Kapazitätsplanung

Definition Kapazitätsplanung

Die Kapazitätsplanung, auch als Kapa-Planung bekannt, befasst sich mit der Zuweisung der verfügbaren Ressourcen in einem Unternehmen an die entsprechenden Kapazitätsanforderungen. Das Hauptziel besteht darin, die vorhandenen Mitarbeiter mit den Personalanforderungen in Einklang zu bringen und dabei einen kosteneffizienten Personaleinsatz zu gewährleisten, um eine maximale Auslastung zu erreichen. Ein Beispiel dafür wäre die Überlegung, ob ein Team eine bestimmte Datenanfrage innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens effektiv bearbeiten kann.

Die strategische Kapazitätsplanung bezieht sich auf die langfristige Planung der im Unternehmen vorhandenen Arbeitskraft. Sie ist ein wesentlicher Bestandteil des Ressourcenmanagements (Human Capital Management) und bietet somit Unternehmen und Mitarbeitern Planungssicherheit. Zudem ermöglicht die strategische Kapazitätsplanung die frühzeitige Identifizierung von Unter- oder Überkapazitäten, wodurch flexibel auf potenzielle Engpässe reagiert werden kann.

Inhalt des Kapazitätsplans

Im Kapazitätsplan werden entscheidende Informationen zusammengeführt:

• Festlegung des Zeitraums (Stunden-, Tages- oder Jahresplanung).
• Zuweisung von verplanten Kapazitäten und Identifikation von Mitarbeitern mit freien Kapazitäten.
• Integration von Urlaubs- und anderen arbeitsfreien Tagen der Mitarbeiter.

Die Kapazitätsplanung fokussiert auf die Mitarbeiterressourcen und beantwortet die Frage, ob deren Fähigkeiten und verfügbare Arbeitszeit ausreichen, um die Anforderungen eines Projekts zu erfüllen.

Im Gegensatz dazu bezieht sich die Ressourcenplanung auf die Zuweisung aller Ressourcen eines Projekts, einschließlich Budget, Software, Ausrüstung und Materialien. Hierbei wird sichergestellt, dass jede Ressource effizient genutzt wird, sowohl in Bezug auf Zeit als auch Kosten.

Kapazitätsplanung und Kapazitätsmanagement unterscheiden sich ebenfalls. Kapazitätsmanagement ist ein umfassenderes Konzept, das sich auf die Fähigkeit eines Unternehmens konzentriert, alle verfügbaren Ressourcen zu überwachen und zu koordinieren. Kapazitätsplanung ist ein Teil des Kapazitätsmanagementprozesses.

Arten der Kapazitätsplanung

Es gibt zwei Arten der Kapazitätsplanung:

langfristige (strategische) und kurzfristige (operative). Die langfristige Kapazitätsplanung ist beispielsweise in der Investitionsplanung relevant, während die kurzfristige Kapazitätsplanung in der Fertigungssteuerung Anwendung findet.

Branchen, die von der Kapazitätsplanung profitieren, sind solche mit starken Schwankungen in der Personalplanung, insbesondere in volatilen Märkten mit unbeständiger Auftragslage, schwankenden Besucher- und Kundenzahlen sowie in der Logistik zur Steuerung von Liefergruppen oder -strömen. Im Projektmanagement oder in Branchen wie dem Gesundheitswesen, insbesondere in Krankenhäusern, ist die Kapazitätsplanung ebenfalls hilfreich, um Ressourcen effizient zuzuweisen und langfristige Mitarbeiter- und Schichtplanung zu optimieren.