durch die Entwicklung der ARIS-Software in den 1990er Jahren vorangetrieben.

Das Konzept des Business Process Reengineering (BPR) wurde von Michael Hammer und James Champy in den frühen 1990er Jahren entwickelt. Sie erkannten die Notwendigkeit einer prozessorientierten Organisation in Unternehmen und argumentierten, dass die traditionelle funktionsorientierte Organisationsstruktur nicht mehr zeitgemäß sei. Statt Abteilungen sollten Prozesse im Mittelpunkt stehen. Dieser Paradigmenwechsel basiert auf strategischen Entscheidungen der Unternehmensführung, die konsequent in Prozesse umgesetzt werden müssen.

Im Gegensatz zur Geschäftsprozessoptimierung erfordert das Business Process Reengineering eine tiefgreifende Veränderung der Unternehmenskultur und -struktur. Erst wenn diese Grundlage gelegt ist, können Prozesse durch den Einsatz von Informationstechnologie beschleunigt werden.

Das operative Prozessmanagement befasst sich mit kurzfristigen Aufgaben, die innerhalb eines Geschäftsjahres liegen. Es umfasst die Planung, Implementierung, Überwachung, Analyse und kontinuierliche Verbesserung von Prozessen. In dieser Phase werden die organisatorischen Elemente entsprechend eingerichtet.

Das strategische Prozessmanagement hingegen betrachtet langfristige Themen, die für die Gesamtstrategie des Unternehmens relevant sind. Dazu gehören die Definition wichtiger strategischer Ziele und die Festlegung von Kernprozessen. Das strategische Prozessmanagement dient dazu sicherzustellen, dass die Unternehmensziele mit der Vision übereinstimmen und realisierbar sind. Zudem prüft es, ob Anpassungen erforderlich sind und in welchem Umfang.

Prozessmanagement im Überblick

Das Ziel des Prozessmanagements besteht darin, die Wertschöpfungskette eines Unternehmens möglichst effizient zu gestalten, indem vorhandene Informationen genutzt werden, um Prozesse zu verstehen, zu optimieren und zu verbessern. Konkrete Ziele des Prozessmanagements sind die Beschleunigung, Kostensenkung, Qualitätsverbesserung, Steigerung der Effizienz, Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit und die Anpassungsfähigkeit an neue Anforderungen.

Beim Business Process Management (BPM) stehen bestimmte Aufgaben im Fokus, darunter die Definition, Beschreibung, Modellierung, Entwicklung, Einführung und Steuerung von Prozessen. Durch kontinuierliche Analyse und Überprüfung werden Optimierungsmaßnahmen abgeleitet und umgesetzt.

Prozessmanagement ist wichtig, weil traditionelle, funktionsorientierte Arbeitsorganisationen oft zu Problemen an den Schnittstellen und ineffizienten Ressourcenverteilungen führen. Durch prozessorientierte Ansätze können diese Probleme minimiert werden, und die Organisation kann sich besser auf die Ziele und die Zufriedenheit ihrer Kunden konzentrieren.

In der heutigen Zeit ist die Organisation von Arbeit nach prozessorientierten Prinzipien weit verbreitet. Dieser Trend wird zusätzlich durch die ISO 9001 verstärkt, die die prozessorientierte Ausrichtung von Qualitätsmanagementsystemen fordert. Unternehmen richten ihr Augenmerk verstärkt auf prozessorientierte Methoden, um einzelne Produktionsschritte und Abläufe zu verknüpfen und zu optimieren. Dabei steht die Erfüllung der Kundenanforderungen klar im Fokus.

Die Vorteile von Prozessmanagement im Überblick

• Die Einführung einer prozessorientierten Organisation und die Fokussierung auf die Bedürfnisse der Kunden bieten zahlreiche Vorteile. Unternehmen können schneller und flexibler auf Veränderungen reagieren, sei es auf disruptive Märkte oder eine sich rasch wandelnde Umwelt. Zudem haben sie die Möglichkeit, sich auf wertschöpfende Prozesse zu konzentrieren, da Prozesse als eigenständige Einheiten betrachtet und behandelt werden können.
• Ein weiterer Pluspunkt des prozessorientierten Ansatzes ist die vereinfachte Verwaltung und Koordination der Abläufe. Durch die Reduzierung von Schnittstellen zwischen den Prozessen wird die Abstimmung und Koordination automatisch beschleunigt.

Rollen im Prozessmanagement

• Ein erfolgreiches Prozessmanagement erfordert ein gut organisiertes Team mit klaren Rollen und Verantwortlichkeiten. Die Verteilung der Aufgaben und Kompetenzen muss genau festgelegt werden, um die Prozesse und angewandten Methoden dauerhaft im Unternehmen zu verankern. Unterschieden werden dabei ausführende, beratende und führende Rollen.

Methoden des Prozessmanagements

• Es existieren viele bewährte Methoden für das Prozessmanagement und die Prozessoptimierung. Diese Methoden dienen dazu, Prozesse auf ihre qualitative und quantitative Leistung zu überprüfen, zu analysieren und zu bewerten. Beispiele dafür sind das Process Mapping und das Total Quality Management, die auf unterschiedliche Weise Verbesserungspotenziale aufdecken und eine kontinuierliche Optimierung ermöglichen.

Relevanz des agilen Prozessmanagements

• In einer sich ständig verändernden und unsicheren Geschäftsumwelt gewinnt das agile Prozessmanagement zunehmend an Bedeutung. Agile Methoden ermöglichen eine flexiblere Reaktion auf Veränderungen und eine effizientere Nutzung der Ressourcen. Insbesondere in agilen Unternehmensbereichen wie der Produktentwicklung lassen sich agile Prozessmanagement-Methoden erfolgreich einsetzen.

Nutzen einer Prozessmanagement-Software

• Digitale Programme für das Prozessmanagement bieten wertvolle Unterstützung bei der Modellierung, Simulation und Optimierung von Prozessen. Sie ermöglichen es den Benutzern, verschiedene Prozessvarianten zu simulieren und zu evaluieren, um den optimalen Ablauf zu finden. Eine gute Software sollte rollenbasierte Anzeigen und Integrationen in das ERP-System bieten, um eine nahtlose Integration in die Unternehmensabläufe zu gewährleisten.