Personalbedarfsplanung

Definition: Was ist die Personalbedarfsplanung?

Die Personalbedarfsplanung ist ein wesentlicher Bestandteil der Personalwirtschaft und der Personalplanung. Sie umfasst alle Strategien und Maßnahmen, die von der Personalabteilung eines Unternehmens ergriffen werden, um den gegenwärtigen und zukünftigen Bedarf an Mitarbeitern zu ermitteln. Dies bildet die Grundlage für die kurz-, mittel- und langfristige Personalbeschaffung. Die Personalbedarfsplanung lässt sich in quantitative und qualitative Aspekte unterteilen, die später genauer erläutert werden.

Das Hauptziel der Personalbedarfsplanung besteht darin sicherzustellen, dass das Unternehmen jederzeit über ausreichend Mitarbeiter mit den passenden Qualifikationen und Fähigkeiten verfügt.

Die quantitative Personalbedarfsplanung beschäftigt sich mit der Festlegung der benötigten Anzahl von Arbeitskräften, um die definierten Unternehmensziele zu erreichen. Sie beinhaltet Entscheidungen über die Anzahl der Mitarbeiter sowie ihre Arbeitszeitmodelle, um die verschiedenen Abteilungen optimal zu besetzen.

Im Gegensatz dazu konzentriert sich die qualitative Personalbedarfsplanung auf die Identifizierung der erforderlichen Qualifikationen und Kompetenzen, die Mitarbeiter benötigen, um ihre Aufgaben erfolgreich zu erfüllen. Dies umfasst sowohl die Anforderungen für neue Stellen als auch die Entwicklung von Weiterbildungsprogrammen für das bestehende Personal.

Die Bedeutung der Personalbedarfsplanung liegt in der Notwendigkeit für Unternehmen, sich an die sich ständig ändernden wirtschaftlichen und gesellschaftlichen Rahmenbedingungen anzupassen. Durch eine effektive Personalplanung können Unternehmen ihre Wettbewerbsfähigkeit erhalten und zukünftige Herausforderungen proaktiv angehen. Zudem trägt eine sorgfältige Personalplanung zur Steigerung der Arbeitsproduktivität und Mitarbeiterzufriedenheit bei, indem sie sicherstellt, dass die Mitarbeiter angemessen gefordert und unterstützt werden.

Neben den genannten Vorteilen kann eine sorgfältige Personalbedarfsplanung auch dazu beitragen, die Personalkosten zu senken und die Kosteneffizienz zu steigern. Es ist jedoch von entscheidender Bedeutung, dass Unternehmen die Bedürfnisse ihrer Mitarbeiter berücksichtigen und mit Bedacht auf die raschen Veränderungen auf dem Arbeitsmarkt reagieren. Flexibilität und kontinuierliche Personalentwicklung sind hierbei Schlüsselfaktoren für eine erfolgreiche Anpassung an die sich wandelnden Anforderungen.

Welche Aufgaben hat die Personalbedarfsplanung?

Die Personalbedarfsplanung umfasst eine Reihe von Schritten, um den aktuellen und zukünftigen Personalbedarf eines Unternehmens zu ermitteln:

• Definition von Unternehmenszielen: Die Planung beginnt mit der Festlegung der strategischen Ziele des Unternehmens, um den Personalbedarf entsprechend auszurichten.
• Festlegung des Planungshorizonts: Es ist wichtig, einen zeitlichen Rahmen für die Personalplanung festzulegen, der sowohl kurzfristige als auch langfristige Aspekte berücksichtigt.
• Berechnung des quantitativen und qualitativen Personalbedarfs: Dies umfasst die Bestimmung der Anzahl der benötigten Arbeitskräfte sowie ihrer erforderlichen Qualifikationen und Kompetenzen.
• Umsetzung der geplanten Maßnahmen: Dazu gehören Rekrutierung, Weiterbildung und gegebenenfalls Outsourcing oder Kündigungen, um den Personalbestand an die ermittelten Anforderungen anzupassen.
• Evaluation von Maßnahmen: Regelmäßige Überprüfung der durchgeführten Maßnahmen, um sicherzustellen, dass sie den gewünschten Ergebnissen entsprechen, und Anpassung bei Bedarf.

Welche Herausforderungen gibt es bei der Personalbedarfsplanung?

Die Personalbedarfsplanung kann besonders herausfordernd sein, wenn Unternehmen nicht über eine agile Organisationsstruktur verfügen, die es ermöglicht, schnell auf Veränderungen zu reagieren. Starre Hierarchien und fehlende Flexibilität können die Planung erschweren und die Wettbewerbsfähigkeit beeinträchtigen.

Welche Aspekte gibt es bei der Personalbedarfsplanung zu berücksichtigen?

Altersstruktur, Planungshorizont, Unternehmensziele, Qualifikationen, Brutto- und Netto-Personalbedarf, Zu- und Abgänge sowie geeignete Maßnahmen sind wichtige Aspekte, die bei der Personalbedarfsplanung berücksichtigt werden müssen.

Wie kann man die Personalbedarfsplanung vereinfachen?

1. Die Digitalisierung bietet Lösungen, um die Personalbedarfsplanung zu vereinfachen und zu optimieren. Softwarelösungen zur Zeiterfassung und -analyse können dabei helfen, den Personalbedarf präziser zu ermitteln und effizienter zu planen.
2. Die qualitative Personalbedarfsplanung konzentriert sich auf die erforderlichen Qualifikationen und Kompetenzen, die Mitarbeiter unbedingt besitzen müssen, um eine erfolgreiche Leistung im Unternehmen zu erbringen. Das Fehlen solcher Qualifikationen kann dazu führen, dass sich ein Unternehmen schwer im Wettbewerb behaupten kann.
3. Im Folgenden werden die wichtigsten Schritte und Überlegungen in diesem Zusammenhang näher erläutert.
4. Definition von gewünschten Arbeitsleistungen: Klärung der erforderlichen Arbeitsleistungen, die von den Mitarbeitern erwartet werden.
5. Festlegung der zu erfüllenden Anforderungen: Bestimmung der spezifischen Anforderungen und Kriterien, die die Mitarbeiter erfüllen müssen, um ihre Aufgaben erfolgreich zu bewältigen.
6. Bestimmung der notwendigen Qualifikationen: Identifizierung der erforderlichen Ausbildungs-, Fach- und Soft-Skills, die die Mitarbeiter benötigen, um ihre Arbeitsaufgaben effektiv ausführen zu können.

Weitere Überlegungen:

• Wie viele Mitarbeiter sollten bestimmte Schlüsselqualifikationen besitzen?
• Welche Maßnahmen zur Personalentwicklung wären von großem Nutzen?
• Welche Qualifikationen bestehen bereits und welche sind noch erwünscht?
• Sind interne oder externe Fachexperten für bestimmte Spezialaufgaben erforderlich?
• Welche Aufgaben sollten an externe Dienstleister ausgelagert werden?
• Welche Qualifikationen verlieren an Bedeutung oder werden nicht mehr benötigt?

Die quantitative Personalbedarfsplanung dient dazu, festzustellen, wie viele Mitarbeiter kurz- und langfristig benötigt werden, um die Unternehmensziele zu erreichen. Dabei werden verschiedene Arten von Personalbedarf unterschieden, darunter der Einsatzbedarf, Reservebedarf, Zusatzbedarf, Ersatzbedarf und Neubedarf.

Berechnung des Personalbedarfs

Zur Berechnung des Personalbedarfs werden unter anderem die folgenden Formeln verwendet:

Bruttopersonalbedarf = Einsatzbedarf + Reservebedarf + Zusatzbedarf

Nettopersonalbedarf = Bruttopersonalbedarf – Ist-Personalbestand

Ist-Personalbestand = aktueller Bestand + Neuzugänge – Abgänge

Mögliche Maßnahmen für Unternehmen

Bei zu wenigen Mitarbeitern können Maßnahmen wie die Förderung neuer Einstellungen, Fokus auf wichtige Aufgaben und Teamarbeit, Automatisierung von Prozessen, Einführung von Leiharbeit und Teilzeitarbeit sowie interne Versetzungen ergriffen werden.

Bei zu vielen Mitarbeitern können Maßnahmen wie frühzeitige Pensionierung, Umverteilung von Aufgaben, Entlassungen, interne Versetzungen, Einführung verschiedener Arbeitszeitmodelle und Sabbaticals ergriffen werden.

Methoden der Personalbedarfsermittlung im Überblick

• Schätzverfahren
• Kennzahlenmethode
• Stellenplanmethode
• Personalbemessungsmethode
• Laufzettelmethode
• Monetäre Methode