Barmherzige Brüder Salzburg – Abteilung für Innere Medizin

Erfahrungsbericht – Einführung einer digitalen Dienstplanung mit Planerio

Von Dr. Matthias Vavrovsky und OÄ Dr. Ursula Fürst – November 2017

„Wir haben es mit Planerio geschafft, den Vorgang der Arbeitsplanerstellung zu optimieren und diesen Ressourcen-schonender und weniger fehleranfällig zu gestalten. Wir sind vorbereitet, zukünftig auch komplizierte Arbeitszeitmodelle umsetzen zu können. Durch die unterschiedlichen Möglichkeiten der Ansicht und durch die Vereinfachung von Beantragungen von Freizeiten hat das Programm bereits große Akzeptanz bei den Mitarbeitern gefunden.“

Die Ausgangslage

Im Rahmen eines Lean Management Seminars in unserer Abteilung erkannten wir, dass wir einen Optimierungsbedarf bei der Dienstplanerstellung hatten. Wir sind eine Abteilung mit ca. 35 Ärzten, vier normalen Stationen, geführt von fünf Behandlungsteams, eine Intensivstation, zwei Diagnoseeinheiten (Ultraschall und Endoskopie), vier elektiven Ambulanzen und einer internen Notaufnahme und standen nach neuer Arbeitszeitregelung und Ausbildungsordnung vor der zunehmenden Herausforderung einen stimmigen Arbeitsplan zu erstellen. So bedient man sich Excel- und Word-Listen sowie der Kalenderfunktion im Outlook zur Erstellung der Dienstpläne. Aus Rotationsplänen, Urlaubsplänen wurde dann wöchentlich ein Arbeitsplan für Oberärzte und Assistenzärzte erstellt. Für Turnusärzte gab es einen separaten Arbeitsplan. Die Erstellung und die Verwaltung dieser Arbeitspläne lagen in der Verantwortung einer Person. Aufgrund der zunehmenden Arbeitsbelastung und der Fehleranfälligkeit dieser Vorgehensweise entschlossen wir uns schließlich, ein neues Programm zu etablieren.

Die Lösung: Planerio

Planerio hilft bei der Visualisierung und Verknüpfung von Dienstplan, Arbeitsplan und Urlaubsplan. Ein Algorithmus erstellt eine Arbeitsplatzzuteilung aufgrund von Anwesenheiten und vordefinierten Bedingungen / Qualifikationen der in diesem Plan zu berücksichtigen Mitarbeiter.



Das Onboarding

Im Rahmen einer Planungsphase werden zunächst die verschiedenen Arbeitsplätze vordefiniert. Dabei wird festgelegt, welche Qualifikationen für diesen Arbeitsplatz benötigt werden und wie viele Mitarbeiterstellen auf einen Arbeitsplatz fallen. Danach werden die

Mitarbeiter in der Planerio-Vorlage angelegt. Dabei kann eingestellt werden, welchem Ausbildungsstand ein Mitarbeiter angehört, welche Qualifikationen er mit sich bringt und zu welchen Arbeitszeiten er verfügbar ist.

Auf Grundlage dieser Einstellungen wird eine Arbeitsplanvorlage erstellt. Dabei kann geprüft werden, ob die bisherigen Einstellungen schlüssig sind und es können etwaige Anwesenheitsdienste eingetragen werden.

Im nächsten Schritt erfolgt eine automatische Berechnung des Algorithmus, welcher eine Zuteilung der einzelnen Mitarbeiter zu den vordefinierten Arbeitsplätzen durchführt. Dabei werden auch Abwesenheiten, die durch Dienste am Vortag entstehen, eingetragen und berücksichtigt. Die Berechnung von Millionen von Kombinationsmöglichkeiten zur Ermittlung des optimalen Planes kann bis zu zwei Stunden dauern.

Danach erfolgt erneut eine Prüfung durch einen Administrator oder Planer, der den Arbeitsplan anschließend für alle Mitarbeiter freischaltet. In unserem Hause wurde auch für andere relevante Berufsgruppen (Sekretariat, Stationsleitungen) ein Planerio-Zugang eingerichtet, so dass diese Einsicht auf den Plan nehmen können. Bei Bedarf kann durch den Administrator oder Planer sowie durch die Mitarbeiter ein PDF des Wochenarbeitsplanes erstellt und ausgedruckt werden. Ziel ist jedoch eine unkomplizierte und rasche Verfügbarkeit des Wochenarbeitsplanes online an jedem PC des Hauses. Jeder Mitarbeiter erhält einen Zugang zu einer Internetplattform, wo er die Pläne per App oder Browser abrufen kann. Über diese Plattform kann der Mitarbeiter Dienstwünsche, etwaige Urlaube, Fortbildungen oder freie Tage beantragen, welche durch einen Administrator oder Planer freigegeben werden. Dem Mitarbeiter wird schon bei Beantragung des Urlaubes angezeigt, in welchen Zeiträumen die Chance auf Genehmigung am höchsten ist. Im Falle, dass ein Urlaub oder eine Fortbildung trotzdem abgelehnt werden muss, kann der Administrator oder Planer in Planerio für den Mitarbeiter einen Kommentar mit der Begründung und z.B.: einem alternativ Vorschlag anfügen.


Vorteile von Planerio auf einen Blick:

  • Es können mehrere Mitarbeiter an einer Arbeitsplanerstellung mitarbeiten.
  • An- und Abwesenheiten sind leichter ersichtlich und werden vom Programm automatisch in die Arbeitsplanung einbezogen.
  • Wir können nun Arbeitspläne über einen ganzen Monat oder noch längere Zeiträume erstellen.
  • Die Arbeitsplanerstellung geht schneller.
  • Die Beantragung von Urlaub, Fortbildungen und freien Tagen sowie die Genehmigung verlaufen transparent und können sehr zeitnah und für jeden nachvollziehbar erfolgen.
  • Bei kurzfristigem Ausfall von Mitarbeitern kann schnell und zeitnah eine Anpassung des Arbeitsplans erfolgen.
  • Durch die Filterfunktion können vereinzelt Mitarbeiter oder Arbeitsplätze ein- und ausgeblendet werden, was die Visualisierung deutlich vereinfacht.
  • Durch eine Farbcodierung können die einzelnen Qualifikationen der Mitarbeiter ersichtlich gemacht werden und eine manuelle Nachbesserung des Arbeitsplans schneller erfolgen.
  • Es kann von jedem Mitarbeiter zu jeder Zeit in den Plan Einsicht genommen werden. Eine Mobile APP ist ebenfalls verfügbar
  • Umfangreiches persönliches Serviceangebot durch den Anbieter.

Die Zukunft

Damit wir allerdings alle Vorteile dieses Programms in vollem Ausmaß nutzen können, muss eine SAP-Schnittstelle eingerichtet werden und zukünftig ein Übertrag des Monatsplans von Planerio ins SAP zur weiteren Stundenabrechnung möglich sein. Dann kann Planerio seine volle Wirkung nicht nur zur Vereinfachung der Arbeitsplanung und zur Verbesserung der Transparenz geleisteter Arbeit entfalten, sondern auch bei dem für die Gehaltsabrechnung relevanten Aufwand entlasten.

Die geforderte SAP-Zertifizierung hat Planerio im Juni 2020 offiziell im Rahmen des Programms „Co-Innovated with SAP erhalten. Mehr dazu lesen Sie hier. Was bedeutet das für unsere Kunden konkret? Wenn Sie SAP HCM-HR für Ihr Personalmanagement nutzen, können Sie die Personalstammdaten schnell und einfach in Planerio übertragen und aktualisieren – ohne manuellen Aufwand. So ist die Dienstplanung mit Planerio noch schneller und angenehmer.

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